Бобровицький районний суд Чернігівської області

14 березня 2013, 12:28

ПРОЕКТ

Інструкція

з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим

Київ – 2013

ЗМІСТ

Розділ I. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. Предмет регулювання

2. Визначення термінів

3. Мова діловодства

4. Розподіл повноважень щодо діловодства

5. Організація роботи з документами, що передаються електронними засобами зв'язку (електронною поштою, факсом, телеграмами)

6. Облік, використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду

7. Оперативне зберігання справ і документів. Приймання -передавання справ (документів) під час зміни відповідальних посадових осіб

Розділ II. ПРОХОДЖЕННЯ ПРОЦЕСУАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ ТА СУДОВИХ СПРАВ (МАТЕРIАЛIВ КРИМIНАЛЬНОГО ПРОВАДЖЕННЯ)

8. Загальні положення проходження процесуальних документів, судових справ (матеріалів кримінального провадження)

8.1. Приймання і реєстрація процесуальних документів та судових справ (матеріалів кримінального провадження)

8.2. Передавання процесуальних документів і судових справ (матеріалів кримінального провадження) для розгляду

8.3. Реєстрація і надсилання вихідної кореспонденції, пов'язаної із судовими справами (матеріалами кримінального провадження)

9. Особливості проходження процесуальних документів, матеріалів кримінального провадження у кримінальному провадженні

9.1.Робота з матеріалами кримінального провадження у стадії підготовчого провадження

9.2. Проходження в суді апеляційної інстанції судових справ (матеріалів кримінального провадження)

10. Особливості проходження процесуальних документів, судових справ при розгляді адміністративних та цивільних справ

10.1. Робота з адміністративними позовами, залишеними без руху

10.2. Робота з адміністративними позовними заявами, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено, а також адміністративними позовами, повернутими з інших підстав, ніж у зв’язку з неусуненням недоліків після залишення заяви без руху

10.3. Робота з заявами у цивільних справах, які залишено без руху

10.4. Робота з цивільними позовними заявами та заявами окремого провадження, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено, заявами про видачу судового наказу, щодо яких відмовлено у прийнятті, а також з цивільними позовними заявами, заявами окремого провадження та заявами про видачу судового наказу, повернутими з інших підстав, ніж у зв’язку з неусуненням недоліків після залишення заяви без руху, і заявами про забезпечення позову, щодо яких винесено ухвалу про їх повернення.

10.5. Проходження справ в суді апеляційної інстанції

10.6. Забезпечення проходження в апеляційному суді справ із заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також із зверненнями в порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах

11. Проходження процесуальних документів у справах про адміністративні правопорушення

12. Приймання й облік апеляційних скарг на судові рішення

13. Приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах (матеріалах кримінального провадження)

14. Дії секретаря судового засідання пов’язані з розглядом справ (судового провадження)

15. Фіксування судового процесу технічними засобами

16. Формування і оформлення судової справи (матеріалів кримінального провадження)

17. Порядок видачі судових справ (метеріалів криміналньного провадження) для ознайомлення. Виготовлення копій документів

18. Звернення до виконання судових рішень

Розділ III. ПРОХОДЖЕННЯ НЕПРОЦЕСУАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ

19. Приймання і реєстрація непроцесуальних документів

20. Накладення резолюції. Надання доручення. Передавання для виконання

21. Виконання непроцесуальних документів і доручень

22. Реєстрація і надсилання вихідних непроцесуальних документів

23. Контроль за виконанням непроцесуальних документів і доручень

24. Особливості оформлення організаційно-розпорядчих документів

25. Особливості діловодства за запитами на інформацію

26. Особливості діловодства з питань розгляду звернень (заяв, скарг, пропозицій) фізичних або юридичних осіб

27. Формування непроцесуальних документів у справи

ІV. АРХІВНА РОБОТА В СУДІ

28. Складання номенклатури справ

29. Експертиза цінності документів

30. Оформлення справ та передання до архіву суду на зберігання

31. Складання описів справ суду

32. Облік справ архіву суду

33. Порядок зберігання справ в архіві суду

34. Видавання справ та документів з архіву суду

35. Порядок передавання справ на державне зберігання до архівних установ

36. Передавання документів і справ до електронного архіву. Надання документів і справ з електронного архіву

Розділ I. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. Предмет регулювання

1.1. Інструкціяз діловодства в місцевих загальних судах,апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим (далі – Інструкція) встановлює загальні правила ведення судового діловодства в апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та місцевих загальних судах (далі – суди) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до знищення в установленому порядку або передачі до державної архівної установи.

1.2. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у суді розроблені відповідно до положень Конституції України, законів України, інших нормативно-правових актів, що встановлюють порядок організації та діяльності органів судової влади, а також з урахуванням основних положень державної системи діловодства.

1.3. Положення цієї Інструкції передбачають як ведення діловодства у паперовій формі, так і автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

1.4. Положення Інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам Законів України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних", державним стандартам, Положенню про автоматизовану систему документообігу суду та цій Інструкції.

2. Визначення термінів

2.1. Визначення термінів наводяться для цілей цієї Інструкції.

2.2. Віза – реквізит документа у вигляді напису, зробленого посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду з його змістом.

2.3. Діловодство – сукупність процесів, що забезпечують організацію роботи в суді з документами і документування процесуальної та управлінської інформації.

2.4. Документ – створена або отримана судом у процесі його діяльності інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати її та передавати у часі та просторі.

2.5. Експертиза цінності документів – визначання на підставі чинних засад і критеріїв цінності документів.

2.6. Канцелярія – структурний підрозділ апарату суду, який щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду. Канцелярія також може виконувати інші завдання, визначені положенням, яке затверджується керівником апарату суду, в тому числі поєднувати функції служби діловодства.

2.7. Керівництво суду – голова суду, заступники голови суду згідно з розподілом адміністративних повноважень, керівник апарату суду, особи, які виконують їх обов’язки.

2.8. Непроцесуальний документ – документ, на який не поширюються вимоги процесуального закону і який не стосується розгляду судової справи (матеріалів кримінального провадження).

2.9. Номенклатура справ – обов'язковий систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання.

2.10. Офіційна електронна адреса суду – електронна адреса, яка зазначена на офіційному сайті та внесена до Єдиної бази електронних адрес, номерів факсів (телефаксів) суб'єктів владних повноважень.

2.11. Процесуальний документ – документ, на який поширюються вимоги процесуального закону і який стосується розгляду судової справи (матеріалів кримінального провадження).

2.12. Реєстрація документа – сукупність дій, пов'язаних з фіксуванням факту створення або надходження документа шляхом присвоєння унікального номера з записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

2.13. Реєстр – електронно-обліковий журнал, призначений для накопичення, обліку і зберігання відомостей про документ із зазначенням реєстраційного індексу, дати реєстрування, короткого змісту тощо.

2.14. Резолюція – реквізит документа у вигляді напису, в якому посадова особа виразила зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

2.15. Служба діловодства – структурний підрозділ апарату суду або в залежності від штатної чисельності апарату суду працівник апарату суду, на якого покладається організація діловодства в суді, встановлення єдиного порядку документування, методичне керівництво і контроль за дотриманням порядку роботи з документами у суді. Структурний підрозділ апарату суду здійснює свої функції на підставі положення про нього, затвердженого керівником апарату суду. Може створюватись окремо з включенням його до структури канцелярії на правах відділу. Повноваження працівника апарату суду, відповідального за діловодство в суді, визначаються посадовою інструкцією, яка затверджується керівником апарату суду.

2.16. Цінність документа – інформаційні та інші характеристики документа, що зумовлюють його значимість для особи, суспільства, держави.

3. Мова діловодства

3.1. Діловодство в суді ведеться державною мовою.

3.2. Усі документи суду складаються державною мовою. Іноземною мовою можуть викладатися документи суду, які адресуються судом безпосередньо до міжнародної або іноземної організації, підприємства, установи чи посадової особи.

3.3. У діловодстві суду можуть використовуватися вхідні документи, викладені іноземною мовою, відповідно до вимог чинного законодавства.

4. Розподіл повноважень щодо діловодства

4.1. Загальне керівництво службою діловодства та контроль за введенням діловодства у суді здійснює керівник апарату суду.

4.2. Обов'язки, права працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом керівника апарату суду.

4.3. Функціональні обов'язки працівників апарату суду вносяться окремим розділом до їх посадових інструкцій. Залежно від штатної чисельності апарату суду, навантаження на кожного працівника апарату суду та в разі службової необхідності керівником апарату суду може проводитися перерозподіл функціональних обов'язків, про що обов'язково зазначається в посадових інструкціях.

4.4. Організація діловодства та контроль за додержанням встановленого порядку роботи з документами в підрозділах апарату суду покладаються на керівників цих підрозділів.

4.5. Керівник підрозділу апарату суду визначає працівника, відповідального за ведення діловодства, який забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, звітує перед керівником підрозділу про роботу з документами та їх виконанням, знайомить працівників підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства.

4.6. Служба діловодства і відповідальні працівники за діловодство в підрозділах апарату суду аналізують документообіг (як правило, за рік) і за необхідності готують пропозиції керівнику апарату суду щодо вдосконалення роботи з документами та діловодства в цілому.

4.7. Служба діловодства періодично (не рідше ніж два рази на рік) проводить перевірку стану діловодства в підрозділах апарату суду. Висновки за результатами перевірки стану діловодства в підрозділах апарату суду вміщують у довідці, яку подають на розгляд керівнику апарату суду.

4.8. Всі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції та є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них. Про втрату документа невідкладно доповідається керівникові підрозділу, складається акт у трьох примірниках, один із яких передається керівнику апарату суду, другий – службі діловодства для відповідного реагування у встановленому порядку, третій примірник залишається у керівника відповідного підрозділу.

4.9. За порушення вимог цієї Інструкції працівники апарату суду притягуються до дисциплінарної відповідальності в порядку, встановленому чинним законодавством України.

5.1. Отримання та відправлення електронних документів здійснюється через офіційні електронні адреси суду.

5.2. Поштова програма забезпечує збереження інформації про отримані та відправлені повідомлення, а також перевірку повідомлень на наявність шкідливих програмних кодів (вірусів).

5.3. Працівники апарату суду, які визначені керівником апарату суду, як відповідальні за офіційне листування електронною поштою, зобов'язані перевіряти електронну поштову скриньку не менше двох разів на день (на початку першої та другої половини робочого дня).

5.4. Після отримання електронних документів працівники, відповідальні за офіційне листування електронною поштою:

1) перевіряють кожний документ на повноту та відповідність реєстраційних реквізитів, вказаних у темі і вкладеному файлі;

2) у разі отримання електронного документа з порушенням цілісності та автентичності (невідповідність електронного цифрового підпису, наявність шкідливого програмного коду тощо) відправникові електронного документа надсилається відповідне повідомлення, у якому зазначається про необхідність відправлення нового електронного документа; інфікований електронний документ вилучають із папки "Вхідні".

3) надсилають електронною поштою підтвердження про отримання електронного документа відправнику (якщо про це є запит у листі) або повідомлення про проблеми з його читанням чи про відсутність файлів, що мали бути додані;

4) реєструють електронний документ відповідно до вимог діловодства;

5) пересилають електронний документ керівництву суду, а в разі потреби друкують зміст електронного повідомлення до документа та файли, що були вкладені до нього, та передають їх на розгляд керівництва суду.

Документи з позначкою "Терміново" передаються негайно, але не пізніше ніж через годину після їх отримання.

5.5. Обробці та реєстрації не підлягають електронні документи, у яких:

1) відсутня зворотна електронна адреса;

2) зворотна адреса невідома та в тексті документа відсутній підпис, за яким можливо ідентифікувати відправника;

3) не вказана електронна адреса отримувача, якому надійшов документ (рядок "Кому:", "Копія:" або "Прихована копія:").

Відкривати файли, що приєднані до таких електронних документів, забороняється.

5.6. Надсилання офіційного листа електронною поштою здійснюється за умови реєстрації документа та запису вихідного реєстраційного номера і дати документа у файл, що відповідає конкретному документу. Електронний лист є офіційним, якщо містить вкладення з текстом офіційного документа у вигляді файлу, скріпленого електронним цифровим підписом.

Для офіційного електронного листа обов'язково заповнюється поле "Тема" таким чином: "дата реєстрації листа у форматі "ДДММРРРР", реєстраційний номер листа, короткий зміст (за потреби)". Наприклад: 23102012 №10-6521/2012 відповідь на лист ДСА України від 15102012 №19-1550/2012.

Для офіційного електронного листа інформація про приєднані файли вказується в тексті такого листа.

5.7. Якщо кінцевий адресат не має власної електронної адреси, в електронному листі необхідно вказати, кому адресована передана інформація, одночасно вказавши цю інформацію в рядку "Тема". Рядок "Тема" заповнюється обов'язково.

5.8. Працівники, відповідальні за офіційне листування електронною поштою, здійснюють відправлення офіційних листів. Інші відправники з власних комп'ютеризованих робочих місць із доступом до електронної пошти офіційні листи не надсилають.

5.9. Відправлення електронною поштою здійснюються в кодуванні "KOI8-U" або " Windows-1251".

5.10. Сумарний обсяг файлів, що приєднуються до електронного повідомлення, не повинен перевищувати 10 Мегабайт (Мб). У разі коли розмір файлу перевищує 10 Мб, треба зробити багатотомний архів з розбиттям на частини до 10 Мб та надіслати кожну частину окремим електронним листом. У кожному листі в рядку "Тема" в кінці найменування листа в дужках вказується поточний номер частини листа та через дріб загальна кількість листів.

5.11. Архівні файли мають бути у форматі "ZIP-архіву" або "RAR-архіву".

5.12. Додавати до електронних листів файли, що виконуються (EXE, COM, BAT та ін.), без їх архівації забороняється.

5.13. Офіційний лист у повідомленні повинен містити інформацію про особу, що його надіслала:

1) посада та назва підрозділу;

2) найменування суду;

3) ім'я та прізвище;

4) код міжміського зв'язку та телефон;

5) e-mail адреса.

5.14. Якщо під час відправлення електронного листа був вказаний режим "Повідомлення про прочитання", то після доставляння листа та підтвердження адресатом про прочитання отриманого листа у відповідь буде надіслано відповідне повідомлення.

5.15. Після відправлення листів електронною поштою працівники, відповідальні за офіційне листування електронною поштою, контролюють надходження підтверджень від адресатів про отримання електронних листів.

5.16. З метою недопущення несанкціонованого використання електронної адреси користувача він зобов'язаний забезпечити блокування доступу до засобів електронної пошти з використанням паролю доступу.

5.17. Документи, отримані електронною поштою без електронного цифрового підпису або каналами факсимільного зв'язку, не належать до офіційних. У разі надсилання електронних документів без електронного цифрового підпису та факсограм необхідно надсилати також оригінал документа в паперовій формі.

5.18. Працівники апарату суду, що користуються електронною поштою, несуть персональну відповідальність за порушення вимог пункту 1.5 цієї Інструкції.

5.19. Прийняття та передача інформації каналами факсимільного зв'язку здійснюється канцелярією суду.

5.20. Забороняється передавати каналами факсимільного зв’язку таємну інформацію, тексти документів з грифом "Для службового користування", процесуальні документи.

5.21. Факсограми, які надійшли каналами факсимільного зв'язку, підлягають реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду із зазначенням в реєстраційній картці позначки "Факс".

5.22. Прийняті факсограми передаються для розгляду і накладення резолюції керівництву суду.

5.23. Відповідальність за зміст інформації, яка передається каналами факсимільного зв'язку, несе виконавець, який підготував матеріал до передавання, а також керівник відповідного підрозділу апарату суду.

5.24. Призначений для передачі текст друкується чорним кольором. Матеріали, оформлені в інший спосіб, для передачі не приймаються і повертаються виконавцеві.

5.25. Документи, призначені для передачі інформації, підлягають обов'язковому обліку за замовленнями (додаток 1), які підписують керівники підрозділів апарату суду, та передаються до канцелярії.

5.26. Після передання інформації оригінали документів повертаються виконавцеві.

5.27. Телеграма – це документ, переданий за допомогою телеграфного зв'язку.

Текст телеграми складається згідно з вимогами (додаток 2) і передається до служби діловодства для відправлення.

Копія телеграми з позначкою про час приймання повертається до відповідного підрозділу апарату суду.

5.28. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по можливості без прийменників, сполучників і займенників, розділових знаків.

Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

5.29. Текст телеграми друкується великими літерами з одного боку аркуша через два інтервали, без переносів, абзаців, виправлень, у трьох примірниках. Два примірники телеграми повинні мати оригінали підписів, скріплені гербовою печаткою суду, один з них надсилається адресатові, другий повертається виконавцеві для залучення до матеріалів справи. Третій примірник (копія) залишається у відповідному наряді служби діловодства.

5.30. У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Урядова", "Термінова".

5.31. Зворотну адресу суду зазначають без скорочення, з розділовими знаками.

5.32. У телеграмі під рискою друкуються найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

5.33. Телеграми підписує голова суду. У суді може бути визначено категорію телеграм, які мають право підписувати заступники голови, судді та керівник апарату суду.

6. Облік, використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду

6.1. Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток та штампів суду, бланки документів зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень.

6.2. Облік печаток і штампів ведеться у журналі обліку печаток і штампів суду (додаток 3), бланків документів – у журналі обліку бланків суду (додаток 4) окремо за їх видами. Видавання бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у журналі обліку бланків суду.

6.3. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються. Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.

6.4. Забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків суду здійснюється відповідальною особою суду, а контроль за виготовленням, зберіганням і використанням покладається на керівника апарату суду та визначених ним осіб.

6.5. Гербова печатка суду за розпорядженням голови суду зберігається у керівника апарату суду або іншого уповноваженого ним працівника.

6.6.Гербова печатка суду використовується у випадках, передбачених законодавством, а саме: для засвідчення договорів, посвідчень, грошових та банківських документів, доручень, трудових книжок, довідок про місце роботи і розмір заробітної плати, бухгалтерської, статистичної звітності, фінансових планів, номенклатури справ, виконавчих документів суду, ухвал про повернення судового збору тощо.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

6.7. Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом (додаток 5) з відповідною відміткою про це в журналах обліку.

Для знищення печаток і штампів керівником апарату суду утворюється комісія, в яку входять по одному представнику служби діловодства, підрозділу, що відповідає за господарство та матеріально-технічне забезпечення, та підрозділу, печатки та штампи якого знищуються. Комісія складає акт знищення печаток та штампів, у якому зазначається:

- кількість печаток та штампів, які знищуються;

- підстава знищення печаток та штампів (реорганізація органу чи структурного підрозділу, їх ліквідація, перейменування тощо);

- склад комісії із зазначенням прізвищ, імен, по батькові та посад;

- дата і місце знищення печаток і штампів.

Акт складається у двох примірниках, один з яких зберігається у службі діловодства, другий – у підрозділі, печатки та штампи якого знищувалися.

Печатки та штампи знищуються таким чином: металеві вироби – шляхом обпилювання двома перехресними лініями; гумові, каучукові деталі – розрізанням на малі нез`єднувані, невідновлювані частини; пластмасові – шляхом механічного розбивання на такі ж нез`єднувані, невідновлювані частини.

6.8. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік одночасно з перевіркою стану діловодства. Про проведення перевірки робляться відмітки у відповідних журналах обліку.

У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформлюються актом та доводяться до відома керівництва суду.

7.1. Судові справи (матеріали кримінального провадження) та непроцесуальні документи з часу створення (надходження) і до передання в архів суду зберігаються за місцем формування судових справ (матеріалів кримінального провадження) та/або централізовано в службі діловодства, згідно із затвердженою номенклатурою справ.

7.2. Судові справи (матеріали кримінального провадження) повинні зберігатись у робочих кабінетах та розташовуватись у шафах (сейфах), здатних забезпечити їх збереження та неможливість доступу сторонніх осіб.

7.3. З метою підвищення оперативності пошуку документів судові справи (матеріали кримінального провадження) розміщуються згідно з номенклатурою справ. На корінцях обкладинок справ вказуються реєстраційні номери або індекси згідно з номенклатурою.

7.4. При звільненні, а також на період відпустки, відрядження, тривалої хвороби працівника апарату суду всі невиконані документи передаються для виконання особі, яка його заміщує, або іншому працівнику за дорученням керівника підрозділу з відміткою про передачу (із зазначенням дати) в автоматизованій системі документообігу суду.

У випадку звільнення або зміни відповідальної посадової особи складається акт приймання-передавання справ та документів (додаток 6).

Розділ II. ПРОХОДЖЕННЯ ПРОЦЕСУАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ ТА СУДОВИХ СПРАВ (МАТЕРIАЛIВ КРИМIНАЛЬНОГО ПРОВАДЖЕННЯ)

8.1. Приймання і реєстрація процесуальних документів та судових справ (матеріалів кримінального провадження)

8.1.1. Позовні заяви, апеляційні, судові справи (матеріали кримінального провадження), а також інші документи і матеріали, що стосуються розгляду справ у суді, приймає та реєструє в автоматизованій системі документообігу суду канцелярія суду відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

На документі, отриманому від учасників судового процесу та їх представників безпосередньо під час судового засідання, накладається резолюція судді (судді-доповідача), яка складається зі слів "До справи", підпису судді та дати. Зазначений документ у цей же день передається для реєстрації,після чого долучається до матеріалів справи (кримінального провадження).

8.1.2. Приймання документів здійснюється щоденно протягом робочого часу канцелярією суду.

За усним зверненням особи, яка подала процесуальний документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії документа працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє штамп суду із зазначенням дати (у разі необхідності – часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.

8.1.3. Відповідальний працівник апарату суду у день надходження процесуального документа перевіряє цілісність конверта (пакета), відповідність адресування, з дотриманням правил безпеки розкриває конверт (пакет), перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа).

Відповідальний працівник апарату суду розкриває усі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис «Особисто» або гриф секретності. Конверти (пакети) з відміткою «Особисто» передаються адресатам без відкривання. Конверти (пакети) з грифом секретності передаються до підрозділу або працівника апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу, без відкривання. Конверти з грифом «Для службового користування» розкриває відповідальний працівник, який має право працювати з документами з грифом "ДСК" .

8.1.4. Помилково доставлені до суду документи пересилаються адресату, якщо його місцезнаходження відоме, або повертаються відправнику разом із супровідним листом за підписом керівника апарату суду або визначеної ним відповідальної особи у термін не більш як два дні.

8.1.5. Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 7) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий додається до вхідних документів.

8.1.6. У разі надходження до суду судової справи (матеріалів кримінального провадження) обов’язково перевіряється наявність додатків, вказаних у супровідному листі суду, здійснюється огляд стану справи (матеріалів кримінального провадження) (наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи (матеріалів кримінального провадження), наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами та печатками опису справи).

У випадку виявлення недоліків у формуванні судової справи (матеріалів кримінального провадження) канцелярія суду складає акт про стан справи (матеріалів кримінального провадження), що надійшла до суду, та додає його до матеріалів справи (матеріалів кримінального провадження). Акт підписується трьома працівниками канцелярії, підписи засвідчуються печаткою. Про складання акта робиться відмітка в реєстраційних документах.

8.1.7. Реєстрація процесуальних документів здійснюється шляхом включення до автоматизованої системи документообігу суду таких даних:

1) дата надходження до суду;

2) інформація про предмет спору;

3) прізвище (найменування) особи (органу), від якої (якого) надійшли документи;

4) прізвище працівника апарату суду, який здійснив реєстрацію;

5) дані про суддю, відомості про судовий збір та інші дані, передбачені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та іншими нормативно-правовими актами.

8.1.8. Для вхідного процесуального документа під час реєстрації автоматизована система документообігу суду генерує реєстраційний номер, що автоматично заноситься до реєстраційної картки. Усі наступні документи, пов'язані з попереднім, реєструються із фіксацією номера первинного документа.

Реєстраційний номер вхідного процесуального документа містить номер за порядком у поточному році, що формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично, та через дріб – рік реєстрації (дві цифри).

Додаткові документи (матеріали), що стосуються розгляду конкретної судової справи (матеріалів кримінального провадження), яка перебуває у провадженні суду, у тому числі заяви про відвід, реєструються за датою, а в разі надходження в день судового розгляду справи (матеріалів кримінального провадження) – також за часом їх надходження.

8.1.9. На першому аркуші вхідного документа у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп, у якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний номер, підпис особи, яка зареєструвала документ.

8.1.10. Кожній судовій справі (матеріалам кримінального провадження) надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи (матеріалів кримінального провадження) в інстанціях. Номер справи (матеріалів кримінального провадження) складається з коду суду першої інстанції (три цифри), через дріб – номеру справи (матеріалів кримінального провадження) за порядком у поточному році, через дріб – року реєстрації (дві цифри). Наприклад: 901/363/13.

8.1.11. Процесуальні документи, виготовлені судом, повинні містити виключно єдиний унікальний номер, який відповідає номеру справи (матеріалам кримінального провадження). Зазначення на процесуальних документах апеляційної, касаційної інстанцій будь-яких інших номерів не допускається.

8.1.12. У разі скасування судового рішення з направленням справи (матеріалів кримінального провадження) на новий розгляд та у випадку, коли справа (матеріали кримінального провадження) надійшла за підсудністю з іншого суду, номер справи (матеріалів кримінального провадження) залишається незмінним.

8.1.13. У разі об'єднання заяв або справ (матеріалів кримінального провадження) в одну справу (матеріали кримінального провадження) об'єднаній справі (матеріалам кримінального провадження) присвоюється номер тієї справи (матеріалів кримінального провадження), заява у якій зареєстрована в суді першою.

У реєстраційну картку на об'єднану справу (матеріали кримінального провадження) відповідно до ухвали суду вносяться записи про номери справи (справ) (матеріалів кримінального провадження), що об'єднали з першою справою (матеріалами кримінального провадження). Відмітка про об'єднання справи(матеріалів кримінального провадження) також вноситься в реєстраційну картку справи (справ) (матеріалів кримінального провадження), що об'єднали з першою справою (матеріалами кримінального провадження).

8.1.14. Якщо після отримання документів електронною поштою, факсимільним зв'язком до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні передаються за призначенням. На оригіналі документа на реєстраційному штампі додатково зазначається дата одержання факсограми (електронного повідомлення).

8.1.15. Повідомлення відділення пошти про вручення або невручення процесуального документа учасникам судового процесу (судового провадження) реєструються в автоматизованій системі документообігу суду та передаються для приєднання до матеріалів справ (матеріалів кримінального провадження).

8.1.16. Документи, що надійшли до суду, виносити за його межі категорично забороняється, крім направлення їх до іншого суду або іншого органу у випадках, визначених законом.

8.1.17. Автоматизованою системою документообігу суду може формуватися номер провадження, який може містити індекс, код суду, номер справи (матеріалів кримінального провадження) за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

Для реєстрації та обліку судових справ (матеріалів кримінального провадження) в місцевому загальному суді встановлюється такий перелік індексів:

“1-кп” - обвинувальні акти, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, матеріали кримінального провадження (кримінальна справа);

“1-кс” - клопотання слідчого чи прокурора; скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора; заяви про відвід;

“1-в” - клопотання (подання), пов'язані з виконанням судових рішень у кримінальному провадженні;

“1-кд” - кримінальна справа (кримінальне провадження) щодо виконання судових доручень;

“1-о” - заяви про перегляд судового рішення у кримінальному провадженні за нововиявленими обставинами;

“1-вп” - заяви про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження;

“1-м” - запит (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні;

“2” - цивільні справи позовного провадження, позовні заяви;

“2-а” - адміністративні справи, адміністративні позови;

“2-в”- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

“2-ав” - заяви про відновлення втраченого судового провадження в адміністративних справах;

“2-д ”– судові доручення в цивільних справах;

“2-ад” – судові доручення в адміністративних справах;

“2-з” - заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних справах до подання позовної заяви;

“2-к" - справи про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні;

“2-н" - цивільні справи наказного провадження, заяви про видачу судового наказу;

“2-о” - цивільні справи окремого провадження, заяви окремого провадження;

“2-п” - заяви про перегляд заочного рішення;

“2-с” - заяви про скасування судового наказу;

“3” - матеріали про адміністративні правопорушення;

“3-в” – подання, заяви, звернення в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення;

“4-с” - скарги на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства;

“6” - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах (заяви про скасування рішень третейського суду чи міжнародного комерційного арбітражу, заяви про видачу виконавчих листів за рішенням третейського суду, заяви про видачу дублікатів виконавчих листів чи судових наказів, подання державних виконавців);

“6-а” - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах;

“8”- заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення, ухвали суду чи судового наказу, що набрали законної сили, у цивільних справах.

“8-а”- заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, у адміністративних справах;

У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації інших матеріалів використовується номер справи (матеріалів кримінального провадження) за номенклатурою справ суду.

8.1.18.Для реєстрації та обліку судових справ (матеріалів кримінального провадження) у суді апеляційної інстанції встановлюється такий перелік індексів:

“11-кп” - на матеріали кримінального провадження з перегляду судових рішень апеляційною інстанцією;

“11-о” - про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами;

“11-сс” - на матеріали кримінального провадження з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією;

“11-п” - подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого;

“22-а” - адміністративні справи з апеляційними скаргами на судові рішення, винесені місцевим судом;

“22-ц” - цивільні справи з апеляційними скаргами на рішення та ухвали, винесені місцевим судом;

“8-а” - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанов або ухвал суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах;

“8-ц” - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішень суду, що набрали законної сили, у цивільних справах;

“33” - скарги і подання на постанови у справах про адміністративні правопорушення, винесені суддею місцевого суду.

У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації інших матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.

8.1.19. Кримінальні справи і матеріали, які перебувають в суді та розглядаються за нормами Кримінально-процесуального кодексу України обліковуються за такими індексами:

“1” – кримінальні справи, про застосування примусових заходів медичного характеру, скарги потерпілих про притягнення до кримінальної відповідальності;

“1-н” – справи про застосування до неповнолітніх заходів виховного характеру;

“1-п” – справи з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або для вирішення питання щодо невстановлених осіб, про закриття провадження у справі у зв’язку із закінченням строків давності;

“4” – справи за поданням органу дізнання, слідчого, прокурора та скарги на їх дії та рішення;

“5” – справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах;

"9" - кримінальні справи з поданням прокурора про перегляд судового рішення в порядку виключного провадження за нововиявленими обставинами;

"10" - апеляції на справи ухвали (постанови) судді, постановлені за поданнями органу дізнання, слідчого, прокурора або за скаргами на їх дії;

"11" - справи кримінального судочинства за апеляціями на судові рішення.

8.2.1. Визначення судді для розгляду конкретної справи (провадження) здійснюється відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

8.2.2. Після завершення автоматичного розподілу судових справ (матеріалів кримінального провадження) формуються та роздруковуються загальні реєстри судових справ (матеріалів кримінального провадження) та реєстр судових справ (матеріалів кримінального провадження) на кожного суддю (суддю-доповідача) окремо.

8.2.3. Після реєстрації всі справи (матеріали кримінального провадження) передаються судді (судді-доповідачу) для розгляду. Передавання справ (матеріалів кримінального провадження) здійснюється під підпис у реєстрі в порядку, визначеному у суді.

Порядок передавання справ (матеріалів кримінального провадження) під підпис у реєстрі визначається наказом голови суду.

8.2.4. Передавання судових справ (матеріалів кримінального провадження) до провадження іншого судді (судді-доповідача) відбувається виключно через канцелярію із внесенням відповідних змін до автоматизованої системи документообігу суду.

8.2.5. У реєстраційну картку інформація щодо руху справи (матеріалів кримінального провадження) вноситься у день ухвалення відповідного судового рішення (порушення провадження у справі, зупинення провадження у справі тощо) або проведення певних дій у справі направлення справи (матеріалів кримінального провадження) в суд апеляційної чи касаційної інстанції тощо).

8.2.6. Після реєстрації кореспонденція, що стосується розгляду конкретної справи (кримінального провадження), передається судді (судді-доповідачу), у провадженні якого перебуває справа (матеріали кримінального провадження). Передавання документів здійснюється під підпис у реєстрі в порядку, визначеному в суді.

8.3.1. Вихідними документами суду, пов'язаними із судовими справами (матеріалами кримінального провадження), є належним чином засвідчені копії судових рішень та інші процесуальні документи, що створюються у суді та адресуються юридичним і фізичним особам.

8.3.2. Вихідні процесуальні документи виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.

Електронна копія процесуального документа зберігається в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюється електронним цифровим підписом судді (судді-доповідача). Автоматизованою системою документообігу суду на кожній сторінці процесуального документа (в тому числі його оригіналу) в момент друку автоматично формується унікальний штрих-код, який розміщується в нижньому правому куті документа і дає можливість ідентифікувати такий документ. Забороняється підшивати до матеріалів справи (матеріалв кримінального провадження), надсилати, видавати процесуальні документи без унікального штрих-коду.

Унікальний штрих-код повинен містити код бази даних суду та унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду.

8.3.3. Вихідний процесуальний документ у необхідній кількості примірників передається до служби діловодства для відправлення адресатам.

8.3.4. Підготовку документів до відправлення здійснюють працівники служби діловодства. Підготовка включає оформлення списків (реєстрів), які підписуються особою, що їх склала, та на них проставляється печатка служби діловодства. У випадках, передбачених правилами роботи відділень зв’язку (відправлення поштової кореспонденції за кордон тощо), відповідні реєстри поштових відправлень підписуються керівником апарату суду і підпис скріплюється печаткою служби діловодства.

8.3.5. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт, окрім процесуальних документів, які надсилаються з повідомленням про вручення. На конверті проставляються вихідні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

8.3.6. Процесуальні документи надсилаються учасникам судового процесу (судового провадження) у відповідності до вимог процесуального законодавства.

8.3.7. При надсиланні процесуальних документів крім ініціалів та прізвища адресата (найменування юридичної особи) слід зазначати точну поштову адресу (вулицю, номер будинку, квартири, область, місто, поштовий індекс).

8.3.8. Якщо процесуальний документ надсилається декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

8.3.9. Судове рішення, підписане суддею (складом суду) залишається в матеріалах справи (матеріалах кримінального провадження).

8.3.10. Учасникам судового процесу (судового провавдження) надсилаються (видаються) копії судових рішень, засвідчених відміткою "Згідно з оригіналом". Зазначається назва посади, особистий підпис відповідальної особи, яка засвідчує примірник, її ініціали, прізвище, дата засвідчення копії. Копія процесуального документа скріплюється відповідною (не гербовою) печаткою суду так, щоб відбиток печатки охоплював останні кілька літер назви посади відповідальної особи, що засвідчує документ. Відмітка про засвідчення розміщується нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом

Секретар судового засідання підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

15.09.2012

8.3.11. Ухвала про повернення судового збору підписується у двох примірниках та засвідчується гербовою печаткою суду, а у випадку викладення більш ніж на одному аркуші – нумерується та прошивається. Один примірник ухвали направляється заявникові супровідним листом із оригіналом платіжного документа, а другий долучається до матеріалів справи (кримінального провадження).

8.3.12. Виконавчий лист (судовий наказ), підписаний суддею, засвідчується гербовою печаткою суду і видається стягувачеві під розписку або надсилається йому рекомендованим чи цінним листом після набрання судовим рішенням законної сили. Копія виконавчого листа (судового наказу) засвідчується секретарем судового засідання або іншою відповідальною особою у порядку, передбаченому підпунктом 1.3.10. цього пункту, і долучається до матеріалів справи (кримінального провадження).

8.3.13. На звороті копії виконавчого листа (судового наказу), який залишається у справі (матеріалах кримінального провадження), проставляється відмітка про відправлення виконавчого листа (судового наказу) поштою і засвідчується підписом працівника, що здійснював відправлення, а при врученні виконавчого листа (судового наказу) у приміщенні суду під розписку проставляється відмітка про отримання уповноваженою на це особою та засвідчується її підписом.

8.3.14. На звороті у лівому нижньому куті процесуального документа, який виготовляється судом та залишається у справі (маеріалах кримінального провадження), проставляється відповідний штамп суду з відміткою про відправлення документа, що містить вихідний реєстраційний номер, загальну кількість відправлених примірників документа, дату відправлення, підпис працівника, який її здійснив, та може містити відмітку про отримання копії процесуального документа уповноваженим представником адресата.

8.3.15. Не допускається залишення у справі (матеріалах кримінального провадження) вихідного процесуального документа без відмітки про його відправлення або вручення.

8.3.16. Повідомлення про вручення поштового відправлення, по поверненні до суду, або розписка з даними про вручення/одержання матеріалів приєднується до матеріалів справи (кримінального провадження).

8.3.17. Факт неодержання процесуальних документів адресатом засвідчується поштовим повідомленням встановленого зразка, яке разом з неотриманими документами та конвертом невідкладно передається відповідному судді для ознайомлення та приєднання до справи (матеріалів кримінального провадження).

9.1.Робота з матеріалами кримінального провадження у стадії підготовчого провадження

9.1.1. Після отримання обвинувального акта, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру або клопотання про звільнення особи від кримінальної відповідальності суд не пізніше п’яти днів з дня їх надходження постановляє ухвалу про призначення підготовчого судового засідання, в якій визначає дату, час та місце його проведення.

9.1.2. Секретар судового засідання надсилає прокурору, обвинуваченому, захиснику, потерпілому, його представнику та законному представнику, цивільному позивачу, його представнику та законному представнику, цивільному відповідачу та його представнику повідомлення про виклик до суду для участі в підготовчому судовому засіданні. За розпорядженням головуючого про день, час і місце проведення підготовчого судового засідання секретар судового засідання повідомляє іншихучасників судового провадження.

9.1.3. Повідомлення про виклик до суду надсилаються поштою у виді судової повістки, електронною поштою, факсом, телеграфом, телефонограмою, зміст яких повинен відповідати вимогам, встановлених КПК України (додаток 8).

9.1.4. Особа, яка перебуває під вартою, викликається через адміністрацію місця ув'язнення. Якщо, обвинувачений, який тримається під вартою, заявив клопотання про його участь у підготовчому судовому засіданні дистанційно, головуючий, розглянувши таке клопотання, вправі постановити ухвалу про проведення підготовчого судового засідання за участю обвинуваченого в режимі відеоконференції, копія якої направляється в установу попереднього ув’язнення.

9.1.5. Особі, щодо якої застосовані засоби безпеки, надсилається повістка про виклик виключно через керівника органу досудового розслідування або прокурора, який прийняв рішення про використання таких засобів, з дотриманням установлених вимог щодо забезпечення захисту інформації.

9.1.6. Повістка про виклик особи, яка проживає за кордоном, вручається згідно з міжнародним договором про правову допомогу, згода на обов'язковість якого надана Верховною Радою України, а за відсутності такого - за допомогою дипломатичного (консульського) представництва.

9.1.7. Повістка про виклик вручається особі секретарем судового засідання, якщо таке вручення здійснюється в приміщенні суду.

9.1.8. На поштовій кореспонденції, де міститься повістка про виклик або судове повідомлення, проставляються відповідні відмітки зі штампом суду "Повістка про виклик" або "Судове повідомлення".

9.1.9. Повідомлення про виклик та інші повідомлення надсилаються учасникам судового провадження не пізніше ніж за три дні до дати призначення підготовчого судового засідання.

9.1.10. Судовий розпорядник, а в разі його відсутності - секретар судового засідання роздає особам (потерпілому, його представнику та законному представнику, обвинуваченому, законному представнику обвинуваченого, захиснику, свідку, цивільному позивачу, представнику цивільного позивача та законному представнику цивільного позивача, цивільному відповідачу, представнику цивільного відповідача, перекладачу, експерту, спеціалісту), які беруть участь у судовому розгляді, пам'ятку про їхні права та обов'язки, передбачені КПК України (додатки 9-21).

9.1.11. Залежно від рішення суду за результатами підготовчого судового засідання секретар судового засідання проводить відповідні дії:

1) у разі постановлення судом ухвали про призначення судового розгляду:

надсилає розпорядження про виклик присяжних (за необхідності);

викликає учасників судового провадження та інших осіб, які мають бути присутніми при судовому розгляді;

у разі прийняття судом рішення про призначення захисника, оформляє та надсилає відповідні повідомлення в адвокатське бюро або адвокатське об’єднання;

у разі прийняття судом рішення про залучення перекладача, надсилає відповідні повідомлення про виклик перекладача;

за умови прийняття судом рішення про накладення арешту на майно обвинуваченого, надсилає копію ухвали компетентним органам для відома та виконання;

у разі прийняття судом рішення про зміну запобіжногозаходу, надсилає копію ухвали компетентним органам для відома та виконання.

2) у разі якщо обвинувачений ухилився від суду та оголошено його розшук або захворів на психічну чи іншу тяжку тривалу хворобу, яка виключає його участь у судовому провадженні, та судом постановлено відповідну ухвалу:

надсилається слідчому та/або прокурору копія ухвали про зупинення провадження у справі для організації розшуку обвинуваченого (якщо провадження в справі зупинено до розшуку обвинуваченого);

надсилається учасникам судового провадження повідомлення про зупинення провадження у справі в порядку інформування.

3) у разі прийняття рішення про звернення з поданням до суду апеляційної інстанції для вирішення питання про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого інформуються сторони та інші учасники кримінального провадження. Якщо обвинувачений тримається під вартою, адміністрації місця ув'язнення надсилається скріплене печаткою суду (за підписом судді) повідомлення про перерахування обвинуваченого за відповідним судом апеляційної інстанції.

4) у разі прийняття судом рішення про повернення обвинувального акта, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру прокурору, якщо вони не відповідають вимогам КПК України, копія ухвали невідкладно направляється (вручається) учасникам кримінального провадження.

5) у разі прийняття судом рішення про повернення обвинувального акта, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру прокурору справа надсилається прокурору після закінчення встановленого законом строку для подання апеляційної скарги на таку ухвалу.

9.1.12. Заповнені статистичні картки на осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження, вилучаються, обробляються та надсилаються за належністю.

9.1.13. У разі подання апеляційної скарги на ухвалу про повернення обвинувального акта, клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру прокурору, апеляційна скарга з матеріалами кримінального провадження надсилається в апеляційний суд, про що також інформуються учасники кримінального провадження.

9.1.14. У всіх випадках надіслання матеріалів кримінального провадження заповнюються відповідні розділи в автоматизованій системі документообігу суду.

9.1.15. У разі постановлення судом ухвали про закриття кримінального провадження, копія ухвали невідкладно направляється (вручається) учасникам кримінального провадження.

Ухвала суду про закриття кримінального провадження, після закінчення встановленого законом строку для подання апеляційної скарги, звертається до виконання за правилами, встановленими для виконання судових рішень (відповідним органам (особам) надсилаються повідомлення про виконання та додається копія ухвали суду про закриття кримінального провадження).

Заповнені інформаційні картки на осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження, вилучаються, обробляються та надсилаються за належністю.

9.1.16. У разі постановлення судом вироку, яким затверджено угоду, копія вироку невідкладно направляється (вручається) учасникам кримінального провадження.

Вирок суду, яким затверджено угоду, після закінчення встановленого законом строку для подання апеляційної скарги, звертається до виконання за правилами, встановленими для виконання судових рішень (відповідним органам (особам) надсилаються повідомлення про виконання та додається копія вироку суду яким затверджено угоду).

У разі подання апеляційної скарги на вирок суду, яким затверджено угоду, апеляційна скарга з матеріалами кримінального провадження надсилається в апеляційний суд, про що також інформуються учасники кримінального провадження.

Заповнені інформаційні картки на осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження, обробляються та надсилаються за належністю.

9.1.17. У разі постановлення судом ухвали про відмову в затвердженні угоди та повернення кримінального провадження прокурору для продовження досудового розслідування, копія ухвали невідкладно направляється (вручається) учасникам кримінального провадження.

У разі прийняття судом ухвали про відмову в затвердженні угоди та повернення кримінального провадження прокурору для продовження досудового розслідування, справа надсилається прокурору після закінчення встановленого законом строку для подання апеляційної скарги на таку ухвалу.

У разі подання апеляційної скарги на ухвалу про відмову в затвердженні угоди та повернення кримінального провадження прокурору для продовження досудового розслідування, апеляційна скарга з матеріалами кримінального провадження надсилається в апеляційний суд, про що також інформуються учасники кримінального провадження.

У всіх випадках надіслання матеріалів кримінального провадження заповнюються відповідні розділи в автоматизованій системі документообігу суду.

9.1.18. У разі подання апеляційної скарги на ухвалу, яка самостійному оскарженню не підлягає, секретарем судового засідання, не пізніше трьох днів, формується контрольне провадження, яке надсилається до суду апеляційної інстанції.

9.2. Проходження в суді апеляційної інстанції судових справ (матеріалів кримінального провадження)

9.2.1. Якщо апеляційна скарга на судові рішення, ухвалені судом першої інстанції, подана безпосередньо до суду апеляційної інстанції, працівник апарату суду, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, надсилає її до суду першої інстанції для виконання вимог статті 397 Кримінального процесуального кодексу України.

9.2.2. У разі постановлення суддею-доповідачем ухвали про повернення апеляційної скарги, відмову у відкритті провадження та за відсутності апеляційних скарг інших осіб копія ухвали невідкладно надсилається особі, яка подала апеляційну скаргу, разом з апеляційною скаргою та усіма доданими до неї матеріалами.

9.2.3. У разі якщо обвинувачений захворів на психічну чи іншу тяжку тривалу хворобу, яка виключає його участь у судовому провадженні, та судом постановлено відповідну ухвалу сторонам кримінального провадження надсилається повідомлення про зупинення провадження у справі в порядку інформування.

9.2.4. Працівником апарату суду виготовляється та підшивається до матеріалів кримінального провадження копія апеляційної скарги. Матеріали кримінального провадження повертаються до суду першої інстанції, а копії ухвали зберігаються у відповідній справі за номенклатурою справ апеляційного суду.

9.2.5. Після закінчення апеляційного провадження, у тому числі закриття провадження у зв'язку з відмовою від апеляційної скарги, матеріали кримінального провадження не пізніш як у семиденний строк, а у провадженні за апеляційною скаргою на ухвалу слідчого судді - не пізніш як у триденний строк, направляються до суду першої інстанції.

9.2.6. Судовий розпорядник, а в разі його відсутності - секретар судового засіданняроздає особам (потерпілому, його представнику та законному представнику, обвинуваченому, законному представнику обвинуваченого, захиснику, свідку, цивільному позивачу, представнику цивільного позивача та законному представнику цивільного позивача, цивільному відповідачу, представнику цивільного відповідача, перекладачу, експерту, спеціалісту), які беруть участь у судовому розгляді, пам'ятку про їхні права та обов'язки, передбачені Кримінальним процесуальним кодексом України (додатки 9-21).

10.1. Робота з адміністративними позовами, залишеними без руху

10.1.1. Позовні заяви, які в передбачених Кодексом адміністративного судочинства України випадках залишені ухвалою без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки з зазначенням номеру справи та провадження, де зберігаються протягом строку, встановленого для усунення недоліків.

Позови третіх осіб з самостійними вимогами, які в передбачених Кодексом адміністративного судочинства України випадках залишені ухвалою без руху, підшиваються до матеріалів справи разом з ухвалою про залишення їх без руху, і таким чином зберігаються протягом строку, встановленого для усунення недоліків.

Заяви про перегляд судового рішення у зв’язку з нововиявленими обставинами, які залишені в передбачених Кодексом адміністративного судочинства України випадках ухвалою без руху, вкладаються без підшивання в судову справу, де зберігаються протягом строку, встановленого для усунення недоліків.

Заяви, які залишені без руху для усунення недоліків та не підшиті до матеріалів справи зберігаються у сейфі головуючого судді.

10.1.2. Позивачу/заявнику або їх представнику не пізніше наступного дня після постановлення ухвали про залишення позовної заяви/заяви без руху надсилається копія ухвали про залишення заяви без руху рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його вручення або видається цим особам під розписку .

Повідомлення про вручення поштового відправлення, після повернення до суду, чи розписка вкладається або відповідно підшивається до матеріалів справи, де зберігається до закінчення строку, встановленого для усунення недоліків.

10.1.3. У разі надходження від позивача/заявника документів в усунення недоліків позовна заява/заява, з ухвалою про залишення без руху та іншими матеріалами справи невідкладно передається для розгляду судді.

У разі не усунення недоліків у встановлений строк, якщо на ухвалу не надійшла апеляційна скарга, позовна заява/заява, з ухвалою про залишення без руху та іншими матеріалами справи не пізніше трьох днів після закінчення строку для усунення недоліків передається для розгляду судді.

У разі надходження апеляційної скарги на ухвалу про залишення без руху, справа підшивається в хронологічному порядку в міру надходження до суду документів та формування їх у суді, а саме:

позовна заява/заява з додатками в одному примірнику;

ухвала про залишення без руху;

супровідний лист про направлення копії ухвали;

повідомлення про вручення поштового відправлення;

апеляційна скарга з додатками в одному примірнику.

У разі надходження апеляційної скарги сформована як описано вище справа передається до канцелярії суду для приєднання апеляційної скарги та направлення до апеляційного суду.

10.1.4. У разі усунення позивачем/заявником недоліків подальше формування справи здійснюється у визначеному цією Інструкцією порядку.

Датою надходження позовної заяви/заяви вважається день першого її подання до суду.

10.1.5. У разі постановлення ухвали про повернення позовної заяви/заяви, копія ухвали не пізніше наступного дня з супровідним листом до неї надсилається позивачу/заявнику рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його вручення.

Формування справи здійснюється у визначеному цією Інструкцією порядку.

Секретар судового засідання виготовляє світлокопію заяви, яка підшивається до матеріалів справи у наступному порядку:

щодо позовних заяв - після ухвали про залишення заяви без руху;

щодо інших заяв, які надішли після відкриття провадження у справі, - по хронології, перед ухвалою про залишення без руху.

Оригінал заяви з доданими до неї документами в одному примірнику підшивається до матеріалів справи після ухвали про повернення і таким чином зберігається в матеріалах справи до набрання ухвалою законної сили та повернення матеріалів заяви позивачу/заявнику.

Копії заяви з додатками до справи не підшиваються, вкладаються в окремий конверт, про що зазначається на конверті з застереженням кількості аркушів вмісту, конверт зберігається при матеріалах справи до набрання ухвалою законної сили та повернення матеріалів заяви позивачу/заявнику.

Сформована як описано вище справа передається до канцелярії суду на зберігання.

10.1.6. Виконання ухвали про повернення. Якщо апеляційна скарга на ухвалу про повернення позовної заяви/інших заяв не надійшла та ухвала набрала законної сили, через три дні після закінчення строку, встановленого для апеляційного оскарження, заява разом з усіма доданими до неї документами вишивається з матеріалів справи і з супровідним листом рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про його вручення надсилається позивачу/заявнику чи їх представнику або видається цим особам під розписку.

Ті ж самі дії з виконання ухвали вчиняються не пізніше трьох днів після повернення справи з апеляційного суду, у разі, якщо ухвала набрала законної сили.

Світлокопія заяви, оригінали ухвал про залишення без руху та про повернення заяви з супровідними листами про надсилання копій цих ухвал, а також повідомлення про вручення поштових відправлень формуються у визначеному цією Інструкцією порядку і зберігаються в справі.

До автоматизованої системи документообігу суду у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви/заяви.

10.2. Робота з адміністративними позовними заявами, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено,ю а також адміністративним позовами, повернутими з інших підстав, ніж у зв’язку з неусуненням недоліків після залишення заяви без руху

10.2.1. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі або про повернення заяви копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення поштового відправлення або видається під розписку позивачеві/заявникові чи їх представнику разом з заявою та всіма доданими до неї документами.

Повідомлення про вручення поштового відправлення, по поверненні до суду, або розписка з даними про вручення/одержання документів підшиваються до матеріалів справи.

Матеріали справи формуються у визначеному цією Інструкцією порядку.

Секретар судового засідання виготовляє світлокопію заяви, яка підшивається до матеріалів справи після ухвали про відмову у відкритті провадження чи повернення заяви.

Сформована справа передається на зберігання до канцелярії суду.

10.3. Робота з заявами у цивільних справах, які залишено без руху

10.3.1. Позовні заяви, заяви про видачу судового наказу та заяви окремого провадження, а також заяви про забезпечення доказів, подані до подання позовної заяви, які в передбачених Цивільним процесуальним кодексом України випадках залишені ухвалою без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки з зазначенням номеру справи та провадження, де зберігаються протягом строку, встановленого для усунення недоліків.

Зустрічні позови, позови третіх осіб з самостійними вимогами, заяви про забезпечення доказів, подані після відкриття провадження у справі, які залишені в передбачених Цивільним процесуальним кодексом України випадках ухвалою без руху, підшиваються до матеріалів справи разом з ухвалою про залишення їх без руху, і таким чином зберігаються протягом строку, встановленого для усунення недоліків.

Заяви про скасування наказу, про перегляд заочного рішення та про перегляд судового рішення у зв’язку з нововиявленими обставинами у цивільних справах, які залишені в передбачених Цивільним процесуальним кодексом України випадках ухвалою без руху, вкладаються без підшивання в судову справу, де зберігаються протягом строку, встановленого для усунення недоліків.

10.3.2. Позивачу/заявнику або їх представнику не пізніше наступного дня після постановлення ухвали про залишення позовної заяви/ інших заяв без руху надсилається копія ухвали про залишення заяви без руху рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його вручення або видається цим особам під розписку .

10.3.3. У разі надходження від позивача документів в усунення недоліків позовна заява, з ухвалою про залишення без руху та іншими матеріалами справи невідкладно передається для розгляду судді.

У разі не усунення недоліків у встановлений строк, якщо на ухвалу не надійшла апеляційна скарга, позовна заява, з ухвалою про залишення без руху та іншими матеріалами справи не пізніше трьох днів після закінчення строку для усунення недоліків передається для розгляду судді.

10.3.4. У разі усунення позивачем/заявником недоліків позовної заяви/інших заяв подальше формування справи здійснюється у визначеному цією Інструкцією порядку.

Датою надходження позовної заяви/інших заяв вважається день першого її подання до суду.

10.3.5. У разі постановлення ухвали про повернення позовної заяви/ інших заяв, копія ухвали не пізніше наступного дня з супровідним листом до неї надсилається позивачу/заявнику рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про його вручення.

Повідомлення про вручення поштового відправлення, після повернення до суду, підшивається до матеріалів справи.

Формування справи здійснюється у визначеному цією Інструкцією порядку.

щодо позовних заяв, заяв про видачу судового наказу та заяв окремого провадження, а також заяви про забезпечення доказів, поданої до подання позовної заяви, - після ухвали про залишення заяви без руху;

Сформована як описано вище справа передається до канцелярії суду на зберігання.

10.3.6. Виконання ухвали про повернення. Якщо апеляційна скарга на ухвалу про повернення позовної заяви/інших заяв не надійшла та ухвала набрала законної сили, через три дні після закінчення строку, встановленого для апеляційного оскарження, заява разом з усіма доданими до неї документами вишивається з матеріалів справи і з супровідним листом рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про його вручення надсилається позивачу/заявнику чи їх представнику або видається цим особам під розписку.

Повідомлення про вручення поштового відправлення, по поверненні до суду, або розписка з даними про вручення/одержання матеріалів приєднується до матеріалів справи.

10.4. Робота з цивільними позовними заявами та заявами окремого провадження, у відкритті провадження у справі за якими відмовлено, заявами про видачу судового наказу, щодо яких відмовлено у прийнятті, а також з цивільними позовними заявами, заявами окремого провадження та заявами про видачу судового наказу, повернутими з інших підстав, ніж у зв’язку з неусуненням недоліків після залишення заяви без руху, і заявами про забезпечення позову, щодо яких винесено ухвалу про їх повернення, далі заяви

10.4.1. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі, про повернення заяви у зв’язку з непідсудністю справи цьому суду, копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення поштового відправлення або видається під розписку позивачеві/заявникові чи їх представнику разом з заявою та всіма доданими до неї документами.

Матеріали справи формуються у визначеному цією Інструкцією порядку.

Сформована справа передається на зберігання до канцелярії суду.

10.4.2. У разі повернення заяви з інших підстав, окрім як у зв’язку з непідсудністю заяви цьому суду, а також у разі відмови в прийнятті заяви про видачу судового наказу та у разі повернення заяви про забезпечення позову, копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із повідомленням про вручення поштового відправлення або видається під розписку позивачеві/заявникові чи їх представнику.

Оригінал заяви з доданими до неї документами повертається після набрання ухвалою законної сили.

Повідомлення про вручення поштового відправлення, по поверненні до суду, або розписка з даними про вручення/одержання копії ухвали підшиваються до матеріалів справи.

Матеріали справи формуються у визначеному цією Інструкцією порядку.

Секретар судового засідання виготовляє світлокопію заяви, яка підшивається до матеріалів справи після ухвали про повернення заяви.

Оригінал заяви з доданими до неї документами в одному примірнику підшивається до матеріалів справи супровідного листа про направлення копії ухвали і таким чином зберігається в матеріалах справи до набрання ухвалою законної сили та повернення матеріалів заяви позивачу/заявнику.

Сформована як описано вище справа передається до канцелярії суду на зберігання.

Виконання ухвали. Якщо апеляційна скарга на ухвалу про повернення заяви не надійшла та ухвала набрала законної сили, через три дні після закінчення строку, встановленого для апеляційного оскарження, заява разом з усіма доданими до неї документами вишивається з матеріалів справи і з супровідним листом рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про його вручення надсилається позивачу/заявнику чи їх представнику або видається цим особам під розписку.

Світлокопія заяви, оригінали ухвали про повернення заяви з супровідними листами про надсилання копій цих ухвал, а також повідомлення про вручення поштового відправлення формуються у визначеному цією Інструкцією порядку і зберігаються в справі.

10.5. Проходження справ в суді апеляційної інстанції

10.5.1. Працівниками апарату суду згідно з розподілом обов'язків здійснюється комплекс відповідних заходів щодо супроводження руху цивільної чи адміністративної справи в апеляційній інстанції.

10.5.2. Після надходження до суду цивільної чи адміністративної справи з апеляційною скаргою та її реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції і в автоматизованій системі документообігу суду робляться відмітки у відповідному журналі реєстрації копій апеляційних скарг.

До справи підшивається супровідний лист, із яким справа надійшла до суду, заява про апеляційне оскарження (якщо її було подано), апеляційна скарга з усіма доданими до неї документами, після чого справа передається судді для вирішення питання щодо прийняття апеляційної скарги. Інші матеріали (копії заяви про апеляційне оскарження, апеляційних скарг з доданими до них копіями письмових матеріалів) вкладаються в справу без підшивання.

10.5.3. За результатами вирішеного суддею питання щодо прийняття апеляційної скарги до розгляду апеляційним судом працівниками апарату суду, які забезпечують роботу відповідної палати, проводяться необхідні дії.

10.5.4.Апеляційна скарга, залишена в передбачених Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України випадках ухвалою судді без руху, перебуває на контролі протягом установленого суддею строку для усунення недоліків.

Скаржнику не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення апеляційної скарги без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається з апеляційною скаргою та ухвалою в справі).

Справа, в якій винесено ухвалу про залишення апеляційної скарги без руху, передається для розгляду судді: у разі усунення скаржником недоліків - невідкладно, а якщо недоліки у визначений суддею строк не усунено - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення апеляційної скарги без руху терміну.

У разі усунення скаржником недоліків, зазначених в ухвалі про залишення апеляційної скарги без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку.

У тому разі, якщо суддею винесено ухвалу про повернення апеляційної скарги, копія цієї ухвали, а також усі копії заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та додані до неї копії письмових матеріалів не пізніше як другого дня надсилаються скаржнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання. До матеріалів справи підшиваються ухвала про залишення апеляційної скарги без руху, копія апеляційної скарги, супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та розписка (повідомлення) про одержання скаржником копії ухвали, ухвала про повернення апеляційної скарги і супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та повернення йому всіх копій заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги з копіями доданих до неї письмових матеріалів.

До автоматизованої системи документообігу суду у відповідні пункти вносяться відомості про рух апеляційної скарги.

10.5.5.У разі постановлення суддею ухвали про відмову в прийнятті апеляційної скарги копія цієї ухвали, а також усі копії заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та додані до неї копії письмових матеріалів не пізніше як другого дня повертаються скаржнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання. До матеріалів справи підшиваються ухвала про відмову в прийнятті апеляційної скарги, супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та повернення йому всіх копій заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги з копіями доданих до неї письмових матеріалів.

До автоматизованої системи документообігу суду у відповідні пункти вносяться відомості стосовно ухвали суду про відмову в прийнятті апеляційної скарги.

10.5.6.Якщо суддею-доповідачем постановлено ухвалу про повернення до суду першої інстанції неналежно оформленої справи, з нерозглянутими зауваженнями на правильність і повноту фіксування судового процесу технічними засобами або без вирішення питання про ухвалення додаткового рішення, працівниками апарату суду підшивається до справи ця ухвала та інші необхідні документи, робляться відмітки в автоматизованій системі документообігу суду та надсилається справа до суду першої інстанції.

Виконання ухвали про повернення справи до суду першої інстанції для усунення недоліків перебуває на контролі протягом строку, зазначеного в цій ухвалі. Якщо судом апеляційної інстанції повторно справу не буде отримано, працівник апарату суду доповідає про це судді-доповідачу для прийняття відповідних заходів та виконуються його вказівки.

10.5.7.У разі, якщо суддя-доповідач постановить ухвалу про прийняття апеляційної скарги до розгляду, працівник апарату суду не пізніше наступного дня надсилає копії заяви про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та доданих до них матеріалів особам, які беруть участь у справі. Протягом строку, в який може бути подано заперечення на апеляційну скаргу, справа перебуває на контролі.

Заява про приєднання до апеляційної скарги передається судді-доповідачу, та виконуються його вказівки щодо подальшого супроводження справи в апеляційній інстанції.

10.5.8.Якщо суддею постановлено ухвалу про повернення апеляційної скарги у зв'язку з відкликанням особою, яка її подала, копія цієї ухвали, а також усі копії заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та додані до неї копії письмових матеріалів не пізніш як другого дня повертаються скаржнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання. До матеріалів справи підшиваються ухвала про повернення апеляційної скарги, супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та повернення йому всіх копій заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги з копіями доданих до неї письмових матеріалів.

До автоматизованої системи документообігу суду у відповідні пункти вносяться відомості стосовно ухвали суду про повернення апеляційної скарги.

10.5.9.У тому разі, якщо апеляційне провадження закривається у зв'язку з прийняттям відмови від апеляційної скарги особи, яка її подала, працівниками апарату суду оформляється справа, робляться відповідні відмітки в автоматизованій системі документообігу суду і повертається в суд першої інстанції.

10.5.10.У разі прийняття суддею-доповідачем рішення про питання, пов'язані з підготовкою розгляду справи апеляційним судом, звертається до виконання відповідна ухвала (про призначення експертизи, витребування доказів, ужиття заходів забезпечення позову, залучення до участі у справі спеціаліста, перекладача, про судове доручення щодо збирання доказів), а також надсилаються повістки про виклик свідків. Працівниками апарату суду здійснюється контроль за термінами виконання ухвали, пов'язаної з підготовкою справи до розгляду апеляційним судом.

10.5.11.Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України, провадяться інші дії щодо підготовки справи до розгляду апеляційним судом.

Після проведення підготовчих дій та призначення справи до розгляду в апеляційному суді, та для забезпечення розгляду судових справ секретар судового засідання здійснює виклики та повідомлення відповідно до процесуального законодавства і вимог Інструкції та слідкує за поверненням до суду розписок про вручення судових повісток про виклик у суд.

Розписки осіб, які одержали судові повістки про виклик до суду, а також судові повістки про виклик до суду, які повернулися у зв’язку з неврученням їх адресату, підшиваються до справи.

10.5.12. У разі закінчення провадження у справі секретарем судового засідання виконуються дії, зазначені в пунктах _____ Інструкції.

Протягом п'яти днів із дня проголошення судового рішення апеляційного суду особам, які брали участь у справі, але не були присутні у судовому засіданні, надсилаються рекомендованим листом з повідомленням про вручення копії судового рішення. У цей же термін на вимогу осіб, які брали участь у справі, видаються копії судових рішень апеляційного суду.

Звернення до виконання окремої ухвали апеляційного суду здійснюється за правилами, наведеними в пункті ___Інструкції.

10.5.13. Після закінчення апеляційного провадження працівниками апарату суду заповнюються всі пункти і розділи в автоматизованій системі документообігу суду, підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду копія судового рішення апеляційного суду, справа оформляється (підшиваються матеріали справи, нумеруються аркуші та робиться їх опис, який засвідчується відповідним працівником апарату суду) та в у семиденний строк направляється до суду першої інстанції, який її розглянув. Разом зі справою повертається картка обліку сум шкоди, завданої злочином, із заповненим розділом щодо апеляційної інстанції.

10.5.14 Після закінчення апеляційного провадження цивільна, адміністративна справа, справа про адміністративне правопорушення, матеріали кримінального провадження передаються суддею працівникам апарату суду, які заповнюють відповідні картки в автоматизованій системі документообігу суду та оформлюють необхідні справи (матеріали кримінального провадження) за номенклатурою справ у суді.

Після проведення зазначених дій справа (матеріали кримінального провадження) в семиденний строк надсилається до суду першої інстанції, який її розглянув для звернення судового рішення до виконання.

10.6. Забезпечення проходження в апеляційному суді справ із заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також із зверненнями в порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах

10.6.1. Забезпечення проходження в суді першої інстанції справ із заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також із зверненнями в порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах здійснюється за правилами, встановленими цим розділом, розділом 5 Інструкції та чинним законодавством. Матеріали щодо розгляду заяв про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами підшиваються до судових справ, стосовно судових рішень у яких ставиться питання про їх перегляд.

10.6.2. Робота із заявами, залишеними без руху, здійснюється відповідно до чинного законодавства.

10.6.3. Заяви, залишені в передбачених процесуальними кодексами України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються у справі "Матеріали, залишені без руху", передбаченій номенклатурою справ суду.

10.6.4.Заявнику не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення заяви без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається із заявою та оригіналом ухвали).

10.6.5.Заява з ухвалою про залишення заяви без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від заявника додаткових документів - невідкладно, у разі неусунення недоліків у визначений суддею строк - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення заяви без руху терміну.

Про рух заяви робиться відмітка в автоматизованій системі документообігу суду.

10.6.6. У разі усунення заявником недоліків, зазначених в ухвалі про залишення заяви без руху, усі матеріали підшиваються до відповідної судової справи та продовжується подальше оформлення справи в загальному порядку. Датою надходження заяви вважається день першого її подання до суду.

10.6.7. У разі винесення суддею ухвали щодо повернення заяви її копія не пізніше другого дня надсилається заявнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання. Заява з оригіналами ухвал про залишення заяви без руху і про повернення заяви та копіями супровідних листів повертаються до справи "Матеріали, залишені без руху" для збереження протягом строку касаційного оскарження ухвали про повернення заяви, про що робиться відмітка в автоматизованій системі документообігу суду.

10.6.8.У разі надходження касаційної скарги чи касаційного подання прокурора на ухвалу про повернення заяви всі матеріали підшиваються у відповідну цивільну чи адміністративну справу, яка оформляється апаратом суду для надіслання в касаційний суд.

10.6.9. Якщо касаційна скарга, касаційне подання прокурора на ухвалу про повернення заяви не надійшли не пізніше трьох діб після закінчення строку, наданого заявнику для касаційного оскарження ухвали про залишення заяви без руху, заява разом з усіма документами надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про її одержання заявнику. Оригінали ухвал про залишення заяви без руху, про повернення заяви з копіями супровідних листів про надіслання копій цих ухвал підшиваються до адміністративних чи цивільних справ, стосовно судових рішень, у яких ставилося питання про перегляд. В автоматизованій системі документообігу суду (реєстраційному журналі) у відповідні пункти вносяться відомості про рух заяви.

10.6.10. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою (повідомленням) про його одержання заявникові разом із заявою та всіма доданими до неї документами.

Оригінал ухвали про відмову у відкритті провадження у справі з копіями супровідних листів про надіслання копії цієї ухвали та повернення заяви з усіма доданими до неї документами підшиваються до відповідних справ, стосовно судових рішень у яких ставилося питання про їх перегляд. В автоматизованій системі документообігу суду (реєстраційному журналі) у відповідні пункти вносяться відомості про рух заяви.

10.6.11. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України, провадяться інші дії щодо підготовки справи до судового розгляду.

11. Проходження процесуальних документів у справах про адміністративні правопорушення

11.1. Матеріали про адміністративне правопорушення реєструються в автоматизованій системі документообігу суду.

11.2. Заяви та клопотання про скорочення строку позбавлення спеціального права (керування транспортним засобом чи річковим маломірним судном, полювання); подання державної виконавчої служби про накладення арешту на рахунки правопорушників, на яких органами, уповноваженими розглядати справи про адміністративні правопорушення, накладено адміністративне стягнення у вигляді штрафу; подання кримінально-виконавчої інспекції про заміну адміністративного стягнення та інші подання реєструються в автоматизованій системі документообігу суду.

11.3. Копія постанови у справі про адміністративне правопорушення протягом трьох днів після закінчення розгляду справи вручається під підпис або надсилається рекомендованим листом особі, щодо якої її винесено.

У цей саме термін копія постанови вручається потерпілому або на вимогу потерпілого надсилається йому рекомендованим листом.

12. Приймання й облік апеляційних скарг на судові рішення

12.1. Апеляційна скарга на вирок або ухвалу про застосування чи відмову у застосуванні примусових заходів медичного або виховного характеру, іншу ухвалу у випадках, передбачених КПК України, що надійшла до суду, реєструється в автоматизованій системі документообігу суду - журналі обліку апеляційних скарг в кримінальному провадженні (додаток 22). У такому самому порядку реєструються заперечення на апеляційні скарги, що надійшли до суду.

12.2. Суд першої інстанції через три дні після закінчення строку апеляційного оскарження судового рішення надсилає отримані апеляційні скарги разом із матеріалами кримінального провадження до суду апеляційної інстанції.

12.3. Апеляційні скарги, що надійшли після направлення матеріалів кримінального провадження до суду апеляційної інстанції, не пізніше наступного дня після їх надходження направляються до суду апеляційної інстанції.

12.4. Усі апеляційні скарги після їх надходження в цивільній чи адміністративній справі реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та в журналі обліку заяв про апеляційне оскарження, апеляційних і касаційних скарг у цивільних чи адміністративних справах (додаток 23). Про надходження апеляційної скарги робиться запис в автоматизованій системі документообігу суду. На першій сторінці заяви про апеляційне оскарження чи апеляційної скарги проставляється штамп вхідної кореспонденції із зазначенням дати надходження документа до суду та реєстраційного номера документа. Суд першої інстанції на наступний день після закінчення строку для подання апеляційної скарги надсилає її разом зі справою до апеляційного суду. Після надходження в суд усіх апеляційних скарг у цивільній чи адміністративній справі або через три дні після закінчення строку на подання апеляційної скарги вони разом зі справою надсилаються до апеляційного суду. Апеляційні скарги, що надійшли після цього, не пізніше наступного робочого дня після їхнього надходження надсилаються до апеляційного суду.

12.5. Всі апеляції після їх надходження в цивільній, адміністративній справі, кримінальному провадженні або у справі про адміністративне правопорушення передаються головуючому у справі для ознайомлення, а у кримінальному провадженні для перевірки додержання особою, яка подала апеляцію, вимог КПК України.

12.6. Про дату надіслання цивільних, адміністративних справ, матеріалів кримінального провадження, справ про адміністративне правопорушення до апеляційного суду, повернення провадження до суду і наслідки розгляду за скаргою зазначаються в автоматизованій системі документообігу суду.

Після повернення справи (матеріалів кримінального провадження) до місцевого загального суду служба діловодства суду доводить до відома судді (суддів), що розглядав (ли) справу (матеріали кримінального провадження) в першій інстанції, результати перегляду судового рішення у цій справі (кримінальному провадженні) судом апеляційної чи касаційної інстанції.

12.7. Апеляційна скарга, подання прокурора на постанову у справах про адміністративне правопорушення, що надійшла до суду, реєструється в автоматизованій системі документообігу суду – в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та журналі обліку апеляційних скарг в справах про адміністративне правопорушення (додаток 24).

Суд першої інстанції протягом трьох днів, з дня отримання апеляційної скарги, надсилає отриману апеляційну скаргу разом із справою до суду апеляційної інстанції.

13.1. Приймання, облік і зберігання речових доказів у кримінальних провадженнях, цивільних, адміністративних справах і справах про адміністративні правопорушення, крім цієї Інструкції, провадяться відповідно до чинного законодавства.

13.2. Для зберігання речових доказів у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище) зі стелажами, решітками на вікнах, оббитими металом дверима, охоронною та протипожежною сигналізацією. У разі відсутності такого приміщення виділяється спеціальне сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру).

13.3. Для роботи з речовими доказами (зберігання, обліку тощо) наказом голови суду призначається працівник апарату суду.

13.4. Доступ до приміщення (сховища) для зберігання речових доказів можливий лише в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними.

У разі його відсутності доступ до приміщення (сховища) можливий тільки в присутності голови суду, у якого повинен бути дублікат ключа від цього приміщення (сховища).

У таких випадках складається акт, у якому відображається, у зв'язку з чим і які саме об'єкти вилучені з приміщення (сховища) або поміщені в ньому. Акт передається працівникові апарату суду, на якого наказом голови суду покладені обов'язки щодо роботи з речовими доказами, для внесення відповідних записів у книгу обліку речових доказів.

13.5. Для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів, який зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами.

Ведення журналу обліку речових доказів здійснюється за правилами ведення документів суворої звітності.

Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується і скріплюється гербовою печаткою, а також підписом голови суду.

13.6. Усі речові докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження.

13.7. Речові докази, за винятком документів, що зберігаються разом з матеріалами кримінального провадження, повинні бути належним чином упаковані та опечатані працівником апарату суду.

Спосіб упаковки повинен забезпечувати неможливість підміни або зміни вмісту без порушення її цілісності та схоронність вилучених (отриманих) речових доказів від пошкодження, псування, погіршення або втрати властивостей, завдяки яким вони мають доказове значення.

На речові докази, які не можуть бути належним чином упаковані через громіздкість чи з інших причин, прикріплюється бирка у спосіб, що унеможливлює її зняття, зміну або пошкодження.

Речові докази можуть також прийматися та зберігатися в упаковці, яка надійшла від органів досудового слідства.

13.8. При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер (порядковий номер у журналі), у якому вказуються дата надходження, найменування речового доказу, кількість, номер кримінального провадження, до якої вони долучені, прізвище, ім'я, по батькові обвинуваченого. Після реєстрації речового доказу до його упаковки чіпляється бирка, на якій зазначається номер, за яким справа зареєстрована в суді, а також указується номер речового доказу.

13.9. Речові докази зазначені у пунктах 17 - 26 Порядку зберігання речових доказів стороною обвинувачення, їх реалізації, технологічної переробки, знищення, здійснення витрат, пов'язаних з їх зберіганням і пересиланням, схоронності тимчасово вилученого майна під час кримінального провадження, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 листопада 2012 р. № 1104, у суді не зберігаються.

13.10. У разі передавання кримінального провадження та речових доказів в інший суд про кожний з таких речових доказів робиться запис у журналі обліку речових доказів.

13.11. Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначаються його дата та прийняте судом рішення щодо речових доказів.

Звернення до виконання судового рішення в частині речових доказів проводиться згідно з вимогами, зазначеними в розділі ___ Інструкції.

13.12. Вимоги, зазначені в пунктах ____, установлені й щодо обліку речових доказів у справах про адміністративні правопорушення.

13.13. Речові докази в цивільних чи адміністративних справах, що подані сторонами, іншими учасниками процесу чи витребувані судом, зберігаються в справі або за окремим описом здаються працівником апарату суду в камеру схову речових доказів суду.

Після набрання рішенням законної сили речові докази повертаються особам, від яких були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речові докази.

Здача судом цінностей повинна бути підтверджена фінансовим підрозділом органу, який проводив дізнання або досудове слідство. Документ про здачу речових доказів на зберігання долучається до справи, в журналі робиться відмітка про місце зберігання цінностей із зазначенням номера аркуша справи, за яким підшита квитанція.

13.14. Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.

13.15. До матеріалів справи (кримінального провадження) долучаються акти про знищення речових доказів, розписки осіб, яким повернуто речові докази, виконавчі листи, постанови у справах про адміністративні правопорушення разом з відмітками про повне виконання судового рішення.

Акти про знищення речових доказів, долучені до матеріалів судових справ (кримінального провадження), повинні обов'язково затверджуватися керівником органу (установи, підприємства), що проводив знищення, з відбитком гербової печатки органу (установи, підприємства).

13.16. Використання речових доказів для службових чи інших потреб категорично заборонено.

Також категорично забороняється працівникам апарату суду проводити реалізацію і придбання речових доказів, предметів конфіскації та приймати участь у прилюдних торгах щодо конфіскованого майна.

13.17. Керівник апарату суду зобов'язаний не рідше одного разу на рік перевіряти стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів щодо їх приймання, передавання, про що складається відповідний акт. Зі змістом акта після його складення ознайомлюють працівника апарату суду, який відповідає за роботу з речовими доказами, та інших працівників суду.

Акт зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду.

13.18. При звільненні працівника апарату суду від виконання обов'язків щодо роботи з речовими доказами головою суду утворюється спеціальна комісія для перевірки відповідності фактичної наявності речових доказів, переданих на зберігання вказаній особі, записам у журналі обліку речових доказів. Результати перевірки відображаються в акті приймання-передавання речових доказів іншому працівникові апарату суду, на кого такі обов'язки покладено відповідним наказом голови суду.

14. Дії секретаря судового засідання пов’язані з розглядом справ (судового провадження)

14.1. Безпосередньо перед початком судового провадження, розглядом цивільної чи адміністративної справи секретарем судового засідання перевіряється явка учасників судового процесу (провадження) та вживаються заходи до з'ясування причин неявки, уточнюються відомості про вручення судових викликів, повідомлень, судових повісток та інших матеріалів, про що доповідається судді.

14.2. Після розгляду справи, матеріалів кримінального провадження, або відкладення їх на інший час, на прохання осіб, які викликані до суду та приймали участь у судовому засіданні, на судовій повістці чи судовому повідомленні відмічається час їх явки та час залишення суду, завіряється цей запис підписом секретаря судового засідання та відбитком відповідного штампа суду.

14.3. Під час судового засідання секретарем судового засідання одночасно з технічним записом судового засідання, а також коли у передбачених процесуальним законодавством випадках такий запис не здійснюється, ведеться журнал судового засідання.

У журналі судового засідання зазначаються такі відомості:

1) рік, місяць, число і місце судового засідання;

2) найменування та склад суду з зазначенням прізвища та ініціалів судді, секретаря судового засідання;

3) назва судового провадження;

4) імена (найменування) сторін та інших осіб, що беруть участь у судовому провадженні;

5) порядковий номер та час вчинення процесуальної дії;

6) назва процесуальної дії;

7) зміст ухвал, постановлених судом (суддею) без видалення до нарадчої кімнати;

8) інші відомості, визначені процесуальним законодавством, за правилами якого здійснюється судове провадження.

Після закінчення судового засідання секретарем судового засідання у терміни відповідно до процесуального законодавства, за правилами якого розглядається судове провадження, складається та підписується журнал судового засідання.

Секретар судового засідання складає протокол про вчинення окремої процесуальної дії поза залою судового засідання або під час виконання судового доручення, ознайомлює з ним усіх присутніх осіб, які беруть участь у справі, свідків, експертів, спеціалістів, перекладачів.

Протокол підписується секретарем судового засідання, суддею і приєднується до матеріалів справи.

Протокол, складений при виконанні судового доручення, разом із необхідними додатками невідкладно надсилається до суду, який розглядає справу, а його завірена копія зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду, який виконував судове доручення.

14.4. Секретар судового засідання:

якщо розгляд кримінального провадження, цивільної або адміністративної справи відкладено або оголошено перерву з призначенням на інший день, особи, які брали участь у судовому засіданні, крім обвинувачених, які утримуються під вартою, повідомляються під розписку про час та місце наступного судового засідання з роз’ясненням наслідків їх неявки, обов’язку повідомити суд про причини неявки та надати докази на їх підтвердження. На прохання цих осіб, їм вручаються судові повістки про виклик в наступне судове засідання;

особам, які брали участі в судовому засіданні, що закінчилось, якщо судом в судовому засіданні вирішено питання про їх виклик в наступне судове засідання, не пізніше наступного дня виготовляються та надсилаються судові повістки про виклик з повідомленням часу та місця наступного судового засідання у справі. Для виклику обвинуваченого, який утримується під вартою, начальнику місця попереднього ув'язнення надсилається відповідне розпорядження;

у разі надходження та прийняття судом в судовому засіданні з розгляду справи до спільного розгляду з первісним позовом зустрічного позову чи позову третьої особи, яка заявляє самостійні вимоги щодо предмета спору у справі, позовна заява реєструється відповідно до вимог цієї Інструкції. Копії позовів та копії доданих до документів направляються іншим особам, які приймають участь у справі;

складає і підписує журнал судового засідання, оформлює технічний запис фіксації судового засідання, якщо такий проводився;

веде журнал розгляду судових справ і матеріалів суддею, у якому зазначається про результат розгляду або про відкладення розгляду чи оголошення перерви у розгляді кримінального провадження, цивільної або адміністративної справи з зазначенням причини, час і день наступного судового засідання, а також про участь у справі народних засідателів;

підшиває до справи (матеріалів кримінального провадження) в хронологічному порядку документи, додані до справи (матеріалі) в ході судового розгляду (провадження) (у порядку їх надходження), протокол (журнал) судового засідання, вирок, рішення, постанову, ухвалу суду; (у встановленому цією Інструкцією порядку формує матеріали кримінального провадження, цивільної чи адміністративної справи, в тому числі продовжує нумерацію аркушів, опис документів.)

продовжує нумерацію аркушів справи (матеріалів кримінального провадження) та опис документів, що містяться у справі (матеріалах кримінального провадження)";

робить запис у журналі розгляду судових справ (матеріалів кримінального провадження) і матеріалів суддею (додаток 25) про результати розгляду справ (матеріалів кримінального провадження) і матеріалів, які розглядались суддею протягом робочого дня, у тому числі справ про адміністративні правопорушення;

про участь у справі (судовому провадженні) народних засідателів (присяжних), робить відмітку у зазначеному вище журналі з вказівкою про кількість годин;

виписує виконавчі листи у справах, рішення в яких підлягають негайному виконанню;

після здійснення необхідних дій щодо оформлення завершеної розглядом справи (матеріалів кримінального провадження) (не пізніше наступного дня після виготовлення протоколу (журналу) судового засідання, у разі його ведення) передає справу (матеріали кримінального провадження) на зберігання в канцелярію суду.

Виконані та сформовані відповідно до вимог процесуального законодавства та цієї Інструкції матеріали кримінального провадження, цивільної чи адміністративної справи, але не пізніше наступного після виготовлення журналу судового засідання, у разі його ведення, матеріали передаються до канцелярії суду на зберігання.

14.5. У разі відкладення судового засідання, розгляду цивільної або адміністративної справи з призначенням на інший день, то викликаним і присутнім у судовому засіданні особам (крім обвинувачених, які перебувають під вартою) вручаються відповідні повістки про виклик до суду (додаток 26), повідомлення або оголошується про це з роз'ясненням наслідків неявки під розписку на окремому аркуші, що додається до протоколу (журналу) судового засідання. Особам, які не були присутніми в судовому засіданні, але участь яких суд визнав необхідною, повістки про виклик їх у суд надсилаються не пізніше наступного дня. Для повторного виклику обвинувачених, які перебувають під вартою, начальнику місця попереднього ув'язнення надсилається відповідне розпорядження (додаток 26а). Виконуються вимоги пункту ____ Інструкції щодо протоколу (журналу) судового засідання.

Про відкладення судового засідання, розгляду справи та про день і час, на який перенесено судове засідання, розгляд справи, робиться відмітка в журналі розгляду судових справ (матеріалів кримінального провадження) і матеріалів суддею. Після відкладення судового засідання, розгляду справи секретар судового засідання оформляє справу (матеріали кримінального провадження). В автоматизованій системі документообігу суду зазначається причина відкладення.

14.6. У разі відкриття позовного та окремого провадження у цивільній справі, відкриття провадження за заявою про перегляд судового рішення у зв’язку з нововиявленими обставинами, - виготовляє та оформлює копії ухвал про відкриття провадження, виготовляє судові повістки про виклик відповідно до ухвали в попереднє чи у судове засідання осіб у справі, надсилає рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про вручення не пізніше наступного дня після відкриття провадження позивачу/заявнику копію ухвали та судову повістку, а всім іншим особам у справі відповідно копію позовної заяви/заяви окремого провадження/заяви про перегляд судового рішення у зв’язку з нововиявленими обставинами з копіями доданих до заяв документів. Про надсилання копії ухвали та документів з зазначенням кількості аркушів вказується в змісті судової повістки та на повідомленні про вручення поштового відправлення.

Судова повістка виготовляється в двох примірниках, один – надсилається особі, другий примірник підшивається до матеріалів справи у визначеному цією Інструкцією порядку.

У разі прийняття заяв про скасування судового наказу та про перегляд заочного рішення, - секретар судового засідання виготовляє судові повістки-повідомлення про виклик у судове засідання осіб у справі, не пізніше наступного дня після призначення дати розгляду заяв надсилає рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про вручення відповідно боржнику та особі у справі, яка подала заяву про скасування заочного рішення суду, - судові повістки, а стягувачу та іншим особам у справі копію відповідної заяви з копіями доданих до заяви документів. Про надсилання копій документів з зазначенням кількості аркушів вказується в змісті судової повістки та на повідомленні про вручення поштового відправлення.

У разі видачі судового наказу, - секретар судового засідання виготовляє та оформлює копію судового наказу, яку не пізніше наступного дня після його видачі надсилає боржнику рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про вручення разом з копією заяви про видачу судового наказу та копіями доданих до заяви документів. Документи надсилаються супровідним листом, який виготовляється секретарем судового засідання в двох примірниках, один примірник для боржника, другий примірник приєднується до матеріалів справи. Про надсилання копії судового наказу та документів зазначається на повідомленні про вручення поштового відправлення.

Повідомлення про вручення поштових відправлень підшиваються до матеріалів справи в міру їх надходження/повернення до суду.

З судовою повісткою особам у справі можуть також направлятись копії ухвал про забезпечення позову, про забезпечення доказів, копія зустрічного позову чи позову третьої особи, яка заявляє самостійні вимоги щодо предмета спору у справі, тощо, про що має бути вказано в змісті повістки з зазначенням кількості аркушів та на повідомленні про вручення поштового відправлення.

Документи можуть бути вручені особам у справі під розписку, якщо особа з’явилась до суду до дня судового засідання у справі. Перед врученням документів секретар судового засідання має перевірити особу особи, яка звернулась, на підставі документу, який посвідчує особу, а у разі звернення представника, також перевірити та приєднати до матеріалів справи документ, що підтверджує його повноваження.

Порядок здійснення виклику до суду через друковані засоби масової інформації, у випадках передбачених процесуальним законодавством, врегульовано постановою Кабінету Міністрів України від 25 січня 2006 року № 52 "Про порядок визначення друкованого засобу масової інформації, у якому розміщуються оголошення про виклик до суду відповідача, третіх осіб, свідків, місце фактичного проживання (перебування) яких невідоме". Перелік друкованих засобів масової інформації місцевої сфери розповсюдження, у яких розміщуються оголошення про виклик до суду відповідача, третіх осіб і свідків, місце фактичного проживання (перебування) яких невідоме, щороку затверджується відповідним розпорядженням Кабінету Міністрів України.

14.7. Після виконання, матеріали справи формуються у встановленому цієї Інструкцією порядку та передаються на зберігання до канцелярії суду до дня, напередодні призначеної дати судового засідання у справі.

14.8. Після відкриття провадження у адміністративній справі секретар судового засідання вчиняє аналогічні описаним вище дії.

15. Фіксування судового процесу технічними засобами

15.1. Повне фіксування судового процесу за допомогою звукозаписувальної апаратури чи інших технічних засобів здійснюється у випадках і порядку, передбаченими процесуальним законодавством.

15.2. Порядок роботи зі звукозаписувальними технічними засобами фіксування судового засідання, зберігання, копіювання, дублювання та використання інформації, яка відображає хід судового засідання в судах загальної юрисдикції, регламентується Інструкцію про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання), затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 20 вересня 2012 року N 108.

16. Формування і оформлення судової справи

16.1. Судові справи (матеріали кримінального провадження) підшиваються в спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом, що наведена у додатку 27.

16.2. На обкладинці судової справи (матеріалів кримінального провадження) вказуються:

найменування суду;

єдиний унікальний номер справи (матеріалів кримінального провадження) відповідно до даних автоматизованої системи документообігу суду;

якщо томів справи (матеріалів кримінального провадження) більше одного, - номер тому справи (матеріалів кримінального провадження) та загальна кількість томів;

у матеріалах кримінального провадження, справі про адміністративне правопорушення - прізвище, ім'я, по батькові кожної з осіб, щодо якої надійшла справа (матеріали кримінального провадження), та норма закону відповідно до протоколу про адміністративне правопорушення, обвинувального акту, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності;

у матеріалах кримінального провадження за клопотанням про забезпечення заходів кримінального провадження –суб’єкт звернення, вид заходу забезпечення кримінального провадження, відомості про фізичну та/або юридичну особу, відносно якої вирішується питання щодо забезпечення заходів кримінального провадження;

у матеріалах кримінального провадження за скаргою на рішення, дії чи бездіяльність слідчого або прокурора під час досудового розслідування – прізвище, ім'я, по батькові особи, яка подала скаргу, відомості про суб’єкта, дії чи бездіяльність якого оскаржуються, предмет оскарження;

у цивільній, адміністративній справі - прізвище, ім'я, по батькові чи найменування сторін (заявника), суть вимог позивача (заявника);

у разі пред'явлення зустрічного позову в цивільній, адміністративній справі - зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом;

у справі іншої категорії - прізвище, ім'я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи;

дата надходження справи (матеріалів кримінального провадження) в суд.

Лівий верхній кут обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

16.3. Для матеріалів кримінального провадження, що надійшли від органів досудового розслідування, і які надані суду за результатами проведення підготовчого судового засідання, може бути використана та обкладинка, у якій надійшли матеріали кримінального провадження, за умови її належної якості та цілісності. При цьому на обкладинці заповнюються необхідні реквізити суду,єдиний унікальний номер справи (матеріалів кримінального провадження), тощо.

16.4. До матеріалів кримінального провадження, що надійшли до суду з обвинувальним актом, клопотанням про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотанням про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотанням про звільнення від кримінальної відповідальності, документи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів;

супровідний лист, з яким обвинувальний акт, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, надійшли до суду;

обвинувальний акт, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності,

розписка про вручення копії обвинувального акту, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності;

ухвала про призначенняпідготовчого судового засідання;

ухвала про призначення запасного судді у відповідності до положень ст. 320 КПК України;

копії повідомлень учасників судового провадження про дату підготовчого судового засідання;

клопотання учасників судового провадження, що надійшли у зв'язку з підготовчим судовим засіданням;

розписки про вручення пам’яток про процесуальні права та обов’язки;

журнал підготовчого судового засідання;

ухвала за результатами підготовчого судового засідання;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали зарезультатами підготовчого судового засідання,розписки про їх отримання;

документи, що надійшли до суду на виконання ухвали за результатами підготовчого судового засідання, документи і клопотання, що надійшли з ініціативи учасників судового провадження, які мають значення для кримінального провадження, судові рішення за результатами розгляду цих документів .

Документи, що були отримані під час розгляду справи, або якщо в судовому засіданні оголошена перерва і документи були надані після перерви, підшиваються в хронологічному порядку.

У разі здійснення фіксування перебігу підготовчого судового засідання технічними засобами або проведення підготовчого судового засідання в режимі відеоконференц зв’язку, копія технічного носія приєднується до третьої сторінки обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження).

16.5. До матеріалів судового провадження, що надійшли до суду з клопотанням про забезпечення заходів кримінального провадження, документи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів;

клопотання про забезпечення заходів кримінального провадження;

документи, додані до клопотання про забезпечення заходів кримінального провадження;

документи і матеріали, що надійшли до суду під час розгляду клопотання про забезпечення заходів кримінального провадження;

журнал судового засідання;

ухвала за результатами розгляду клопотання про забезпечення заходів кримінального провадження;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали зарезультатами розгляду клопотання про забезпечення заходів кримінального провадження, розписки про їх отримання;

інші документи та матеріали в хронологічному порядку їх надходження.

У разі здійснення фіксування перебігу судового засідання технічними засобами або проведення судового засідання в режимі відеоконференц зв’язку, копія технічного носія приєднується до третьої сторінки обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження).

16.6. До матеріалів судового провадження, що надійшли до суду зі скаргою на рішення, дії чи бездіяльність слідчого або прокурора під час досудового розслідування, документи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів;

скарга на рішення, дії чи бездіяльність слідчого або прокурора під час досудового розслідування;

документи, додані до скарги;

ухвала про відкриття провадження та призначення скарги до розгляду;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали про відкриття провадження та призначення скарги до розгляду, розписки про їх отримання;

документи і матеріали, що надійшли до суду під час розгляду скарги на рішення, дії чи бездіяльність слідчого або прокурора під час досудового розслідування;

журнал судового засідання;

ухвала за результатами розгляду скарги на рішення, дії чи бездіяльність слідчого або прокурора під час досудового розслідування;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали зарезультатами розгляду скарги на рішення, дії чи бездіяльність слідчого або прокурора під час досудового розслідування,розписки про їх отримання;

інші документи та матеріали в хронологічному порядку їх надходження.

16.7. У разі відмови у відкритті провадження за скаргою або повернення скарги документи судового провадження підшиваються в такій послідовності:

копія скарги;

копії доданих до скарги матеріалів;

ухвала про відмову у відкритті провадження або про повернення скарги;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали про відмову у відкритті провадження або про повернення скарги;

інші документи та матеріали в хронологічному порядку їх надходження.

Копія ухвали про відмову у відкритті провадження або про повернення скарги невідкладно надсилається особі, яка її подала, разом зі скаргою та усіма доданими до неї матеріалами.

16.8. До матеріалів судового провадження за заявою про відвіддокументи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів;

заява про відвід;

документи, додані до заяви про відвід;

копія повідомлення про виклик в судове засідання;

розписки про їх отримання;

пояснення особи, якій заявлено відвід або її заява про відмову від дачі пояснень;

журнал судового засідання;

ухвала за результатами розгляду заяви про відвід;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали за результатами розгляду заяви про відвід;

інші документи та матеріали в хронологічному порядку їх надходження.

16.9. Документи цивільної чи адміністративної справи підшиваються в міру надходження до суду чи формування у суді з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, початого на другій сторінці обкладинки);

документи, що підтверджують сплату судового збору та оплату витрат на інформаційно-технічне забезпечення розгляду справи (якщо такі проводилися);

позовна заява (первинна позовна заява у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем, заявником усунуто);

конверт, у якому надійшла позовна заява;

якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто, - ухвала про залишення позовної заяви без руху та документи, надані позивачем, заявником, скаржником (крім документів, що підтверджують сплату судового збору, а також позовної заяви, що надійшла в порядку усунення недоліків, які підшиваються відповідно до абзаців четвертого та п'ятого цього пункту);

супровідний лист про направлення копії ухвали про залишення позовної заяви (заяви, адміністративного позову) без руху;

позовна заява (заява, адміністративний позов), яка надійшла в порядку усунення недоліків (у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем (заявником) усунуто);

документи, додані до позовної заяви;

конверт, у якому надійшла позовна заява;

ухвала про відкриття провадження у справі;

заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову;

документи і матеріали, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;

розписки (повідомлення) про одержання сторонами та іншими особами, які беруть участь у справі, судових повісток про розгляд справи (судових повісток про виклик у судове засідання);

інше листування (у хронологічному порядку).

16.10. Документи цивільної справи позовного, окремого провадження та адміністративної справи за загальним правилом підшиваються в хронологічному порядку в міру надходження до суду чи формування в суді.

Послідовність формування документів в матеріалах справи з моменту надходження позову/заяви до суду:

бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, початого на другій сторінці обкладинки);

документи, що підтверджують сплату судового збору, в тому числі, якщо такі документи подані в усунення недоліків згідно ухвали про залишення позовної заяви/заяви окремого провадження без руху;

позовна заява/адміністративний позов/заява окремого провадження, далі заява, з відміткою про авторозподіл, в тому числі первинна заява у разі, якщо заяву було залишено без руху для усунення недоліків її форми та змісту;

документи, додані до заяви, в тому числі у разі подання разом з заявою заяви про забезпечення позову та/або доказів;

у разі надіслання заяви до суду поштою - конверт, у якому надійшла заява та додані до неї документи;

якщо заяву було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто:

ухвала про залишення заяви без руху, супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишення заяви без руху та повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка з даними про її одержання позивачем/заявником чи їх представником;

документи, надані позивачем/заявником в усунення недоліків (крім документів, що підтверджують сплату судового збору, які підшиваються відповідно до абзацу четвертого цього пункту), зокрема:

виправлена заява у разі, якщо недоліки усунуто шляхом подання позивачем/заявником виправленої за формою та змістом заяви.

інші документи, подані в усунення недоліків;

у разі надіслання документів до суду поштою - конверт, у якому надійшли документи в усунення недоліків;

у цивільних справах позовного провадження - дані про звернення суду до відповідного органу реєстрації місця перебування та місця проживання фізичної особи або до Єдиного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців щодо місцезнаходження юридичної особи, зокрема:

запит суду щодо надання інформації;

дані, які надійшли на запит суду про зареєстроване місце проживання (перебування) відповідача фізичної особи або місцезнаходження юридичної особи;

конверт у разі надходження даних поштою;

ухвала про відкриття провадження у справі;

судова повістка про виклик згідно ухвали про відкриття провадження у справі в попереднє судове засідання або у судове засідання, якщо попереднє судове засідання у справі не призначалось. З даною судовою повісткою особам у справі направляються копія заяви з додатками та ухвали про відкриття провадження у справі, про що зазначається в змісті судової повістки;

заяви про забезпечення позову чи доказів, які надішли після відкриття провадження у справі;

журнал судового засідання та ухвала суду з розгляду заяви про забезпечення позову, супровідний лист про надіслання копії ухвали особі, щодо якої вжито заходи забезпечення позову;

судова повістка-повідомлення про призначене судове засідання з розгляду заяви про забезпечення доказів; якщо судове засідання з розгляду заяви відбулось раніше судового/попереднього судового засідання з розгляду справи, - повідомлення про вручення поштового відправлення або розписки з даними про одержання повідомлення, журнал судового засідання та ухвала суду з розгляду заяви про забезпечення доказів, супровідний лист про надіслання копії ухвали особі, на яку покладено її виконання;

всі інші документи, які надходять до матеріалів справи після відкриття провадження у справі, приєднуються та підшиваються до матеріалів справи в хронологічному порядку в міру їх надходження до суду чи формування в суді;

повідомлення про вручення поштового відправлення з даними про одержання особами документів та судових викликів у справі підшиваються до справи в міру їх надходження до суду;

повідомлення про вручення поштового відправлення з даними про одержання особами документів та судових викликів у справі, які надійшли до суду перед судовим засіданням, підшиваються до матеріалів справи перед журналом судового засідання;

документи, які подані або надійшли через канцелярію суду, підшиваються до матеріалів справи за резолюцією судді або після вирішення судом питання про їх прийняття в судовому засіданні;

докази та інші документи, приєднані до справи в судовому засіданні, підшиваються перед журналом судового засідання в хронологічному порядку в міру їх приєднання до справи в судовому засіданні;

журнал судового засідання;

у разі, якщо в судове засідання відкладено або у судовому засіданні оголошено перерву, після журналу судового засідання до матеріалів справи підшиваються розписки з даними про повідомлення осіб у справі, які брали участь у судовому засіданні, що закінчилось, про час та місце наступного судового засідання, та судові повістки про виклик до суду в наступне судове засідання осіб у справі, які не брали участь у судовому засіданні, що закінчилось, а також свідків, у разі вирішення в судовому засіданні, що закінчилось, питання про їх виклик в наступне судове засідання;

у разі, якщо судове засідання закінчилось оголошенням судового рішення, яким закінчено розгляд справи (рішення суду, постанова суду, ухвала суду про закриття провадження або про залишення позову/заяви без розгляду), після журналу судового засідання, підшиваються оголошені судові рішення, в тому числі у разі проголошення вступної та резолютивної частини рішення або постанови суду;

у разі, якщо судове засідання закінчилось оголошенням декількох судових рішень, оформлених окремим документом, (ухвала і рішення або ухвала і постанова), судові рішення підшиваються до справи після журналу судового засідання в міру їх оголошення;

у разі, якщо після оголошення ухвали суду, оформленої окремим документом, судове засідання було продовжено, ухвала суду підшивається перед журналом судового засідання по хронології вчинених в судовому засіданні процесуальних дій;

розписки осіб у справі, присутніх при оголошенні судового рішення, якщо вони вимагали видати копію оголошеного судового рішення, про одержання копії судового рішення та/або супровідний лист про надіслання особам, які не були присутні при його проголошенні, копії судового рішення, повідомлення про вручення поштового відправлення з даними про одержання копії судового рішення;

у разі, якщо в судовому засіданні проголошено вступну та резолютивну частини рішення/постанови суду, після вступної/резолютивної частини рішення/постанови суду, до матеріалів справи підшивається розписка осіб у справі, які були присутні при проголошенні, про одержання рішення/постанови суду з викладом вступної та резолютивної частин;

повний текст рішення/постанови суду; супровідний лист про надіслання повного тексту особам, які не були присутні при проголошенні вступної та резолютивної частин; повідомлення про вручення поштового відправлення з даними про одержання повного тексту;

інші документи у справі в хронологічному порядку в міру їх надходження до суду чи формування у суді.

16.11. Документи цивільної справи в порядку наказного провадження підшиваються з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів;

документи, що підтверджують сплату судового збору, в тому числі, якщо такі документи, подані в усунення недоліків згідно ухвали судді про залишення заяви без руху;

заява про видачу судового наказу, далі заява, з відміткою про авторозподіл, в тому числі первинна заява у разі, якщо заяву було залишено без руху для усунення недоліків її форми та змісту;

документи, додані до заяви про видачу судового наказу;

у разі надіслання заяви до суду поштою - конверт, у якому надійшла заява та додані до неї документи;

якщо заяву було залишено без руху і недоліки усунуто:

документи, надані заявником в усунення недоліків (крім документів, що підтверджують сплату судового збору, які підшиваються відповідно до абзацу третього цього пункту), зокрема:

виправлена заява у разі, якщо недоліки усунуто шляхом подання заявником виправленої за формою та змістом заяви.

інші документи, подані в усунення недоліків;

у разі надіслання документів до суду поштою - конверт, у якому надійшли документи в усунення недоліків;

дані про звернення суду до відповідного органу реєстрації місця перебування та місця проживання фізичної особи-боржника або до Єдиного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців щодо місцезнаходження юридичної особи-боржника, зокрема:

запит суду щодо надання інформації;

дані, які надійшли на запит суду про зареєстроване місце проживання (перебування) фізичної особи або місцезнаходження юридичної особи;

конверт, у разі надходження даних поштою;

ухвала про відкриття наказного провадження у справі;

судовий наказ;

супровідний лист про надіслання боржнику копії судового наказу та копії заяви з копіями доданих до неї документів;

повідомлення по вручення поштового відправлення або розписка з даними про одержання боржником документів, в тому числі копії судового наказу.

Другий примірник судового наказу до матеріалів справи не підшивається, зберігається в матеріалах справи до набрання судовим наказом законної сили і видачі його стягувачу під розписку, яка приєднується до матеріалів справи.

16.12. у разі надходження заяви про скасування судового наказу, далі заява, така заява приєднується до матеріалів справи наказного провадження;

якщо заяву було залишено без руху і недоліки усунуто:

ухвала про залишення заяви без руху, супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишення заяви без руху та повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка з даними про одержання копії ухвали заявником чи його представником;

документи, надані заявником в усунення недоліків, в тому числі виправлена заява у разі, якщо недоліки усунуто шляхом подання заявником виправленої за формою та змістом заяви.

інші документи, подані в усунення недоліків;

у разі надіслання документів до суду поштою - конверт, у якому надійшли документи в усунення недоліків;

у разі залишення заяви без розгляду - ухвала про залишення заяви без розгляду та копія супровідного листа про надіслання не пізніше наступного дня з дня постановлення ухвали боржнику копії такої ухвали;

у разі прийняття заяви до розгляду - судова повістка-повідомлення стягувачу та боржнику про час і місце розгляду заяви судом, з якою стягувачу та боржнику направляється копія ухвали про прийняття заяви до розгляду та стягувачу - копія заяви з копіями доданих до неї документів і про що має бути зазначено в тексті повідомлення;

ухвала за наслідками розгляду заяви або судовий наказ про зміну судового наказу;

супровідний лист про надіслання копії ухвали чи судового наказу.

Повідомлення про вручення поштового відправлення з даними про одержання особами документів та судових викликів у справі підшиваються до справи по мірі їх надходження до суду.

16.13. Порядок формування матеріалів справи, у якій позовну заяву/заяву окремого провадження, далі заява, було залишено без руху, недоліки позивачем/заявником не усунуто, заяву визнано неподаною та повернуто позивачу/заявнику.

Матеріали справи підшиваються в такій послідовності:

ухвала про залишення заяви без руху;

світлокопія заяви;

конверт, у якому надійшла заява;

супровідний лист про надіслання ухвали про залишення заяви без руху позивачеві/заявнику; повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка позивача/заявника з даними про її одержання;

ухвала про повернення заяви, як такої, що вважається неподаною;

супровідний лист про надіслання позивачеві/заявнику копії ухвали про повернення заяви;

до набрання ухвалою законної сили – оригінал заяви з доданими до неї документами в одному примірнику, які після набрання законної сили ухвалою про повернення заяви, вишиваються для надсилання позивачу/заявнику;

повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка позивача/заявника з даними про одержання копії ухвали про повернення заяви.

супровідний лист про надсилання копії ухвали про повернення заяви з відмоткою про набрання чинності та заяви з всіма доданими до неї документами; повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка позивача/заявника з даними про їх одержання.

інше листування у хронологічному порядку.

16.14. Матеріали заяви про забезпечення доказів, яка надійшла до подання позовної заяви та у передбаченому відповідним процесуальним законодавством порядку була залишена без руху для усунення недоліків і повернута у зв’язку з їх неусуненням, формуються у визначеному вище порядку.

16.15. Матеріали заяв, які надійшли після відкриття провадження у справі та у передбаченому відповідним процесуальним законодавством порядку були залишені без руху для усунення недоліків і повернуті у зв’язку з їх неусуненням, підшиваюся до матеріалів справи у визначеному вище порядку, за виключенням того, що фотокопія заяви підшивається до матеріалів справи перед ухвалою про залишення без руху.

16.16. У разі відмови у відкритті провадження у справі, а також повернення позовної заяви/заяви окремого провадження, далі заява, з інших підстав, ніж у зв’язку з неусуненням недоліків заяви, яку залишено без руху, документи справи підшиваються в такій послідовності:

ухвала про відмову в прийнятті заяви або про повернення заяви;

світлокопія заяви;

конверт, у якому надійшла заява;

супровідний лист про надіслання позивачеві/заявникові копії ухвали про відмову у відкритті провадження або про повернення заяви у зв’язку з непідсудністю цьому суду, та оригіналу заяви зі всіма доданими до неї документами; повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка позивача/заявника з даними про їх одержання;

у разі повернення заяви з інших підстав, окрім як у зв’язку з непідсудністю заяви цьому суду, до набрання ухвалою законної сили – оригінал заяви з доданими до неї документами в одному примірнику, які після набрання законної сили ухвалою про повернення заяви, вишиваються для надсилання позивачу/заявнику;

повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка позивача/заявника з даними про вручення копії ухвали;

супровідний лист про надіслання копії ухвали про повернення заяви з відмоткою про набрання чинності та заяви з всіма доданими до неї документами; повідомлення про вручення поштового відправлення або розписка позивача/заявника з даними про їх одержання.

інше листування у хронологічному порядку.

16.17. Документи, що підшиваються до судової справи (матеріалів кримінального провадження), мають бути в справі (матеріалах кримінального провадження) в оригіналі в одному примірнику, якщо інше не передбачено законодавством.

Оригінал судового рішення підшивається та зберігається тільки в матеріалах справи (кримінального провадження), якщо інше не передбачено законодавством.

Особам у справі (провадженні), а також у передбачених законодавством випадках особам, які не брали участі у справі (провадженні), видаються тільки завірені копії судових рішень, якщо інше не передбачено законодавством.

Копія судового рішення має бути чітко позначена як копія, завірена підписами судді та секретаря з проставленням печатки суду та зазначенням дати її оформлення або видачі. Також на копії судового рішення робиться відмітка чи набрало судове рішення законної сили станом на дату оформлення або видачі копії судового рішення.

Судові повістки, супровідні листи, інше листування суду виготовляється у двох примірниках, один примірник направляється адресату, другий – підшивається до матеріалів справи (кримінального провадження).

У передбачених законодавством випадках, зокрема, коли у разі апеляційного оскарження судового рішення до апеляційного суду направляються копії матеріалів справи (кримінального провадження), формується контрольне провадження.

Матеріали контрольного провадження формуються в окрему обкладинку з зазначенням всіх реквізитів справи (матеріалів кримінального провадження), найменування суду, номеру справи, номеру провадження, назви сторін, суті спору, дати надходження тощо.

Матеріали контрольного провадження формуються з матеріалів справи (кримінального провадження ) у такій послідовності, як сформовані в справі (матеріалах кримінального провадження) документи, що приєднуються до матеріалів контрольного провадження, в хронологічному порядку в міру надходження до суду чи формування в суді.

Матеріали контрольного провадження повинні містити:

бланк опису документів;

завірені копії документів, які були предметом розгляду та на підставі яких було винесено

оскаржуване судове рішення;

завірена копія супровідного листа, яким обвинувальний акт, клопотання про застосування

примусових заходів медичного або виховного характеру або клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності направлені до суду;

завірена копія журналу судового засідання та копії матеріалів, які стосуються оскаржуваної ухвали;

оригінал судового рішення, яке оскаржується, в матеріали справи взамін оригіналу підшивається світлокопія судового рішення, що оскаржується;

оригінал апеляційної скарги з додатками.

Після повернення з апеляційного суду матеріали контрольного провадження приєднуються до матеріалів справи (кримінального провадження) за загальними правилами формування матеріалів справи (кримінального провадження), виходячи з кількості аркушів підшиваються до останнього тому справи (матеріалів кримінального провадження) або формуються окремим томом.

16.18. Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

16.19. Усі аркуші у справі(матеріалах кримінального провадження) нумеруються з дотриманням таких правил:

аркуші у справі (матеріалах кримінального провадження) нумеруються арабськими цифрами у верхньому правому куті, не торкаючись тексту, м'яким простим графічним олівцем або нумератором,застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється;

аркуші справи (матеріалів кримінального провадження), розділені на томи, слід нумерувати за кожним томом окремо;

фотокартки та інші ілюстровані документи нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому куті;

якщо до справи (матеріалів кримінального провадження) долучений конверт з документами, то на ньому вказується, які саме документи зберігаються. Долучені конверти з укладеннями повинні бути пронумерованими. Кожне вкладення в конверт нумерується черговим номером після номера, проставленого на конверті. Якщо укладення пронумерувати не можна (наприклад, паспорт, свідоцтво про народження), то їх наявність обумовлюється в засвідчувальному написі (додаток 28);

аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо;

якщо при нумерації аркушів допущено велику кількість помилок, то аркуші нумеруються заново, при цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються;

при невеликій кількості помилок нумерація аркушів виправляється таким чином: на непронумерованих аркушах проставляється номер попереднього аркуша з додаванням букв згідно з нині чинним українським алфавітом "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч аркушах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі відповідно до кожного номера аркуша починаючи з другого.

Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі, а саме: зазначається цифрами і літерами кількість пронумерованих аркушів, наявність літерних номерів аркушів, фотокарток, конвертів, обумовлюються інші особливості.

Засвідчувальний напис повинен бути підписаний секретарем суду із зазначенням посади та дати складання напису.

16.20. У кожній судовій справі (матеріалах кримінального провадження) складається опис документів у справі (матеріалах кримінального провадження). У справі (матеріалах кримінального провадження), що надійшла до суду, опис документів продовжується. Опис документів може бути здійснено чи розпочато на другій сторінці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження).

16.21. До опису документів під номерами в порядку зростання вноситься інформація про кожний документ (конверт), підшитий у справі, у порядку їх розміщення. Обов'язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито, порядкові номери аркушів, присвоєні відповідному документові (конвертові).

Документи, зазначені в додатку до супровідного документа, в опису не перелічуються, але обов'язково зазначається їх наявність або відсутність згідно з переліком у додатку. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверта, зберігання в іншій справі тощо), а документ, що підтверджує причину відсутності додатка, долучається до справи ( матеріалів кримінального провадження).

Опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу (матеріали кримінального провадження), із зазначенням біля підпису свого прізвища.

16.22. На третій сторінці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) обов'язково заповнюється довідковий лист, у якому робляться відмітки про всі проведені дії (вручення повісток, копій обвинувального акту, розпоряджень про виклик присяжних, вироку, рішення, витребування документів, звернення до виконання судових рішень, заповнення статистичних карток на осіб, стосовно яких розглянуто матеріали кримінального провадження, карток обліку сум шкоди, завданої злочином, тощо).

16.23. У процесі подальшого надходження документів справа (матеріали кримінального провадження) продовжує формуватись у хронологічному порядку надходження документів до суду.

16.24. Справи (матеріали кримінального провадження) з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250.

Кожен том справи (матеріалів кримінального провадження) оформляється окремо, має власну нумерацію аркушів і власний опис.

16.25. Усі матеріали підшиваються до справи (матеріалів кримінального провадження) нитками через п'ять (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) проколювання голкою.

Уклеювання документів до справи (матеріалів кримінального провадження), прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці першому цього пункту, категорично забороняється.

16.26. При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та точне місцезнаходження документа або судової справи (матеріалів кримінального провадження), матеріалів.

16.27. Нерозглянуті судові справи, а також заяви, по яких не вирішено питання про відкриття провадження, в тому числі залишені без руху для усунення недоліків, зберігаються у сейфі головуючого судді.

16.28. Формування судових справ, матеріалів кримінального провадження, які надійшли до апеляційного суду для перегляду судових рішень, і судове провадження яких розпочато місцевим судом, в апеляційному суді продовжується з дотриманням вимог, зазначених у пунктах _______ Інструкції.

Супровідний лист, з яким судова справа, матеріали кримінального провадження надійшли до апеляційного суду, підшивається до справи, після чого підшиваються в хронологічному порядку надходження до суду чи виготовлення в суді інші документи, якщо інше не зазначено в Інструкції.

16.29. Судові справи (матеріали кримінального провадження), судове провадження яких розпочато в апеляційному суді як у суді першої інстанції, формуються у порядку, визначеному у пунктах _______ Інструкції.

17.1. Відповідно до вимог чинного законодавства особи, які беруть участь у справі (кримінальному провадженні), мають право ознайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних проваджень та проваджень про адміністративні правопорушення.

17.2. Справи (матеріали кримінальних проваджень) для ознайомлення видаються апаратом суду сторонам, які брали участь у справі (кримінальному провадженні) тільки на підставі відповідної письмової вимоги ( заяви ), а саме:

прокуророві (після пред'явлення службового посвідчення);

адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред'явлення документу, що посвідчує повноваження адвоката на надання правової допомоги, а саме: договір про надання правової допомоги; довіреність; ордер; доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги);

іншим учасникам кримінального провадження, адміністративного і цивільного процесу, а також особам, які брали участь у справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов'язки (після пред'явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо, та, в необхідних випадках, доручення представника).

Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, але не пов'язаним з розглядом справи (кримінального провадження), останні видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на якій накладається резолюція голови суду, після пред'явлення службового посвідчення.

Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) проводиться виключно в приміщенні суду та в присутності працівника апарату суду.

Факт ознайомлення зі справою (матеріалами кримінального провадження) фіксується працівником апарату суду вчиненням на третій сторінці обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) (у довідковому листі) запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою (матеріалами кримінального провадження). Інші відомості зазначаються в журналі обліку видачі судових справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення.

Видача справ (матеріалів кримінального провадження) для проведення аналізів, узагальнень і з іншою метою, що не пов'язані з розглядом справ (матеріалів кримінального провадження), також проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду чи його заступника.

17.3. Особи, зазначені у пункті 23.2 Інструкції, мають право знайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних проваджень і справ про адміністративні правопорушення протягом усього робочого дня апарату суду.

17.4. Особа, яка одержує справу (матеріали кримінального провадження) для ознайомлення, розписується в журналі видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення (додаток 29), де вказуються число, місяць, рік, година видачі. Ознайомлення з матеріалами справи (матеріалами кримінального провадження) та протоколом судового засідання проходить у встановленому відповідно до розпорядження голови суду місці.

Ознайомлення з матеріалами справи (матеріалами кримінального провадження) та протоколом судового засідання особи, яка знаходиться під вартою (підсудного або засудженого), відбувається лише в спеціально відведеному місці приміщення суду, визначеному головою суду.

При поверненні справи (матеріалів кримінального провадження) після ознайомлення працівник апарату суду повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі (матеріалах кримінального провадження), зазначити в журналі видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення час повернення справи (матеріалів кримінального провадження) та розписатися про її отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий долучається до справи (матеріалів кримінального провадження).

17.5. Судові справи (матеріали кримінального провадження) надсилаються поштою або розсильним (кур'єром) лише на письмову вимогу органів, яким законом надано право витребування справ (матеріалів кримінального провадження) і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду.

Категорично забороняється надсилати іншим органам судові справи (матеріали кримінального провадження), провадження у яких не закінчено.

У разі надіслання справи (матеріалів кримінального провадження) за межі суду виготовляється копія судового рішення, яким закінчено розгляд справи (матеріалів кримінального провадження), та зберігається в суді.

17.6. Копії документів, долучених до справи (матеріалів кримінального провадження), завірені гербовою печаткою суду копії судових рішень, що набрали законної сили, та письмові довідки у справах (матеріалах кримінального провадження) видаються працівниками апарату суду або архіваріусами за письмовою заявою відповідно до процесуального законодавства після реєстрації копій у журналі видачі копій судових документів (додаток 30) та, в разі потреби, після сплати судового збору, протягом десяти днів з моменту звернення.

17.7. Копії вироків, рішень, ухвал, постанов у справах повинні бути підписані та скріплені гербовою печаткою. У разі, якщо судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається. У разі видачі копії судового рішення, що набрало законної сили, дата набрання чинності зазначається на ньому з проставлянням числа, місяця та року

На вимогу нотаріальних органів, Бюро технічної інвентаризації, Державної автомобільної інспекції МВС на копії рішення зазначається інформація про те, що оригінал судового рішення знаходиться в матеріалах судової справи (кримінального провадження).

Фото-, ксерокопії, на яких вже є підпис судді, підписуються працівником апарату суду та суддею, завіряються «мокрою» гербовою печаткою. У верхньому правому куті проставляється штамп «Копія», після тексту судового рішення проставляється штамп суду «з оригіналом згідно», дата набрання судовим рішенням законної сили.

17.8. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання. Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони повинні бути прошнуровані і скріплені підписом працівника апарату суду та печаткою суду із зазначенням кількості зшитих аркушів.

17.9. До копії судового рішення, у яке внесено зміни, обов'язково додається копія ухвали апеляційного (касаційного) суду, яким судове рішення змінено.

17.10. Особа, яка одержала копію, повинна розписатись в її одержанні. У разі надіслання копії документа поштою про це зазначається в справі та у відповідному журналі.

17.11. Копія вироку вручається засудженому або виправданому після проголошення вироку в строки, визначені кримінальним процесуальним законодавством.

18. Звернення до виконання судових рішень

18.1. Звернення до виконання судових рішень здійснюється з урахуванням положень Закону України «Про виконавче провадження», а також інших актів законодавства. Виконавчі документи, що надсилаються судом на адресу органів державної виконавчої служби, мають відповідати вимогам, встановленим ст. 18 Закону України «Про виконавче провадження.

Звернення до виконання судових рішень покладається на суд. Вироки, рішення, ухвали та постанови суду звертаються до виконання після того, як вони набрали законної сили, крім випадків негайного їх виконання.

Усе листування щодо звернення до виконання вироків, рішень, ухвал і постанов покладається на апарат суду.

18.2. Після набрання вироком суду законної сили копія вироку з супровідним листом, підписаним суддею, надсилається за належністю відповідно до вимог Кримінального процесуального кодексу України та в строки, установлені ним.

Якщо за справою декілька засуджених і щодо деяких із них подано апеляційні скарги, вирок суду звертається до виконання стосовно всіх засуджених не пізніше ніж через три доби після повернення справи з апеляційної інстанції.

Порядок звернення до виконання вироків щодо іноземних громадян, які проживають за межами України, визначається відповідними міжнародними договорами.

18.3. Вирок, що набрав законної сили, звертається до виконання судом, який його постановив, не пізніше ніж через три доби з дня набрання ним законної сили або повернення кримінального провадження з апеляційної чи касаційної інстанцій. Вирок чи ухвала апеляційного суду звертається до виконання судом першої інстанції, судове рішення якого переглянуто апеляційною інстанцією, крім випадків, зазначених в абзаці другому цього підпункту.

Виправдувальний вирок або судове рішення, що звільняє обвинуваченого з-під варти, виконуються в цій частині негайно після їх проголошення в залі судового засідання. У разі відсутності засудженого копія вироку надсилається протягом доби адміністрації місця попереднього ув'язнення для виконання. Адміністрація місця попереднього ув'язнення зобов'язана протягом доби з дня одержання копії рішення повідомити суд першої інстанції про звільнення ув'язненого з-під варти.

18.4. У разі набрання законної сили вироком, за яким засуджено призовника, копія вироку в семиденний строк надсилається у військовий комісаріат за місцем проживання засудженого.

18.5. Стосовно особи, яка засуджена до позбавлення волі або арешту та не перебуває під вартою, органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого надсилаються дві копії вироку, копії апеляційної, касаційної ухвал і розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили (додаток 31). Розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили, підписується головуючим у суді першої інстанції та працівником апарату суду.

У разі звернення до виконання вироку щодо особи, засудженої до обмеження волі, дві копії вироку, що набрав законної сили, та розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили, надсилаються до кримінально-виконавчої інспекції Управління Державної пенітенціарної служби України за місцем проживання засудженого. Якщо засуджений проживає в одному районі, а зареєстрований в іншому, то дві копії вироку та розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили, слід направляти до кримінально-виконавчої інспекції за місцем проживання, яке засуджений вказує у підписці про явку до кримінально-виконавчої інспекції.

18.6. У разі звернення до виконання вироку щодо особи, засудженої до позбавлення волі або арешту, яка перебуває під вартою, дві копії вироку, копії апеляційної, касаційної ухвал і розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили, надсилаються адміністрації місця попереднього ув'язнення.

18.7. Якщо особу засуджено до покарання у вигляді тримання в дисциплінарному батальйоні, одна копія вироку разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, надсилається командиру військової частини, де проходить службу засуджений військовослужбовець, друга - командиру дисциплінарного батальйону.

18.8. У разі якщо судове рішення або його частина підлягає виконанню органами державної виконавчої служби, суд видає виконавчий лист, який звертається до виконання в порядку, передбаченому законом про виконавче провадження.

Звернення вироку до виконання в частині конфіскації майна засудженого полягає в направленні до органу державної податкової служби для подальшого пред’явлення до вико конання до органу державної виконавчої служби таких документів: виконавчого листа встановленої форми (додаток 32), копії вироку, протоколу накладення арешту на майно й опису майна або протоколу про відсутність майна, яке підлягає опису, або довідки суду про їх відсутність у кримінальній справі, а в разі потреби - і копії постанови про накладення арешту на майно.

18.9.Якщо особу засуджено до покарання у вигляді службових обмежень для військовослужбовців, копія вироку разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, надсилається командиру військової частини, де проходить службу засуджений військовослужбовець.

18.10. У разі засудження особи до виправних робіт копії вироку надсилаються:

а) до кримінально-виконавчої інспекції за місцем роботи засудженого - для виконання (дві копії вироку разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, і підпискою засудженого про явку в кримінально-виконавчу інспекцію);

б) органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого - для проведення індивідуально-профілактичної роботи.

18.11. Щодо особи, засудженої до громадських робіт, копії вироку надсилаються:

а) до кримінально-виконавчої інспекції за місцем проживання засудженого - для виконання (дві копії вироку разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, і підпискою засудженого про явку до кримінально-виконавчої інспекції);

18.12. У разі призначення судом покарання (основного чи додаткового) у вигляді позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю копії вироку надсилаються:

а) до кримінально-виконавчої інспекції за місцем роботи - для виконання (дві копії вироку разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, і підпискою засудженого про явку до кримінально-виконавчої інспекції);

Якщо покарання у вигляді позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю призначено як додаткове покарання до арешту, обмеження волі, тримання в дисциплінарному батальйоні або позбавлення волі на певний строк, виконання покарання покладається на адміністрацію арештного дому, кримінально-виконавчої установи, командування дисциплінарного батальйону, військової частини чи начальника гарнізону. Тому в ці органи разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, надсилається додаткова копія вироку, яка після відбуття засудженим основного покарання або в разі умовно-дострокового звільнення чи заміни покарання більш м'яким надсилається в кримінально-виконавчу інспекцію за місцем проживання засудженого або військову частину за місцем служби засудженого.

18.13. Після набрання вироком про позбавлення засудженого військового, спеціального звання, рангу, чину або кваліфікаційного класу законної сили його копія надсилається органові чи посадовій особі, які присвоїли це звання, чин або кваліфікаційний клас.

18.14. Якщо особі призначено покарання (основне чи додаткове) у вигляді сплати штрафу, засудженому надсилається лист з роз'ясненням обов'язку сплатити штраф у місячний строк після набрання вироком законної сили, про що повідомити суд шляхом надання документа про сплату штрафу. Якщо в установлений строк штраф не сплачено, протягом трьох діб з дня закінчення строку для добровільної сплати штрафу оформляється та надсилається до органу державної податкової служби за місцезнаходженням майна засудженого виконавчий лист про примусове стягнення штрафу для подальшого його пред’явлення до органу державної виконавчої служби.

Повернутий до суду виконавчий лист з постановою про неможливість виконання (стягнення штрафу) повторно звертається судом до виконання з роз'ясненням засудженому щодо зняття судимості.

18.15. У разі звільнення засудженого від відбування покарання з випробуванням суд надсилає кримінально-виконавчій інспекції за місцем проживання засудженого дві копії вироку, копії ухвал апеляційної і касаційної інстанцій, розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили, і підписку засудженого про явку до кримінально-виконавчої інспекції; щодо неповнолітнього копія вироку додатково надсилається службі у справах дітей і відповідному органу внутрішніх справ для здійснення контролю за його поведінкою, а щодо військовослужбовців - командирам військових частин, які здійснюють контроль за поведінкою таких засуджених.

У разі задоволення подання, якщо вирок у кримінальному провадженні постановлено судом, до якого подано подання, це подання з особовою справою засудженого та з усіма документами долучається до матеріалів кримінального провадження; якщо вирок у кримінальному провадженні постановлено іншим судом, матеріали подання оформляються в окрему справу, до якої додається особова справа засудженого, копія постанови надсилається до суду, яким постановлено вирок, для долучення до матеріалів кримінального провадження.

У разі відмови у задоволенні подання, якщо вирок у кримінальному провадженні постановлено судом, до якого подано подання, - усі матеріали подання долучаються до матеріалів кримінального провадження, а особова справа повертається до кримінально-виконавчої інспекції для подальшого виконання, якщо вирок постановлено іншим судом, подання оформляється окремою справою, особова справа засудженого повертається до інспекції, копія постанови надсилається до суду, яким постановлено вирок, для прилучення до матеріалів кримінального провадження.

18.16.У разі звільнення від відбування покарання з випробуванням вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до семи років, суд надсилає кримінально-виконавчій інспекції за місцем їхнього проживання, яка здійснює контроль за поведінкою таких жінок, дві копії вироку з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, і підписку засудженої про явку в кримінально-виконавчу інспекцію.

18.17.Якщо до особи, яку засуджено до позбавлення чи обмеження волі, застосовано примусове лікування від хвороби, що становить небезпеку для здоров'я інших людей (туберкульоз, психічні, венеричні захворювання, СНІД, лепра, хронічний алкоголізм, наркоманія тощо), копія вироку направляється обласному (міському) наркологічному диспансеру за місцем відбування покарання засудженим, а там, де його немає, - центральній районній лікарні та органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого.

Якщо примусове лікування застосовано до особи, яку засуджено до інших видів покарання, копія вироку з роз'ясненням про обов'язок лікування вручається під розписку засудженому, а також надсилається до спеціального лікувального закладу та органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого.

18.18.Якщо за судовим рішенням до особи, яка перебуває під вартою, застосовано примусові заходи медичного характеру, копія ухвали, копія акта судово-психіатричної експертизи (завірена підписом судді та гербовою печаткою суду), особисті документи, що містяться у матеріалах справи (кримінального провадження), надсилаються органу за місцезнаходженням неосудного (обмежено осудного), а щодо особи, яка не перебуває під вартою, зазначені документи надсилаються головному лікарю установи, де перебуває хворий.

18.19.У разі застосування примусових заходів виховного характеру до неповнолітньої особи копії вироку надсилаються:

а) службі у справах дітей за місцем проживання неповнолітнього - для виконання;

б) органу внутрішніх справ за місцем проживання неповнолітнього - для здійснення доставки неповнолітнього до спеціального навчально-виховного закладу та проведення індивідуально-профілактичної роботи;

в) батькам неповнолітнього або особам, які їх замінюють;

г) педагогічному або трудовому колективу, окремим громадянам, - якщо застосовано примусові заходи виховного характеру у вигляді передачі неповнолітнього їм під нагляд за їх згодою чи на їх прохання;

ґ) призначеному судом вихователю.

18.20.Якщо суд ухвалою закриває кримінальне провадження з передачею особи на поруки колективу підприємства, установи чи організації за їх клопотанням про це, прийнятим на загальних зборах, по одній копії ухвали про закриття кримінального провадження надсилається відповідному колективу, а також органу внутрішніх справ за місцем проживання особи.

Матеріали щодо контролю за виконанням таких ухвал перебувають протягом одного року в контрольному провадженні на кожну особу в апараті суду, також ведеться журнал обліку осіб, яких передано на поруки колективу підприємств, установ, організацій (додаток 33).

Справа підлягає здачі в архів суду після однорічного терміну дії поручительства колективу, якщо до матеріалів кримінальної справи долучено спостережне провадження з характеризуючими даними на особу, яку звільнено від кримінальної відповідальності, або з відомостями про притягнення особи до кримінальної відповідальності у зв'язку з порушенням умов передачі на поруки. Характеризуючі дані на особу, яку звільнено від кримінальної відповідальності, повинні надсилатися до суду один раз на три місяці.

18.21.Якщо кримінальне провадження судом закрито (у зв'язку з відсутністю події чи складу злочину, унаслідок зміни обстановки, у зв'язку з дійовим каяттям, у зв'язку із закінченням строків давності тощо), копія ухвали про закриття кримінального провадження протягом трьох діб після її винесення надсилається прокурору, особі, яка притягалася до відповідальності, потерпілій особі або заявнику, а також цивільному позивачеві.

18.22.У разі, якщо особа зобов'язана до відшкодування збитків, заподіяних злочином, виконавчі листи виписуються не пізніше трьох днів після набрання судовим рішенням законної сили або після повернення справи з апеляційної чи касаційної інстанцій.

Якщо відшкодування збитків покладено солідарно на декількох осіб, виконавчі листи виписуються за кількістю боржників з обов'язковим зазначенням у кожному виконавчому листі загальної суми, що підлягає стягненню, та всіх осіб, які зобов'язані відшкодувати збитки. Виконавчі листи нумеруються за порядковим номером (№ 1, № 2 і т. д.). У супровідному листі вказується точне місцезнаходження (місце проживання) кожного боржника.

Виконавчі листи про відшкодування збитків на користь держави, державного бюджету виписуються не пізніше трьох днів після набрання вироком законної сили або після повернення справи з апеляційної чи касаційної інстанцій та направляються судом безпосередньо до органу державної податкової служби для подальшого пред’явлення до органу державної виконавчої служби за місцем проживання засудженого або місцезнаходженням його майна.

Якщо цивільний позов про стягнення моральної та матеріальної шкоди, завданої злочином, пред'явлений та розглянутий в порядку цивільного судочинства, то виконавчий лист після набрання рішенням суду законної сили передається судом на руки стягувачу за його заявою або на вимогу стягувача надсилається за його місцем проживання.

Виконавчі листи про відшкодування збитків на користь держави , державного бюджету направляти до державної податкової служби за місцем знаходження боржника ( майна).

Виконавчі листи про відшкодування збитків на користь держави, державного бюджету, фізичних та юридичних осіб виписуються не пізніше трьох днів після набрання вироком законної сили або після повернення справи з апеляційної чи касаційної інстанцій та передаються судом на руки стягувачу за його заявою або на вимогу стягувача надсилаються за його місцем проживання (для юридичних осіб - за місцем знаходження організації) рекомендованим листом із зворотньою розпискою про його одержання. В супровідному листі роз’яснюється, що стягувачеві потрібно звернутися до державної виконавчої служби за місцем реєстрації засудженого для пред’явлення до примусового виконання виконавчого листа.

18.23.Судове рішення в частині стягнення судових витрат звертається до виконання з дотриманням вимог, зазначених в пункті ____ Інструкції.

18.24.Виконання окремої ухвали (постанови) полягає в направленні (рекомендованим листом з розпискою про отримання) однієї її копії органу, посадовій чи іншій особі до відома чи для виконання.

До отримання повідомлення про виконання окремої ухвали (постанови) її копія перебуває на контролі у відповідній справі за номенклатурою суду.

18.25.Якщо за судовим рішенням необхідно знищити речові докази, які зберігаються в суді, вони знищуються після набрання судовим рішенням законної сили. Знищення речових доказів проводиться комісією в складі не менше трьох осіб: судді - головуючого в суді першої інстанції, керівника апарату суду, секретаря судового засідання, секретаря суду чи іншого працівника апарату суду. Знищення оформляється актом, у якому зазначаються номер справи та дата судового рішення, дата, місце, спосіб знищення речових доказів (речового доказу), прізвища та посади членів комісії. Акт підписується всіма членами комісії, затверджується головою суду, чий підпис скріплюється гербовою печаткою суду, та долучається до матеріалів справи. У журналі обліку речових доказів (додаток 34) робиться запис про виконання судового рішення в частині знищення речових доказів.

В окремих випадках, коли це викликано особливими властивостями речових доказів, вони передаються іншим органам (органам внутрішніх справ, охорони здоров'я, представникам військових частин тощо). Разом з речовим доказом, який підлягає знищенню, надсилаються копія судового рішення та супровідний лист. Копія супровідного листа та отриманий після знищення акт про знищення підшиваються до матеріалів кримінального провадження. У журналі обліку речових доказів робиться запис про виконання судового рішення в частині знищення речового доказу.

Якщо речові докази перебувають за межами суду, копія судового рішення або витяг з нього (з указівкою про знищення речових доказів) надсилається за місцезнаходженням речових доказів. До суду повинен надійти належним чином оформлений акт про знищення речових доказів, який долучається до матеріалів кримінального провадження, а в журналі обліку речових доказів робиться відповідний запис.

Про необхідність отримати речові докази суд повідомляє їх власника (якщо речові докази перебувають у суді). У разі особистої явки власника речового доказу обов'язково встановлюється його особа (на підставі паспорта чи іншого документа, який містить фотографію). У розписці про отримання речових доказів чітко зазначається, на підставі якого документа встановлено особу, а також указуються орган, що видав документ, місце та дата його видачі. Якщо речові докази отримує представник юридичної чи фізичної особи, крім указаних дій, необхідно вимагати пред'явлення відповідної довіреності, яка долучається до матеріалів справи разом з розпискою про отримання речових доказів.

Речові докази, інші предмети, які необхідно повернути їх власнику, зберігаються в суді до набрання вироком законної сили або до закінчення строку оскарження ухвали про закриття кримінального провадження. Якщо протягом шестимісячного строку клопотання про повернення речових доказів не надходило, працівник апарату суду, який відповідає за збереження речових доказів, доповідає про це головуючому судді чи голові суду, які можуть розглянути питання про доцільність знищення таких речових доказів.

Якщо за судовим рішенням необхідно повернути речові докази, що перебувають на зберіганні поза межами суду, копія судового рішення разом із супровідним листом надсилаються для виконання відповідному органу, установі, підприємству тощо, де перебувають на зберіганні речові докази. Про зазначену дію повідомляється власник.

У разі прийняття судом рішення щодо конфіскації речового доказу виконавчий лист, копія вироку та копія документа, що засвідчує місце зберігання речового доказу, передаються для виконання органу державної податкової служби для подальшого пред’явлення до виконання до органу державної виконавчої служби за місцезнаходженням речового доказу.

18.26. У разі неодержання повідомлення про виконання вироку, ухвали чи постанови про це працівником апарату суду доповідається головуючому судді.

18.27. Ухвала суду, винесена за результатами розгляду клопотання прокурора про звільнення особи від кримінальної відповідальності (кримінальне провадження без обвинувального акту), звертається до виконання так:

якщо відмовлено у звільненні від кримінальної відповідальності, копія ухвали про відмову у звільненні від кримінальної відповідальності надсилається прокурору, особі, стосовно якої розглянуто клопотання, та потерпілому. Прокурору в такому випадку повертається також клопотання про звільнення особи від кримінальної відповідальності.

якщо кримінальне провадження закрито та особу звільнено від кримінальної відповідальності, копія ухвали про закриття кримінального провадження надсилається прокурору, який надіслав до суду клопотання про звільнення особи від кримінальної відповідальності, особі, стосовно якої розглянуто клопотання, та потерпілому.

18.28.Ухвала про застосування, скасування чи зміну запобіжного заходу негайно оголошується під розписку особі, стосовно якої вона винесена.

18.29. У разі накладення грошового стягнення на учасників кримінального провадження за невиконання процесуальних обов’язків, виконавчий лист направляється до органу державної податкової служби для подальшого його пред’явлення до органу державної виконавчої служби за правилами, встановленими Законом України «Про виконавче провадження».

18.30. Ухвала (постанова) про умовно-дострокове звільнення від відбування покарання чи інше звільнення від покарання, скасування звільнення від покарання з випробуванням, про встановлення, припинення адміністративного нагляду, застосування обмежень, зміну обсягу обмежень особам, яким установлено адміністративний нагляд, про застосування, припинення примусового лікування від алкоголізму, наркоманії чи інша ухвала (постанова), що винесена судом у порядку виконання судового рішення в кримінальних провадженнях, звертається до виконання шляхом надіслання копії ухвали (постанови):

а) органу чи установі, які звернулися до суду з відповідним клопотанням, - для виконання;

б) суду, який постановив судове рішення, що виконується, - для долучення до кримінального провадження (кримінальної справи);

в) особі, стосовно якої розглянуто клопотання, - для відома.

г) адміністрації місця попереднього ув'язнення чи органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого.

18.31. Для виконання судового рішення в цивільній чи адміністративній справі, що набрало законної сили або допущено до негайного виконання, стягувачу за його письмовою заявою видається виконавчий лист. Якщо на підставі постановленого рішення належить передати майно, що є в кількох місцях, або якщо рішення постановлено на користь кількох позивачів чи проти кількох відповідачів, суд має право за заявою стягувачів видати кілька виконавчих листів, точно зазначивши, яку частину рішення треба виконати за кожним листом. У справах за позовами органів та осіб, яким надано право захищати права, свободи та інтереси інших осіб або державні чи суспільні інтереси, виконавчі листи видаються за заявами таких органів чи осіб або осіб, в інтересах яких заявлено позов.

Судові рішення у частині стягнення судових витрат звертаються до виконання в загальному порядку.

У разі неотримання судом повідомлення (даних про отримання боржником копії судового наказу) судовий наказ (додаток 35) вважається таким, що не набрав законної сили.

Якщо копія судового наказу повернулась у зв’язку із закінченням строку зберігання, то зазначена копія судового наказу повторно надсилається боржникові.

Після отримання судом відомостей щодо точного місцезнаходження (місця проживання) боржника копія судового наказу надсилається боржнику повторно.

Звернення до виконання у справах про усиновлення проводиться шляхом надіслання копії рішення суду до органу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем ухвалення рішення, а у справах про усиновлення дітей іноземцями - також до Державного департаменту з усиновлення та захисту прав дитини.

У справах про позбавлення батьківських прав після набрання рішенням суду законної сили суд надсилає копію рішення державному органу реєстрації актів цивільного стану за місцем реєстрації народження дитини для внесення відповідних відміток в актовий запис цивільного стану

У справах про розірвання шлюбу після набрання рішенням суду законної сили суд надсилає копію рішення до органу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем ухвалення рішення.

Звернення до виконання рішень іноземних судів проводиться в загальному порядку.

18.32. Виконавчі листи виписуються після набрання рішенням суду законної сили за заявою стягувача, а в справах, у яких рішення підлягає негайному виконанню, - у день постановлення рішення.

Виконавчі листи підписуються головуючим суддею, а за його відсутності (відпустка, тривале відрядження, та ін.) головою відповідного суду.

Виконавчий лист за результатами судового розгляду, у тому числі в порядку апеляційного або касаційного провадження, видається судом першої інстанції.

18.33. Виконавчі листи повинні заповнюватись чітко і грамотно. Ніякі помарки і виправлення у виконавчих листах не допускаються. Під час заповнення виконавчих листів про стягнення грошових сум на користь організацій вказуються номери рахунків у фінансових установах на підставі даних, що є в матеріалах судової справи.

У виконавчому документі зазначаються ідентифікаційний код суб’єкта господарської діяльності стягувача та боржника (для юридичних осіб), індивідуальний ідентифікаційний номер стягувача та боржника (для фізичних осіб – платників податків) або номер і серія паспорта стягувача та боржника для фізичних осіб – громадян України, які через свої релігійні або інші переконання відмовилися від прийняття ідентифікаційного номера, офіційно повідомили про це відповідні органи державної влади та мають відмітку в паспорті громадянина України.

18.34. Виконавчі листи реєструються в журналі обліку виконавчих документів, виданих судом (додаток 36).

У разі особистої явки стягувача виконавчий лист видається йому на руки під підпис, в протилежному випадку виконавчий лист разом із супровідним листом надсилається стягувачу рекомендованим поштовим відправленням. Повернутий без вручення стягувачу виконавчий лист разом з конвертом приєднується до справи. У разі повторного звернення стягувача до суду йому видається виконавчий лист.

У разі видачі дубліката виконавчого листа робиться відповідна відмітка в журналі обліку виконавчих документів, виданих судом (у графі "Примітки").

18.35. У справах про стягнення аліментів, про відшкодування збитків, завданих злочином, про відшкодування шкоди, заподіяної каліцтвом чи іншим ушкодженням здоров'я або втратою годувальника, про стягнення грошових сум з посадових осіб, винних у незаконному звільненні чи переведенні працівників або в невиконанні рішення суду про поновлення на роботі, виконавчий лист передається судом на руки стягувачу за його заявою після набрання рішенням суду чинності або на вимогу стягувача надсилається за його місцем проживання.

У разі винесення судом ухвали про розшук боржника копія цієї ухвали надсилається органу внутрішніх справ для виконання за останнім місцем реєстрації боржника.

У справах про стягнення аліментів, у разі постанови рішення про зменшення розміру аліментів, виконавчий лист передається судом на руки боржнику за його заявою після набрання рішенням суду чинності, або на його письмову вимогу надсилається за його місцем проживання.

18.36. Листування щодо виконання судового рішення підшивається до цивільної справи.

18.37. Копія постанови у справі про адміністративне правопорушення протягом трьох днів після закінчення розгляду справи вручається під підпис або надсилається рекомендованим листом особі, щодо якої її винесено.

18.38. Копії постанов про заходи адміністративного стягнення надсилаються для виконання до відповідних органів, а також за місцем роботи, навчання або проживання правопорушника.

Виконавчі листи у справах про адміністративні правопорушення не видаються.

18.39. Постанова про накладення адміністративного стягнення підлягає виконанню з моменту її винесення.

У разі опротестування постанови про накладення адміністративного стягнення постанова підлягає виконанню після залишення протесту без задоволення, за винятком постанов про застосування заходу стягнення у вигляді попередження.

У разі відстрочки виконання постанови перебіг строку давності зупиняється до закінчення строку відстрочки.

18.40. Звернення до виконання постанови, що передбачає застосування адміністративного арешту, полягає в негайному надісланні двох копій постанови органу внутрішніх справ для виконання. Копія постанови надсилається також за місцем роботи, навчання, проживання особи (останнє може мати місце в разі застосування інших видів адміністративного стягнення).

18.41. Якщо до правопорушника застосовано стягнення у вигляді виправних робіт, дві копії постанови надсилаються на виконання до органу Державної пенітенціарної служби України не пізніш як наступного дня після її винесення.

18.42. Якщо до правопорушника застосовано стягнення у вигляді позбавлення спеціального права, копія постанови надсилається органу внутрішніх справ (про позбавлення права керувати транспортним засобом), Головній державній інспекції України з безпеки судноплавства чи капітану річкового порту (відповідно про позбавлення права керування маломірним судном чи річковим судном), органу мисливського господарства (про позбавлення права полювання) після набрання постановою законної сили.

18.43. Постанова про конфіскацію предмета, який став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом правопорушення, грошей надсилається на виконання органу державної податкової служби для подальшого пред’явлення до виконання органу державної виконавчої служби за місцезнаходженням цього предмета, грошей після набрання постановою законної сили.

Виконання постанови про конфіскацію предмета, який став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом адміністративного правопорушення, грошей, одержаних унаслідок учинення адміністративного правопорушення, здійснюється шляхом вилучення конфіскованого предмета і примусового безоплатного звернення цього предмета у власність держави.

18.44. Постанова про оплатне вилучення предмета, який став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом правопорушення, надсилається на виконання органу державної податкової служби для подальшого пред’явлення до виконання органу державної виконавчої служби за місцезнаходженням цього предмета після набрання постановою законної сили.

18.45. Звернення до виконання постанови про накладення штрафу передбачає пропозицію правопорушникові добровільно в 15-денний строк після вручення копії постанови сплатити штраф, про що роз'яснюється в супровідному листі, або під підпис після проголошення суддею постанови. У разі несплати штрафу добровільно копія постанови надсилається органу державної податкової служби для подальшого пред’явлення до виконання органу державної виконавчої служби за місцезнаходженням майна правопорушника, про що робиться відмітка в журналі обліку виконавчих документів, виданих судом.

За виконавчим документом про стягнення в дохід держави коштів або про вчинення інших дій на користь чи в інтересах держави від її імені виступає орган, за позовом якого судом винесено відповідне рішення, або орган державної влади (крім суду), який відповідно до закону прийняв таке рішення. За іншими виконавчими документами про стягнення в дохід держави коштів або про вчинення інших дій на користь чи в інтересах держави від її імені виступають органи державної податкової служби.

18.46. Попередження як адміністративне стягнення вважається виконаним, якщо правопорушнику вручено копію постанови або проголошено її зміст, і про це є його розписка в справі.

18.47. У разі притягнення до адміністративної відповідальності за стрільбу з вогнепальної, холодної метальної чи пневматичної зброї в населених пунктах і в не відведених для цього місцях або з порушенням установленого порядку, а також за порушення правил зберігання, носіння або перевезення вогнепальної, холодної чи пневматичної зброї і бойових припасів особи, якій вогнепальну зброю, а також бойові припаси ввірено у зв'язку з виконанням службових обов'язків або передано в тимчасове користування, копія постанови надсилається відповідному підприємству, установі, організації для відома й органу внутрішніх справ для розгляду питання про заборону цій особі користуватися вогнепальною зброєю.

18.48. Постанова про накладення адміністративного стягнення за корупційні правопорушення у кожному випадку в триденний строк з дня набрання нею законної сили надсилається відповідному державному чи виборному органу для вирішення питання згідно з чинним законодавством.

18.49. При винесенні постанови про закриття провадження в справі та звільнення особи від адміністративної відповідальності з передачею матеріалів на розгляд трудового колективу копія цієї постанови надсилається для виконання трудовому колективу за його місцезнаходженням.

18.50. Контроль за правильним і своєчасним виконанням постанови суду про накладення адміністративного стягнення покладено на суд, тому він повинен вимагати та одержувати відповідні письмові повідомлення про виконання своїх рішень.

Розділ III. ПРОХОДЖЕННЯ НЕПРОЦЕСУАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ

19. Приймання і реєстрація непроцесуальних документів

19.1. Канцелярія суду забезпечує приймання непроцесуальних документів, які:

1) надійшли як поштова кореспонденція;

2) надані особисто або кур'єром (документи для підтвердження особи не вимагаються);

3) оформлені телеграмою;

4) надійшли факсимільним повідомленням;

5) надійшли електронною поштою;

6) надійшли за допомогою сайту суду шляхом заповнення електронної форми, якщо таку створено;

7) передані від керівництва суду, якщо документи були отримані під час ведення особистого прийому керівництвом суду.

19.2. Відповідальний працівник апарату суду у день надходження документа перевіряє цілісність конверта (пакета), відповідність адресування, з дотриманням правил безпеки розкриває конверт (пакет), перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа).

Відповідальний працівник апарату суду розкриває усі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис «Особисто» або гриф секретності. Конверти (пакети) з відміткою «Особисто» передаються адресатам без відкривання. Конверти (пакети) з грифом секретності передаються до підрозділу або працівнику апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу, без відкривання. Конверти з грифом «Для службового користування» розкриває відповідальний працівник, який має право працювати з документами з грифом "ДСК" .

19.3. Помилково доставлені суду документи пересилаються адресату, якщо його місцезнаходження відоме, або повертаються відправнику разом із супровідним листом (додаток 37) за підписом керівника апарату суду або визначеної ним відповідальної особи у термін не більш як два дні.

19.4. Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 7) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий – додається до вхідних документів.

19.5. За усним зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії документа працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє штамп суду із зазначенням дати (у разі необхідності – часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.

19.6. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в суді, так і ті, що надходять від інших підприємств, установ, організацій та фізичних осіб. Внутрішнє листування в межах суду може здійснюватися в електронній формі.

19.7. Передаються адресату без реєстрації документи особистого характеру, рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення.

19.8. Реєстрація непроцесуального документа здійснюється шляхом включення до автоматизованої системи документообігу суду таких його реквізитів:

1) дата реєстрації, що є датою надходження до суду (присвоюється автоматизованою системою автоматично);

2) індекс відповідно до номенклатури справ та порядковий номер документа;

3) форма доставляння (поштове відправлення, одержано на особистому прийомі, одержано від кур’єра, факсограма, електронне повідомлення, телеграма);

4) найменування організації або прізвище та ініціали особи, яка підписала документ;

5) вид документа та його заголовок;

6) вихідний номер документа, якщо такий є, і дата його створення;

7) додатки до документа (якщо такі є);

8) строк виконання, якщо такий встановлено документом або законодавством;

9) прізвище та ініціали особи, яка зареєструвала документ.

Під час реєстрації документів, що надійшли у відповідь на звернення суду, робиться відповідне посилання на вихідний номер документа суду.

19.9. Для вхідного документа під час реєстрації автоматизована система документообігу суду генерує реєстраційний номер, що автоматично заноситься до реєстраційної картки вхідної кореспонденції. Усі наступні документи автоматизована система документообігу суду пов'язує з первинним документом.

19.10. Кожний вхідний непроцесуальний документ реєструється в суді лише один раз.

До реєстраційної картки на документ, одержаний в електронній формі, приєднується цей документ. Також до реєстраційних карток може додаватися сканований варіант письмових документів.

Подальше внесення інформації щодо руху документа до реєстраційної картки здійснюють користувачі автоматизованої системи відповідно до їхніх посадових обов'язків.

19.11. На першому аркуші документів у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп, який містить дату реєстрації, реєстраційний номер, підпис особи, яка зареєструвала документ.

19.12. Непроцесуальні вхідні документи після реєстраціїможуть передаватися керівництву суду за допомогою автоматизованої системи документообігу суду в день надходження.

Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву в день надходження двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

При передаванні таких документів керівництву суду за необхідності додаються короткі довідки інформаційного змісту з питань, порушених у цих документах, за наявності - попереднє листування. На вимогу керівництва суду інформаційна довідка складається у вигляді окремого документа.

19.13. Якщо після отримання документів електронною поштою, факсимільним зв'язком до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні зберігаються у службі діловодства, про що робиться відмітка у реєстраційній картці. На оригіналі документа на реєстраційному штампі додатково зазначається дата одержання факсограми (електронного повідомлення).

20. Накладення резолюції. Надання доручення. Передавання для виконання

20.1. Після вивчення непроцесуального документа керівництво суду накладає резолюцію, яка вноситься до реєстраційної картки документа в автоматизованій системі документообігу суду.

Резолюція містить дату накладення резолюції (генерується автоматично), посаду, прізвище та ініціали автора резолюції, спосіб виконання непроцесуального документа, виконавця (виконавців) і термін виконання.

Після попереднього розгляду документа керівництвом і проставлення резолюції в той самий день документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції в автоматизованій системі документообігу суду. До облікової картки на вхідний документ в автоматизованій системі документообігу суду вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця (особи, якій підлягає передачі документ), дату передачі документа виконавцеві (особі, якій згідно резолюції підлягає передачі документ).

20.2. Керівництво суду з власної ініціативи у зв'язку з необхідністю підготовки певного непроцесуального документа може дати доручення, яке оформлюється в порядку, визначеному пунктом ____.

20.3. Непроцесуальний документ після накладення резолюції (надання доручення) може передаватися виконавцю за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

Закони та інші нормативно-правові акти після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції передаються голові суду, а за його резолюцією - для подальшого опрацювання (кодифікації).

21. Виконання непроцесуальних документів і доручень

21.1. Після реєстрації резолюції документи передаються виконавцям (за призначенням) під підпис за реєстром, роздрукованим з автоматизованої системи документообігу суду.

Строки виконання внутрішніх документів суду обчислюються в календарних днях, починаючи з дати їх підписання (затвердження), а вхідних документів – з дати надходження (реєстрації). Строки виконання документів можуть бути вказані в документі, резолюції або встановлені нормативно-правовими актами.

Якщо закінчення строку виконання документа припадає на неробочий день, то днем закінчення строку вважається перший наступний за ним робочий день.

Резолюції (доручення) з позначкою "Терміново" виконуються протягом трьох днів, якщо інший термін не встановлено керівництвом суду.

21.2. Якщо виконання документа або доручення керівництва суду покладено на декілька підрозділів (осіб), то відповідальним за виконання є підрозділ (особа), вказаний першим.

Співвиконавці повинні подати всі необхідні матеріали відповідальному виконавцю у встановлений ним термін.

Для виконання доручення відповідальному виконавцю надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

21.3. Якщо відповідальним за виконання непроцесуального документа або доручення є керівник підрозділу апарату суду, то він виконує самостійно або визначає підлеглого йому працівника апарату суду безпосереднім виконавцем.

Безпосередній виконавець (виконавці) визначаються шляхом накладення керівником підрозділу апарату суду резолюції і передання документа в порядку, встановленому пунктом 3.2 цього Розділу.

21.4. Документ для виконання з підрозділу в підрозділ може бути передано лише на підставі резолюції керівництва суду із внесенням відповідної інформації до реєстраційної картки документа.

21.5. Виконавець вивчає подані матеріали та з урахуванням визначеного у резолюції (дорученні) строку виконання подає підготовлені пропозиції.

21.6. Після підготовки пропозицій відповідальна за виконання особа надсилає їх за допомогою автоматизованої системи керівнику, який наклав резолюцію (видав доручення), та на вимогу керівника доповідає про них особисто.

21.7. До передавання документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, відредагувати, правильно оформити, забезпечити внутрішнє погодження. Документ подається на підпис разом із додатками до документа та матеріалами, на підставі яких він виконувався.

21.8. У разі необхідності оцінки доцільності документа, його обґрунтованості, відповідності законодавству проект цього документа потребує візування (погодження).

Перелік посадових осіб, які повинні візувати документ, визначає відповідальна особа, яка створює документ, виходячи з його змісту.

Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза вноситься до реєстраційної картки і включає назву посади, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, дати візування (генерується автоматично).

Допускається накладення візи на проект документа, що викладений у письмовій формі. Така віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів та прізвища особи, яка візує документ, дати візування.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

Заперечення та доповнення до проекту документа викладаються окремим документом, про що при візуванні робиться відмітка: «Заперечення (доповнення) додаються». Заперечення (доповнення) обов'язково доводяться до відома особи, яка підписує документ.

Контроль щодо візування виконаного документа всіма виконавцями здійснює служба діловодства, а також керівництво суду.

21.9. Відповідь на виконаний документ (або її перший примірник), виготовлений у письмовій формі, підписує керівник, який наклав резолюцію, або особа, яка виконує його обов'язки. Відповідь у формі електронного документа скріплюється їхнім електронним цифровим підписом.

22. Реєстрація і надсилання вихідних непроцесуальних документів

22.1. Вихідними непроцесуальними документами суду є документи, що створюються у суді, не пов’язані з розглядом конкретних судових справ та адресуються державним органам, юридичним і фізичним особам.

22.2. Вихідні непроцесуальні документи оформлюються на бланках суду, які виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.

22.3. Реєстрацію вихідної кореспонденції здійснює служба діловодства відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

22.4. Вихідний документ у необхідній кількості примірників передається до служби діловодства для внесення відповідних даних до автоматизованої системи, присвоєння вихідного реєстраційного номера та відправлення адресатам.

Вихідний номер документа формується автоматизованою системою документообігу суду.

22.5. Якщо документ надсилається декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у відповідному наряді;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

22.6. Підготовку документів до відправлення здійснюють працівники служби діловодства. Підготовка включає оформлення списків (реєстрів), які підписуються особою, що їх склала, та керівником служби діловодства. На реєстрах проставляється печатка служби діловодства суду.

22.7. Вихідний документ відправляється у той спосіб, за допомогою якого було отримано відповідний вхідний документ - електронною поштою, факсом, поштою, особисто під підпис, якщо інше не визначено керівництвом суду.

22.8. Письмовий документ перед відправленням може скануватися і додаватися до реєстраційної картки.

Виконаний документ разом із копією відповіді (завізований усіма співвиконавцями та відповідальним виконавцем) підшивається до відповідного наряду та залишається у службі діловодства або відповідному структурному підрозділі. Якщо відповідь надавалась лише електронною поштою або факсом, до наряду підшивається перший примірник документа з підписом.

22.9. При надсиланні кореспонденції поштою, крім найменування органу чи юридичної особи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (вулицю, номер будинку, квартири, місто, район, область, поштовий індекс).

22.10. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

22.11. Вихідні документи відправляються централізовано службою діловодства поштою та можуть вручатися під розписку у розносній книзі (додаток 38) або на копії супровідного листа, який залишається у наряді суду.

22.12. Служба діловодства відправляє лише кореспонденцію, пов'язану з діяльністю суду. Кореспонденція особистого характеру відправляється самостійно.

22.13. Офіційне листування, яке не стосується провадження у судових справах, між Вищим спеціалізованим судом України з розгляду цивільних і кримінальних справ, апеляційними і місцевими судами, Державною судовою адміністрацією України, територіальними управліннями Державної судової адміністрації, підприємствами, установами та організаціями, що створені Державною судовою адміністрацією, може здійснюватися за допомогою електронної пошти з офіційних електронних адрес відповідних установ шляхом обміну електронними документами, скріпленими електронним цифровим підписом.

23. Контроль за виконанням непроцесуальних документів і доручень

23.1. Контроль та виконання документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання. На документі, взятому керівництвом на контроль, ставиться відмітка червоним кольором "Контроль" або літера "К". У реєстраційній картці документа зазначається відповідна позначка.

23.2. Забезпечення контролю за виконанням документів і доручень покладається на службу діловодства або окрему посадову особу.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

23.3. Контроль за виконанням непроцесуальних документів та доручень включає доведення до виконавця (виконавців) змісту документа або доручення, що контролюється, перевірку ходу виконання, інформування про це керівництва суду, а також зняття з контролю виконаного документа або доручення.

23.4. Доведення до виконавця (виконавців) змісту документа або доручення здійснюється (в тому числі за допомогою автоматизованої системи документообігу суду) відразу після накладення резолюції або надання доручення.

23.5. Відстеження строків виконання документів і доручень здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

За два робочі дні до закінчення строку на виконання автоматизована система інформує виконавця.

У день закінчення строку виконання автоматизована система інформує про це виконавця, керівництво суду, а також службу діловодства.

Якщо необхідно продовжити строк виконання непроцесуального документа або доручення, виконавець не пізніше, ніж за два дні до закінчення строку за допомогою автоматизованої системи документообігу суду подає керівнику, який наклав резолюцію або дав доручення, мотивоване клопотання про його продовження з обґрунтуванням нового строку виконання.

Відомості про зміну строку виконання документа (доручення) або виконавця (співвиконавців) вказуються у реєстраційній картці.

23.6. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Проміжна відповідь або запит не є підставою для визнання документа виконаним.

23.7. Рішення про остаточне виконання документа чи доручення приймає керівник, який наклав відповідну резолюцію (дав доручення), або особа, яка виконує його повноваження. Таке рішення засвідчується у реєстраційній картці відміткою керівника або уповноваженого ним працівника апарату суду про зняття з контролю.

24. Особливості оформлення організаційно-розпорядчих документів

24.1. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 р. № 55 (далі - Національний стандарт України).

Організаційно-розпорядчі документи суду (накази, розпорядження тощо) оформлюються на бланках.

Без бланка оформлюються:

1) листи та інші документи, підготовлені судом спільно з іншими органами;

2) внутрішні службові документи (листи, службові та доповідні записки, окремі види довідок тощо), призначені для використання в апараті суду;

3) договори.

24.2. Організаційно-розпорядчі документи суду можуть мати письмову або електронну форму залежно від потреби.

24.3. Організаційно-розпорядчий документ повинен мати обов'язкові для цього виду документа реквізити у відповідному порядку їх розташування, встановленому державним стандартом, зокрема: найменування суду, найменування виду документа (крім листів), заголовок до тексту, дата, номер, текст, підпис тощо. У процесі підготовки і оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

24.4. Організаційно-розпорядчий документ виготовляється у форматі аркуша А4 (210 х 297 мм) та має такі береги, мм: лівий – 30, правий – 10, верхній і нижній – 20.

24.5. Зображення Державного Герба України розміщується у центрі верхнього берега бланка документа. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.

24.6. Найменування суду вказується в документі відповідно до Указу Президент України від 20 травня 2011 року № 591/2011 "Питання мережі місцевих загальних та апеляційних судів".

24.7. Найменування документа має відповідати компетенції суду та змісту організаційної чи розпорядчої дії (наказ, розпорядження, доручення, довідка, договір тощо), що документується.

24.8. Датою прийняття документа є дата його підписання (у тому числі електронним цифровим підписом); для документа, прийнятого колегіальним органом, – дата прийняття рішення; для документа, який підлягає затвердженню, – дата затвердження.

Для документа, складеного спільно декількома організаціями, дата єдина і відповідає даті більш пізнього підписання документа.

Дата підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, які вміщені в тексті, оформлюються цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами одним рядком у послідовності: число, місяць, рік, наприклад: 05.08.2012. У текстах і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 05 серпня 2013 року.

24.9. Обов'язковому датуванню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх надходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і надіслання його до справи). Відповідні відомості фіксуються у реєстраційній картці документа в автоматизованій системі документообігу суду.

24.10. Дата підписання зазначається в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

24.11. Документи можуть бути адресовані органам, підприємствам, установам, організаціям (юридичним особам), їх структурним підрозділам або конкретним особам.

У разі адресування документа юридичній особі або її структурному підрозділу без зазначення конкретної посадової особи їхні найменування вказуються у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Департамент міжнародного права та співробітництва

У разі адресування документа посадовій особі найменування юридичної особи вказується у називному відмінку, а посада та прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Міністерство юстиції України

Департамент міжнародного права та співробітництва

Головному спеціалістові

Петренку О.І.

У разі адресування документа керівникові юридичної особи її найменування включається до складу найменування посади адресата, наприклад:

Генеральному директору

об'єднання "Агробуд"

Іванченку О.В.

У разі адресування документа декільком посадовим особам їхні посади слід указувати узагальнено, наприклад:

Головам місцевих

загальних судів

У разі адресування документа декільком однорідним організаціям їх найменування слід указувати узагальнено, наприклад:

Місцеві загальні суди

До реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса, порядок і форма запису якої повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, наприклад:

Інститут економіко-правових

досліджень

вул. Університетська, 77,

м. Донецьк, 83048

Документ, викладений у письмовій формі, як правило, не повинен містити більше чотирьох адресатів. Кожний примірник такого документа повинен бути підписаний.

У разі надсилання документа, викладеного у письмовій формі, більш ніж чотирьом адресатам складається список для розсилання, а на кожному документі вказують тільки одного адресата.

Якщо документ, викладений у письмовій формі, надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (чи ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

Коваленко Петро Степанович

вул. Дорогожицька, буд. 12, кв. 7,

м. Київ, 04067

Адреса не зазначається на документах, що надсилаються до державних установ та постійним адресатам. У цьому разі можуть застосовуватись конверти, на яких заздалегідь надруковані адреси.

24.12. Посилання на вихідний номер та дату документа, на який надається відповідь, є обов'язковим і складається з постійної частини "На № __________ від _______", розміщеної після вихідних дати та реєстраційного індексу документа.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на всі номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька листів різних адресатів, то посилання на їх вихідні номери та дати вміщуються одне під одним у тій послідовності, у якій у листі суду зазначені адресати.

24.13. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа під час його реєстрації та подальшого опрацювання.

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

24.14. Текст документа містить інформацію, заради фіксування якої створено документ.

Як правило, текст документа складається з трьох частин:

1) вступної, у якій викладаються підстави виготовлення документа;

2) описової, у якій викладаються обставини, факти, посилання на нормативні акти, аргументація автора документа;

3) резолютивної, у якій викладаються висновки, пропозиції, клопотання, рекомендації, рішення тощо.

24.15. Примірник документа, що викладений у письмовій формі, який залишається в суді, візується нижче місця для підпису документа на лицьовому боці останнього аркуша документа або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці місця недостатньо.

24.16. Зовнішнє погодження документа, викладеного у письмовій формі, оформлюється відповідним грифом.

Гриф погодження розміщується нижче реквізиту "Підпис" на лицьовому боці документа і складається зі слова ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису і дати погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Голова апеляційного суду

Черкаської області

_________________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

14.08.2012

Якщо документ погоджується рішенням колегіального органу, то гриф погодження оформлюється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

зборів суддів апеляційного суду

Чернігівської області

14.08.2012

Грифи погодження можуть розміщуватись на окремому "Аркуші погодження", якщо зміст документа стосується інтересів трьох і більше організацій. На такому документі робиться позначка "Аркуш погодження додається".

Залежно від змісту документа в необхідних випадках здійснюється зовнішнє погодження із зацікавленими особами.

24.17. Документ підписує відповідальна особа згідно з її компетенцією. Документ, викладений в електронній формі, скріплюється електронним цифровим підписом. На лицьовому боці в нижньому лівому куті останньої сторінки документа вказується прізвище виконавця документа і номер його службового телефону, наприклад: Петренко 5321814 або Петренко Людмила Петрівна 5321814.

До складу підпису входять найменування посади особи, яка підписує документ, її підпис та його розшифрування (ініціал(и) та прізвище).

Документи колегіальних органів підписують головуючий на засіданні колегіального органу та секретар.

У документах, які готуються комісією, зазначається статус осіб у складі комісії (голова, члени комісії).

Якщо документ підписують декілька осіб, які обіймають посади однакового рівня, то їхні підписи розміщують на одному рівні.

Якщо документ підписують декілька посадових осіб, то їхні підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості або рівня посадових осіб.

Якщо посадова особа, підпис якої вказано на проекті документа, відсутня, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому необхідно вказувати фактичну посаду особи, яка підписує документ, наприклад: «Виконуючий обов'язки» («В.о.»), «Заступник». Не дозволяється в документі ставити прийменник «За» або вертикальну риску перед найменуванням посади.

Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається. У виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути погоджені особою, яка підписала цей документ.

24.18. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа (без абзацу).

Якщо документ має додатки, повну назву яких названо в тексті, то відмітка про них оформлюється таким чином:

Додаток: на 10 арк. у 3 прим.

Якщо додатки у тексті документа не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного, наприклад:

Додаток:

1. Штатний розпис на 4 арк. у 3 прим.

2. Кошторис витрат на 3 арк. у 3 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказується.

За наявності кількох додатків вони нумеруються арабськими цифрами. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки повинні бути оформлені на стандартних аркушах та мати всі необхідні для документа реквізити.

Додатки до розпорядчих документів повинні візуватися керівниками структурних підрозділів на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

На додатках до розпорядчого документа у правому верхньому куті повинна міститися позначка із зазначенням назви документа, його дати і номера, наприклад:

Додаток

до наказу апеляційного суду

Львівської області

14.08.2012 №______

24.19. Способом введення документа в дію є його затвердження.

Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовими особами), відповідним актом суду або іншими організаціями, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у документі, що затверджується.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади, підпису, ініціалів та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова апеляційного суду

Донецької області

__________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

14.08.2012

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви, дати і номера затверджуваного документа у називному відмінку, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ апеляційного суду

Харківської області

14.08.2012 №______

24.20. Накази (додаток 39) видають голова суду, керівник апарату суду або особи, які виконують їхні обов’язки.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині викладається мета і завдання приписаних дій, причини його видання. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, інший нормативний чи розпорядчий документ, то в констатуючій частині зазначається його назва, дата, номер, заголовок, у разі необхідності викладається зміст тієї частини вказаного документа, яка безпосередньо стосується судових органів.

Розпорядча частина починається словом "НАКАЗУЮ".

У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються конкретні заходи і дії, підрозділи апарату суду і (або) посадові особи, які відповідають за його реалізацію, та термін виконання завдань. Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, про це зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини наказу вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

Проект наказу подається для візування всім виконавцям, які зазначені у ньому.

24.21. Розпорядження (додаток 40) видають голова суду, керівник апарату суду або особи, які виконують їх обов'язки.

Розпорядження видають для вирішення оперативних питань з окремих напрямків діяльності суду.

Розпорядження оформлюється в такому ж порядку, як і наказ, тільки розпорядча частина може починатися словами "Пропоную", "Зобов'язую", "Забезпечити".

24.22. Реєстрація наказів і розпоряджень з основної діяльності суду, з адміністративно-господарських питань, з особового складу ведеться окремо по кожному виду документів.

Ознайомлення керівництва суду, суддів та працівників апарату суду з наказами та розпорядженнями з основної діяльності, адміністративно-господарських питань, а також з кадрових питань здійснюється службою діловодства та відповідно кадровою службою.

24.23. Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу містить прізвища й ініціали секретаря, присутніх, порядок денний.

В основній частині протоколу фіксують перебіг засідання колегіального органу. Вона складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

Розділи нумерують арабськими цифрами і в кожному з них є такі підрозділи: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", які друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку. Нижче слова "СЛУХАЛИ" з абзацу зазначають прізвища та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, потім ставлять тире й викладають зміст доповіді від третьої особи однини. Основний зміст доповідей та виступів вміщується в тексті протоколу або додається до нього, постанова (ухвала) друкується повністю.

Документ, затверджений колегіальним органом, додається до протоколу.

Зміст окремої думки члена колегіального органу викладається у протоколі після відповідного протокольного рішення.

Протокол підписують головуючий на засіданні та секретар. Протоколи нумеруються за порядком складання у межах календарного року.

Протоколи загальних засідань (зборів) різних організацій мають складний номер, який включає номери протоколів організацій, що брали участь у роботі засідання.

Бланки протоколу можуть бути виготовлені друкарським способом.

24.24. Заяви з кадрових питань (щодо переведення на посаду, надання щорічної, додаткової та навчальної відпусток, звільнення тощо) працівники апарату суду подають на ім'я керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки).

За необхідності в підрозділі апарату суду заяви подаються на ім'я його керівника.

У заяві, незалежно від змісту, реквізити рекомендується розташовувати у такій послідовності:

1) адресат (праворуч вказується посада, а з нового рядка – прізвище та ініціали особи, на чиє ім'я подається заява);

2) відомості про заявника (зазначається повна назва посади, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка подає заяву).

Оскільки при прийнятті на роботу передбачено заповнення спеціальної форми, де вказується домашня адреса, у заяві її можна не зазначати. У разі звернення до суду особи, яка не є працівником апарату, адреса зазначається і вказується номер телефону;

3) назва виду документа (Заява) розміщується нижче відомостей про адресата та заявника посередині рядка і пишеться з великої літери. Після слова "Заява" крапка не ставиться;

4) текст заяви розміщується з абзацу під словом "Заява" з великої літери, з відступом у три рядки, де чітко формулюється текст заяви з лаконічним обґрунтуванням.

До окремих заяв додаються довідки. Зокрема, до заяви про навчальну відпустку обов'язково додається виклик навчального закладу, а до заяви про відпустку може додаватися довідка з лікувальної установи.

Після тексту заяви вказується перелік додатків (копій документів). У кінці проставляється дата складення заяви, і, якщо вона викладена в письмовій формі, засвідчується підписом.

Усі заяви, що подаються працівниками апарату, обов'язково візує керівник самостійного підрозділу апарату суду, а в разі його відсутності – особа, яка виконує його обов'язки.

Якщо в заяві йдеться про надання матеріальної допомоги, встановлення надбавки, тоді ставиться віза керівника фінансового підрозділу.

Візування заяви, поданої за допомогою автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється шляхом проставляння відповідної відмітки у реєстраційній картці заяви.

Якщо документ викладений у письмовій формі, після підпису особи, яка візує документ, вказуються ініціали та прізвище і проставляється дата візування.

25. Особливості діловодства за запитами на інформацію

25.1. Робота із запитами на інформацію в суді ведеться відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

25.2. Запити на інформацію, що надходять на адресу суду, приймає і реєструє канцелярія в автоматизованій системі документообігу суду.

25.3. Після отримання та реєстрації запит на інформацію передається керівнику апарату суду або визначеній ним відповідальній особі.

25.4. Відповідь на запит на інформацію надається на адресу, вказану запитувачем, та у запитуваній формі.

26. Особливості діловодства з питань розгляду звернень (заяв, скарг, пропозицій) фізичних або юридичних осіб

26.1. Робота з письмовими пропозиціями, заявами та скаргами фізичних або юридичних осіб (далі - звернення), що не підлягають розгляду в порядку господарського судочинства, ведеться у суді відповідно до Закону України "Про звернення громадян", а також у порядку, встановленому постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації".

26.2. Особистий прийом громадян, у тому числі представників юридичних осіб, з питань роботи суду здійснюють голова суду, його заступники, керівник апарату суду та його заступник.

26.3. Графік особистого прийому громадян та режим роботи суду розміщують на сайті суду, а також у суді на спеціально пристосованому стенді (дошці оголошень суду). Також на сайті суду та стенді може бути розміщена інша корисна інформація: список справ, призначених до розгляду (додаток 41); зразки заяв про надання копій судових рішень, запитів на інформацію, витяги з нормативно-правових актів, що встановлюють розміри сплати відповідних платежів, платіжні реквізити тощо.

26.4. Звернення приймаються до розгляду з усіх питань, що відносяться до компетенції суду.

До розгляду не приймаються звернення без підпису (анонімні), у яких містяться нецензурні вирази, а також непридатні для читання.

26.5. Звернення приймаються, реєструються, розподіляються та виконуються в порядку, передбаченому цією Інструкцією.

Колективні звернення реєструються з позначкою "Колективне" на прізвище першого заявника, якому і направляється відповідь.

26.6. Звернення, що надійшли до суду, які стосуються діяльності керівництва суду, суддів, обов'язково доводяться до відома голови суду.

26.7. Звернення вважаються опрацьованими, якщо порушені в них питання розглянуті по суті, вжито необхідних заходів, надано відповідь заявнику в письмовій (електронній) формі, а також якщо порушені питання зняті з розгляду заявником, про що є його письмове (електронне) повідомлення.

26.8. Під час прийому керівництвом суду громадян в автоматизованій системі документообігу суду ведеться окремий журнал прийому громадян, який містить такі реквізити: № з/п, прізвище, ім’я та по батькові особи, що звернулась, суть порушеного питання, відмітка про подані особою на прийомі документи, відмітка про заходи реагування (додаток 42).

27. Формування непроцесуальних документів у справи

27.1. Непроцесуальні документи формуються у справи за допомогою автоматизованої системи документообігу суду відповідно до затвердженої номенклатури справ.

27.2. Під час формування справ слід дотримуватися таких правил:

1) групувати у справи постійного зберігання тільки оригінали документів (у разі їх відсутності – засвідчені копії);

2) не допускати включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить іншій установі);

3) групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ). Особові справи формуються впродовж усього часу роботи особи в суді;

4) групувати у справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання (як виняток, документи постійного й тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед переданням справи до архіву суду документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою);

5) до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщують ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання.

27.3. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.

27.4. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

27.5. Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються у справи разом із цими документами.

Накази та розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнень на працівників; відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

27.6. Документи засідань зборів, нарад тощо групуються у дві справи:

1) протоколи й документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

2) документи з організації та проведення засідань (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають тощо).

Протоколи групуються у справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами й номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу - за порядком денним засідання.

27.7. Запити судів та інших органів й документи, пов'язані з їхнім виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності суду. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами запитів.

27.8. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

27.9. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом - запитом.

27.10. Особові справи працівників суду ведуться у визначеному законодавством порядку.

27.11. Особові рахунки працівників, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно.

ІV. АРХІВНА РОБОТА В СУДІ

28. Складання номенклатури справ

28.1. У суді складаються номенклатури справ підрозділів апарату суду і зведена номенклатура справ суду (додаток 44).

Номенклатура справ підрозділів апарату суду розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у підрозділі апарату суду, на підставі документів з усіх питань його діяльності.

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ підрозділів апарату суду.

Методична допомога у складанні номенклатур справ надається архівом суду.

28.2. За складання номенклатури справ та її ведення відповідає служба діловодства за участю архіву суду.

28.3. Під час складання номенклатури справ суду слід використовувати положення про структурні підрозділи, штатні розписи суду, номенклатуру справ суду за минулі роки, типові та галузеві переліки із зазначенням строків зберігання документів.

28.4. Під час складання зведеної номенклатури справ у суді використовуються структурний принцип її побудови. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба діловодства.

28.5. Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:

1) у графі 1 проставляються індекси кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу суду та порядкового номера справи в межах підрозділу;

2) у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи: назву виду справи (листування, журнал) або різновид документів (накази, протоколи); короткий зміст документів справи тощо. Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);

3) графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

4) у графі 4 зазначається строк зберігання справи, номер статті за переліком документів із строками зберігання;

5) у графі 5 номенклатури справ упродовж року, на який вона складена, робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до архіву суду.

28.6. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені (крім статистичних), реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

28.7. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

28.8. Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідною державною архівною установою.

Примірники номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

1) перший (недоторканий) примірник номенклатури справ зберігається у службі діловодства;

2) другий використовується службою діловодства як робочий;

3) третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ;

4) четвертий надсилається до відповідної державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває суд.

Підрозділи апарату суду отримують витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ для використання у роботі.

28.9. У кінці року номенклатура справ суду обов'язково закривається підсумковим записом, який підписує керівник служби діловодства. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівник архіву суду (особа, відповідальна за архів).

28.10. Номенклатура справ суду щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.

Номенклатура справ суду затверджується керівником апарату суду не пізніше грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного зберігання та включається як розділ номенклатури справ суду.

28.11. Номенклатура справ суду схвалюється експертною комісією (далі - ЕК) суду та погоджується експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідної державної архівної установи один раз на п'ять років або щорічно у разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи суду, після чого затверджується керівником апарату суду.

29. Експертиза цінності документів

29.1. Експертиза цінності документів суду проводиться з метою внесення їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.

29.2. Експертиза цінності документів суду проводиться за принципами та критеріями, встановленими нормативно-правовими актами.

29.3. Для організації і проведення експертизи цінності документів у суді утворюється постійно діюча експертна комісія (далі –ЕК).

Функції, права та обов'язки експертної комісії, а також організація її роботи визначаються відповідним положенням, яке затверджується керівником апарату суду.

29.4. До складу ЕК суду включаються керівник служби діловодства, керівник архіву суду (особа, відповідальна за архів), працівники апарату суду, окремі судді (за згодою), а також представники ЕПК відповідної державної архівної установи.

29.5. З питань організації та методики проведення експертизицінності документів ЕК суду керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Державної архівної служби України та положенням про ЕК.

29.6. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджується керівником апарату суду, і звітує перед ним про проведену роботу. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

29.7. Рішення ЕК з проведення експертизи цінності документів приймається більшістю голосів, оформлюється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності – заступник) і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії керівником апарату суду, за рішенням якого була утворена комісія. У разі відмови затвердити протокол засідання комісії з проведення експертизи цінності документів, її голова може звернутися зі скаргою до ЕПК відповідної державної архівної установи, рішення якої є остаточним.

29.8. Секретар ЕК суду за вказівками її голови забезпечує скликання ЕК суду, складає протоколи засідань, доводить до відома підрозділів і відповідних працівників апарату суду рішення ЕК, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК суду і забезпечує її оперативне зберігання.

29.9 Експертиза цінності документів суду здійснюється щорічно службою діловодства разом з ЕК суду під методичним керівництвом архіву суду або особи, відповідальної за архів.

29.10. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву суду, визначення документів тимчасового зберігання у структурних підрозділах апарату суду, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

29.11. Строки зберігання справ суду (крім судових справ) визначаються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 12 квітня 2012 року № 578/5.

29.12. Строки зберігання судових справ, документів обліку судових справ та матеріалів, інших документів, пов'язаних із здійсненням правосуддя, визначаються Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11 лютого 2010 року № 22.

29.13. Справи з позначкою “ЕПК”, у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені із зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки після закінчення експертизи цінності документів.

29.14. Під час проведення експертизи цінності виявлені дублетні документи, чернетки, неоформлені копії підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.

29.15. У разі встановлення у процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними підрозділами апарату суду здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник апарату суду за поданням ЕК та архіву суду затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) (додаток 45), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і вживає заходи щодо притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного підрозділу апарату суду, передається до архіву суду.

29.16. За результатами експертизи цінності в суді складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до НАФ (додаток 46). При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими", "Після закінчення строку договору" тощо.

29.17. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ суду за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК суду одночасно. Схвалені ЕК суду описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК відповідної державної архівної установи.

29.18. Схвалені ЕПК відповідної державної архівної установи описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з кадрових питань (особового складу) та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником апарату суду, після чого документи можуть бути знищені.

29.19. Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2011 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2015 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2017 року з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів.

29.20. Акт про вилучення документів для знищення складається у двох примірниках на всі справи суду в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

29.21. При внесенні до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, судові справи вносяться під загальним заголовком. У примітках акту зазначається: "Перелік справ суду, з яких вилучено оригінали судових рішень, додається".

29.22. У реєстраційній картці робиться відмітка про те, що справа знищена, зазначається дата складання акта.

29.23. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.

29.24. Справи, відібрані для знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата передання документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про виділення документів до знищення. Ці акти вміщуються у справу архівного фонду суду та зберігаються в архіві суду.

29.25. Якщо обсяг справ, що виділені до знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

29.26. Порядок знищення документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається спеціальною Інструкцією.

30. Оформлення справ та передання до архіву суду на зберігання

30.1. Судові справи підлягають оформленню після закінчення провадження, інші справи у діловодстві суду (наряди) – після закінчення поточного року.

30.2. Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.

Повністю оформлюються судові справи, справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, справи з кадрових питань (особового складу).

Повне оформлення справи передбачає: підшивання справи; нумерацію аркушів справи; складання внутрішнього опису документів справи ; складання засвідчувального напису (додаток 28); внесення необхідних уточнень у реквізити обкладинки справи (уточнення індексу та заголовка справи, дати тощо).

Частково оформлюються справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання: допускається зберігати справи у швидкозшивачах, не проводити повторну систематизацію документів.

З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються валовою нумерацією з дотриманням наступних правил:

аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором;

аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо;

фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстровані документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті;

аркуш формату, більшого, ніж формат А-4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті. А потім фальцюється на формат А-4;

аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо;

підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті;

у разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша;

у разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-б тощо);

усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі;

застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

30.3. Обкладинка справ постійного та тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років) зберігання, оформлюється за встановленою формою (додаток 47).

Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

30.4. Закінчені діловодством справи постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу) й тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися до архіву суду для наступного зберігання й використання. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів суду через 2 роки.

Передання справ до архіву суду здійснюється за графіком, складеним службою діловодства, погодженим з керівниками підрозділів апарату суду і затвердженим керівником апарату суду.

30.5. Дозвіл на передання судової справи до архіву суду дає суддя, під головуванням якого розглянуто справу, засвідчивши це своїм підписом із зазначенням дати у довідковому листі обкладинки судової справи. На обкладинці справи зазначається напис "До архіву".

30.6. При наданні дозволу на передання судових справ (проваджень), розгляд яких передбачено кримінальним процесуальним законодавством, до архіву суду слід керуватись такими правилами:

1) справа (провадження), за якою особу засуджено до штрафу або з особи стягнуто грошові суми на користь держави, передається до архіву суду після долучення до справи (провадження) квитанції про оплату вказаної у вироку суми.

У разі заміни штрафу покаранням у виді виправних або громадських робіт справа (провадження) передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання;

2) справа (провадження), за якою особа засуджена до позбавлення військового, спеціального звання, рангу, чину або кваліфікаційного класу, а також позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про виконання вироку в цій частині або про вилучення відповідного документа, який надає особі право займатися певною діяльністю тощо;

3) справа (провадження), за якою особу засуджено до виправних або громадських робіт, передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання;

4) справа (провадження), за якою особу засуджено до службових обмежень для військовослужбовців підлягає передачі до архіву суду після отримання від командира військової частини повідомлення про прийняття вироку до виконання;

5) справа (провадження), за якою особа засуджена і підлягає взяттю під варту або якщо засуджений після винесення вироку переховується, передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого;

6) справа (провадження), за якою особа засуджена до позбавлення волі або арешту та перебуває під вартою, передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого;

7) справа (провадження), у якій засуджена особа, що перебуває під вартою, за судовим рішенням звільняється з-під варти, у разі її відсутності в залі судового засідання, підлягає передачі до архіву суду після отримання судом від адміністрації місця попереднього ув'язнення повідомлення про звільнення ув'язненого з-під варти;

8) справа (провадження), за якою особу засуджено до покарання у виді тримання в дисциплінарному батальйоні, підлягає передачі до архіву суду після отримання судом повідомлення про місце відбування покарання засудженого військовослужбовця;

9) справа (провадження), за якою засуджену особу звільнено від відбування покарання з випробуванням, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) копії постанови суду про звільнення засудженого від призначеного покарання у зв'язку із закінченням іспитового строку або копії судового рішення про скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням і направлення засудженого для відбування покарання.

У разі скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням справа (провадження) передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого;

10) справа (провадження), за якою оголошено розшук особи, що уникає відбуття покарання після винесення вироку, підлягає передачі до архіву суду після отримання повідомлення про затримання особи та повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого або іншого повідомлення про виконання щодо цієї особи вироку;

11) справа (провадження), за якою судом винесено виправдувальний вирок, підлягає передачі до архіву суду після набрання вироком законної сили;

12) справа (провадження), за якою особу звільнено від покарання, але до неї застосовано примусові заходи медичного характеру, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) документів або постанови суду про припинення примусових заходів медичного характеру, або постанови суду про вирішення питання щодо подальшого відбування покарання осіб;

13) справа (провадження), у якій судом закрито на підставі статей 7, 7¹, 7², 7³, 8 Кримінально-процесуального кодексу України, статті 284 Кримінального процесуального кодексу України підлягає передачі до архіву суду після набрання ухвалою або постановою суду про закриття провадження у справі (провадженні) законної сили;

14) справа (провадження), у якій засудженій особі крім основного покарання призначене ще й додаткове у виді конфіскації майна, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) документів про виконання вироку в цій частині або про неможливість виконання;

15) справа (провадження), у якій засуджену особу зобов'язано до відшкодування збитків, заподіяних злочином, за цивільним позовом на користь фізичної або юридичної особи, підлягає передачі до архіву суду після видачі стягувачу виконавчого листа.

У разі, якщо стягувач не звернувся до суду із заявою про видачу виконавчого листа про виконання вироку суду після набрання ним законної сили, справа (провадження) передається до архіву суду після закінчення календарного року;

16) справа (провадження), у якій до засудженої неповнолітньої особи застосовано примусові заходи виховного характеру, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення служби у справах дітей, органу внутрішніх справ, педагогічного, трудового колективу, окремих громадян про отримання копії вироку;

17) справа (провадження), провадження у якій судом закрито з передачею особи на поруки колективу підприємства, установи чи організації за їх клопотанням про це, прийнятим на загальних зборах, справа (провадження) підлягає передачі до архіву суду після однорічного терміну дії поручительства колективу, якщо до матеріалів кримінальної справи (кримінального провадження) долучено спостережне провадження з характеристиками на особу, яку звільнено від кримінальної відповідальності, або з відомостями про притягнення особи до кримінальної відповідальності у зв'язку з порушенням умов передачі на поруки;

18) справа (провадження), провадження у якій судом закрито, підлягає передачі до архіву суду після приєднання до матеріалів справи (провадження) копій відповідних супровідних листів і повернутих зворотних повідомлень про вручення поштового відправлення із судовим рішенням з підписами осіб, які їх отримали, прокуророві, особі, яка притягалася до відповідальності, його законному представнику, особі, за заявою якої була порушена кримінальна справа (кримінальне провадження), а також потерпілому та цивільному позивачеві;

19) справа (провадження), у якій до засудженої особи застосовано примусове лікування від хвороби, що становить небезпеку для здоров'я інших людей, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання та початок примусового лікування засудженого;

20) справа (провадження) за поданням органу досудового слідства підлягає передачі до архіву суду після приєднання до матеріалів справи (провадження) документів про отримання органом, який вніс до суду подання, та, у передбачених Кримінально-процесуальним кодексом України випадках, особою, стосовно якої розглянуто подання, копії судового рішення;

21) справа (провадження) за скаргою на дії та рішення правоохоронних органів підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) документів про отримання відповідними особами копії постанови (ухвали) суду;

22) справа (провадження) за поданням про умовно-дострокове звільнення від відбування покарання чи інше звільнення від покарання, скасування звільнення від покарання з випробуванням, про припинення адміністративного нагляду, застосування обмежень, зміну обсягу обмежень особам, яким установлено адміністративний нагляд або іншим подання у порядку виконання судового рішення в кримінальних справах (кримінальних провадженнях) підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи (провадження) повідомлення про отримання органом, установою постанови для виконання.

30.7. При наданні дозволу на передання судових справ, розгляд яких передбачено цивільним процесуальним законодавством, слід керуватись такими правилами:

1) справа, що вирішена із задоволенням (частковим задоволенням) позову (заяви) підлягає передачі до архіву суду після видачі виконавчих листів стягувачам, а у справах, по яких не передбачено видачу виконавчого листа - надіслання (видачі) копії судового рішення, що набрало законної сили, відповідним органам (особам), у випадках, встановлених законодавством.

У разі, якщо стягувач не звернувся до суду із заявою про видачу виконавчого листа про примусове виконання рішення суду після набрання ним законної сили, справа передається до архіву суду після закінчення календарного року;

2) справа, у якій у задоволенні позову відмовлено, підлягає передачі до архіву суду після набрання судовим рішенням законної сили;

3) справа, у якій ухвалено судове рішення щодо стягнення судового збору на користь держави, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи документів про зарахування відповідних сум до спеціального фонду державного бюджету або про неможливість виконання судового рішення в цій частині;

4) справа, в якій позов залишено без розгляду, закрито провадження у справі, а також у разі укладення між сторонами мирової угоди, підлягає передачі до архіву суду після набрання судовим рішенням законної сили;

5) справа про позбавлення батьківських прав підлягає передачі до архіву суду після отримання повідомлення від відповідного державного органу реєстрації актів цивільного стану за місцем реєстрації народження дитини повідомлення про отримання копії судового рішення;

6) у разі винесення у справі окремої ухвали суду, справа підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення про результати вжитих заходів або копії постанови судді про розгляд протоколу про вчинення посадовою особою адміністративного правопорушення у зв'язку із залишенням нею окремої ухвали без розгляду.

30.8. При наданні дозволу на передання судових справ, що розглядаються у порядку адміністративного судочинства, слід керуватись такими правилами:

1) справи, вирішені із задоволенням (частковим задоволенням) позову, підлягають передачі в архів суду після видачі виконавчих листів стягувачам про примусове виконання судового рішення після набрання ним законної сили, а у справах, по яких не передбачено видачу виконавчого листа - надіслання (видачі) копії судового рішення відповідним органам (особам).

У разі, якщо стягувач не звернувся до суду із заявою про видачу виконавчого листа про примусове виконання судового рішення після набрання ним законної сили, справа передається до архіву суду після закінчення календарного року;

2) справа, у якій відмовлено у задоволенні позовних вимог, залишено позовну заяву без розгляду або закрито провадження у справі, підлягає передачі в архів суду після набрання судовим рішенням законної сили;

3) справа, у якій суд ухвалив судове рішення не на користь суб'єкта владних повноважень та зобов'язав його подати у встановлений судом строк звіт про виконання судового рішення, підлягає передачі в архів суду після долучення до матеріалів справи такого звіту;

4) справа, у якій ухвалено судове рішення щодо стягнення судового збору на користь держави, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи документів про зарахування відповідних сум до спеціального фонду державного бюджету або про неможливість виконання судового рішення в цій частині;

5) у разі постановлення по справі окремої ухвали, справа передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення про результати вжитих заходів або копії постанови судді про розгляд протоколу про вчинення посадовою особою адміністративного правопорушення у зв'язку із залишенням нею окремої ухвали без розгляду.

30.9. При наданні дозволу на передання судових справ, розгляд яких передбачено законодавством про адміністративні правопорушення, слід керуватись такими правилами:

1) справа з постановою судді, що набрала законної сили, про застосування стягнення у виді адміністративного арешту передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення органу внутрішніх справ про відбуття правопорушником стягнення;

2) справа з постановою судді, що набрала законної сили, про застосування стягнення у виді виправних, громадських робіт передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення відповідного органу про відбуття правопорушником стягнення;

3) справа з постановою судді, що набрала законної сили, про застосування стягнення у виді позбавлення спеціального права, підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення відповідного органу про виконання постанови судді;

4) справа з постановою судді про конфіскацію предмета, що став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом правопорушення, грошей, передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи документів про конфіскацію предмета, грошей або про неможливість виконання постанови судді;

5) справа з постановою судді про оплатне вилучення предмета, що став знаряддям учинення або безпосереднім об'єктом правопорушення передається до архіву суду після долучення до матеріалів справи документів про виконання або про неможливість виконання постанови судді;

6) справа з постановою судді про накладення штрафу передається до архіву суду після приєднання до матеріалів справи документів про оплату штрафу у добровільному порядку, виконання постанови судді у примусовому порядку або про неможливість виконання;

7) справа з постановою судді про накладення адміністративного стягнення у виді попередження підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи розписки особи, стосовно якої розглянуто справу, про вручення копії постанови судді або проголошення її змісту;

8) справа з постановою судді про притягнення до адміністративної відповідальності за стрільбу з вогнепальної, холодної метальної чи пневматичної зброї в населених пунктах і в не відведених для цього місцях або з порушенням установленого порядку, а також за порушення правил зберігання, носіння або перевезення вогнепальної, холодної чи пневматичної зброї і бойових припасів особи, якій вогнепальну зброю, а також бойові припаси ввірено у зв'язку з виконанням службових обов'язків або передано в тимчасове користування, передається до архіву суду після приєднання до матеріалів справи повідомлення органу внутрішніх справ про результати розгляду питання про заборону цій особі користуватися вогнепальною зброєю та прийняті заходи;

9) справа з постановою судді про накладення адміністративного стягнення за корупційні правопорушення передається до архіву суду після приєднання до матеріалів справи повідомлень відповідного органу державної влади, органу місцевого самоврядування, керівника підприємства, установи чи організації, державного чи виборного органу, власника юридичної особи або уповноваженого ним органу про виконання;

10) справа з постановою судді про закриття провадження підлягає передачі до архіву суду після набрання постановою законної сили;

11) при винесенні постанови судді про закриття провадження у справі та звільнення особи від адміністративної відповідальності з передачею матеріалів на розгляд громадської організації або трудового колективу, копії матеріалів справи про адміністративне правопорушення з оригіналом постанови судді передаються до архіву суду у кінці календарного року при наявності повідомлення про заходи громадського впливу.

30.10. Якщо за судовим рішенням необхідно знищити речові докази, повернути речові докази власнику або передбачена їх конфіскація, справа підлягає передачі до архіву суду після долучення до матеріалів справи повідомлення про виконання судового рішення в повному обсязі.

30.11. У разі ухвалення у судових справах інших судових рішень для визначення моменту, коли справу можливо передати до архіву суду, слід керуватись рішенням ЕК.

30.12. Підготовка справ підрозділу апарату суду для передання до архіву суду включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі.

30.13. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) оправляються у тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.

30.14. Перед переданням справ до архіву суду до написів на обкладинках справ постійного, тривалого строків зберігання, з кадрових питань (особового складу) вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види й форми звітності тощо).

30.15. На обкладинці судової справи відповідно до Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11 лютого 2010 року № 22, вказується дата (рік), до якої включно справа має зберігатись в архіві суду.

30.16. На обкладинці справи (крім судових справ) вказується індекс, назва, дата (рік), термін зберігання сформованої справи відповідно до затвердженої номенклатури справ суду.

30.17. Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву суду в присутності працівника підрозділу апарату суду, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву суду, номери справ, що відсутні, дату приймання-передання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

Справи до архіву суду доставляються працівниками підрозділів апарату суду.

Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання).

31. Складання описів справ суду

31.1. Опис справ підрозділу апарату суду (додаток 48) складається за встановленою формою посадовою особою, відповідальною за діловодство в підрозділі, за методичною допомогою служби діловодства з дотриманням таких правил:

1) номер опису судових справ повинен складатися з початкової літери судочинства, у порядку якому розглянуто судову справу, з доданням початкової літери назви категорії справи по строку зберігання - "П" (постійний строк зберігання), "Т" (тривалого (понад 10 років) строк зберігання), "Тм" (тимчасового строку зберігання), та чотирьох цифр року, у якому закінчені включені до опису справи.

Наприклад. Опис цивільної справи, тривалого (понад 10 років) зберігання за 2008 рік, буде мати номер: 2Ц - Т - 2008;

2) номер опису управлінської документації суду повинен складатися з початкової літери назви категорії документів по строку зберігання - "П" (постійний строк зберігання), "Т" (тривалого (понад 10 років) строк зберігання) або "ОС" (з особового складу), та чотирьох цифр року, у якому заведені включені до опису справи.

Наприклад. Опис справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що значаться за номенклатурою справ і заведені в 2009 році, будуть мати номери: П - 2009; Т - 2009; ОС - 2009;

3) графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

4) у графі опису "№ з/п" зазначається номер загального порядку;

5) у графі "Номер (тому, частини)" зазначається:

для судових справ зазначається єдиний унікальний номер справи, що був присвоєний при реєстрації в суді;

для справ управлінської документації зазначається номер справи згідно з номенклатурою справ;

6) у графі опису "Заголовок справи (тому, частини)" вказується:

- для судових справ - прізвище та ініціали особи, стосовно якої розглянуто справу, стаття кодексу, прізвище та ініціали сторін із зазначенням предмету спору, кваліфікація правопорушення, тощо;

- для справ управлінської документації - найменування за номенклатурою справ;

7) у графі опису "Крайні дати справи (тому, частини)" зазначаються крайні дати документів - самого раннього і самого пізнього документа, унесеного до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;

8) у графі "Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком" зазначається рік, у якому закінчується строк зберігання. Якщо за Переліками визначено постійний строк зберігання, то в описі робиться відмітка "Постійно";

9) графа "Примітки" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передання справ іншим судам у випадку ліквідації суду, про наявність копій документів у справі, згодом проставляються відмітки про передання документів до державних архівних установ, архівних відділів міських рад тощо;

10) кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

11) у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

12) справи з кадрових питань (особового складу) вносяться до опису за абеткою, тематикою, хронологією. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією.

31.2. Опис справ підрозділу апарату суду складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до архіву суду, а другий залишається як контрольний примірник у підрозділі апарату суду.

31.3. Опис справ підрозділу апарату суду підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства й затверджується керівником відповідного підрозділу.

Описи справ підрозділів апарату суду є підставою для складання зведеного опису справ.

31.4. У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 49) включаються заголовки справ, що відклалися впродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку "ЕПК".

31.5. Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ підрозділів апарату суду.

Заголовки справ, що містять документи за декілька років, включаються у річний розділ зведеного опису.

Заголовки справ, включених у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку, доки їх кількість не дійде до числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад номер 2, або інший валовий номер.

31.6. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ першого і останнього номерів за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).

Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін.

31.7. Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описової статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами вказуються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити.

31.8. Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис .

31.9. Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ суду, у залежності від кількості таких справ можуть уноситися у річний розділ під літерними номерами (118-а, 454-б тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією.

31.10. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш (додаток 50), зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й складають довідковий апарат до опису.

Закінчений опис постійного зберігання разом з довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про суд за період, що охоплюють справи опису; коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах; висвітлюються особливості формування і описання справ, їх систематизації в опису.

Передмова підписується укладачем опису та керівником архіву (особою, відповідальною за архів).

До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису.

Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК суду, що проставляє гриф "СХВАЛЕНО" на кожному примірнику опису.

Річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання складаються у чотирьох примірниках, які подаються на розгляд ЕПК відповідної державної архівної установи.

Схвалені ЕПК відповідної державної архівної установи описи справ затверджуються керівником апарату. Один примірник направляється до відповідної державної архівної установи, другий – зберігається як недоторканий в архіві суду. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом та службою діловодства суду.

31.11. Опис справ тривалого зберігання складається за встановленою формою (додаток 51).

Систематизація заголовків справ тривалого зберігання у цьому описі повинна відповідати зведеній номенклатурі справ суду за цей самий рік та судовим справам, що вносяться до опису за порядковими реєстраційними номерами.

Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформлюються так, як і описи справ постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання ЕПК відповідної державної архівної установи не схвалюються.

31.12. Опис справ з кадрових питань (особового складу) складається за встановленою формою (додаток 52).

Заголовки справ опису з кадрових питань (особового складу) систематизуються за номінальною ознакою у такій послідовності: накази з особового складу; списки особового складу; картки з обліку особового складу; особові справи; особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості з зарплати); трудові книжки (незатребувані); акти про нещасні випадки тощо.

Особові справи (особові картки) вносяться в опис за роком звільнення посадової особи і систематизуються за абеткою прізвищ звільнених осіб.

Описи справ з кадрових питань (особового складу) суду складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК суду, погоджуються з ЕПК відповідної державної архівної установи та затверджуються керівником апарату.

32. Облік справ архіву суду

32.1. Облік справ архіву суду здійснюється з метою забезпечення їх збереженості та контролю за наявністю і рухом документів. Обліку підлягають усі справи, що зберігаються в архіві суду, а також описи справ.

32.2. Усі облікові справи повинні зберігатися в робочій кімнаті керівника архіву (особи, відповідальної за архів) у шафах (сейфах), що опечатуються. Користування обліковими документами здійснюється у приміщенні архіву тільки у присутності керівника архіву (особи, відповідальної за архів).

32.3. Облік справ архіву ведеться за основними та допоміжними реєстраційними формами.

32.4. До основних реєстраційних форм архіву відносяться журнал обліку надходження та вибуття справ (документів) архіву суду, описи справ.

32.5. Журнал обліку надходження та вибуття справ (документів) архіву суду (додаток 53) призначений для обліку всіх поточних і підсумкових на початок кожного нового року змін у складі та обсязі фондів і справ архіву. Журнал обліку надходження та вибуття справ архіву є підставою для складання паспорта архіву.

32.6. По закінченні календарного року в журналі надходження та вибуття справ архіву укладається підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, та тих, що вибули, а також про кількість фактично наявних на зберіганні справ.

32.7. Описи справ є первинним обліковим документом для індивідуального та сумарного обліку справ окремо постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). Індивідуальний облік здійснюється шляхом закріплення в описі справ за кожною справою окремого номера. Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому запису до опису.

32.8. Кожна зміна загальної кількості справ в опису пов'язана з надходженням, вибуттям, об'єднанням або розформуванням справ, позначається в підсумковому запису з посиланням на відповідні виправдувальні документи.

Приклади:

“Справи із № 100 до № 150 вибули у зв'язку з переданням до Державного архіву Волинської області. Акт № 2 від 10.04.2009”;

“До опису включено справу під № 198-а. Акт № 1 від 17.05.2009”.

32.9. Після цього складається новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справ з опису в графі “Примітка” проти кожної справи, що вибула, робиться позначка “вибула”.

32.10. Закінчений опис справ, що складається з річних розділів, повинен мати загальний підсумковий запис. Якщо опис складається з декількох томів (частин), то підсумковий запис складається до кожного тому (частини), а до останнього тому (частини) складається загальний підсумковий запис до опису в цілому.

32.11. Описи справ суду є основними обліковими довідниками до документів суду до укладання річного розділу зведеного опису справ суду та схвалення (погодження) його ЕПК відповідної державної архівної установи або ЕК суду, після чого вони з обліку знімаються, а після передання документів державному архіву – в установленому порядку знищуються.

32.12. В архіві суду, справи якого передаються на постійне зберігання, додатково ведеться паспорт архіву суду. У разі потреби до деяких справ додається внутрішній опис документів.

32.13. Паспорт архіву суду (додаток 54) призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), що містяться в архіві. Крім того, у паспорті наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

32.14. Паспорт архіву складається щорічно у двох примірниках, один з яких надсилається відповідній державній архівній установі не пізніше 1 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві суду.

33. Порядок зберігання справ в архіві суду

33.1. Основні вимоги щодо приміщень архіву суду, електро- і протипожежне обладнання архіву, температурно-вологий і світловий режими, санітарно-гігієнічний режим та обладнання архіву встановлюються нормативно-правовими актами.

33.2. Справи підрозділів апарату суду та судові справи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах (у шафах) таким чином, щоб справи за призначенням (окремо документи підрозділів апарату суду та окремо судові справи) зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень.

33.3. Справи постійного зберігання розміщуються окремо від справ тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з кадрових питань (особового складу).

33.4. Справи постійного зберігання повинні вміщуватися у картонажі, папки з клапанами; справи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в'язках з картонними прокладками; справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в'язок. При цьому судові справи вміщуються в картонаж (в'язку) залежно від об'єму по 10-50 справ.

33.5. На картонажі наклеюються, а до в'язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються найменування суду, номер опису, номери справ (або крайні дати на номери інших справ), уміщених у картонаж (в'язку). Картонажі (в'язки) нумеруються валовою нумерацією в межах кожного опису.

33.6. Забороняється зберігати архівні справи у штабелях на підлозі, підвіконнях та інших непередбачених для цього місцях.

33.7. Усі стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі (шафи) нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) – зверху вниз зліва направо.

33.8. Перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання проводиться в архіві суду в плановому порядку один раз на 5 років, а також перед переданням документів на постійне зберігання.

33.9. Перевіряння наявності та стану справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) здійснюється раз на 10 років.

33.10. Позапланове перевіряння наявності та стану справ проводиться:

1) після переміщення справ у інше сховище;

2) після ліквідації наслідків стихійного лиха;

3) після зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів);

4) під час реорганізації або ліквідації суду.

33.11. Щорічно перевіряються справи, що упродовж року були видані з архіву суду для користування.

33.12. Перевіряння наявності та стану справ проводиться працівниками архіву або комісією за наказом керівника апарату суду.

33.13. Перевіряння наявності та стану справ проводиться шляхом звіряння заголовків та інших реквізитів архівного опису з описуванням справ на обкладинках (титульних аркушах). Фізичний стан документів справ визначається шляхом їх візуального поаркушного переглядання та ідентифікацією документів усередині справи.

33.14. Справи, що видавалися для користування упродовж минулого року, перевіряються за журналами видавання справ з архіву суду та, у разі надіслання судових справ чи документів за межі суду, актами про видавання справ у тимчасове користування (додаток 55).

33.15. Вимога про надіслання справи і копія супровідного листа зберігаються у контрольній теці до повернення справи до архіву суду.

33.16. Під час проведення перевіряння заповнюється аркуш перевіряння наявності та стану справ архіву суду (додаток 56), у якому фіксуються всі виявлені недоліки.

33.17. Окремий аркуш перевіряння складається на кожен опис справ. Після завершення перевіряння у кожному опису після засвідчувального напису вноситься запис “Перевірено”, проставляються дата перевіряння та підпис особи, яка перевіряла справи цього опису.

33.18. Якщо під час перевіряння в опису виявлені літерні, пропущені, вільні номери справ, не відмічені в підсумковому записі, то він складається знову з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.

33.19. На підставі підсумкових записів у аркушах перевіряння складається акт перевіряння наявності та стану справ у цілому, який затверджує керівник апарату суду (додаток 57).

33.20. Аркуші й акти перевіряння наявності та стану справ уміщуються в окрему справу та зберігаються в архіві суду.

33.21. У разі встановлення у процесі проведення перевіряння справ нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, здійснюється їх розшук.

33.22. Розшук невиявлених справ проводиться упродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ.

33.23. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені їм місця.

33.24. У разі негативного результату розшуку керівник апарату суду за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ.

33.25. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів та інших облікових документів.

33.26. Документом, що підтверджує відсутність справи, можуть бути:

1) акт про вилучення справи для знищення (додаток 46);

2) акт про непоправні пошкодження справи (додаток 58);

3) акт передавання справи іншій установі та на постійне зберігання (додатки 59, 60).

33.27. Якщо розшук відсутніх справ безрезультатний і їх відсутність не підтверджена документально, вони залишаються в розшуку, на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи (додаток 61).

34. Видавання справ та документів з архіву суду

34.1. Видавання документів та справ з архіву суду, у тому числі судових справ, здійснюється за резолюцією керівництва суду, судді, у провадженні якого перебувала справа.

34.2. Для надання справ у тимчасове користування ведеться журнал видавання справ з архіву суду (додаток 62).

34.3 Вилучення із судових справ та справ постійного зберігання оригіналів документів допускається у виняткових випадках та здійснюється за резолюцією голови суду. При цьому у справі повинна залишатися засвідчена копія документа та підстава для надання оригіналу.

34.4. Копії документів зі справ, які зберігаються в архіві суду, видаються у порядку, встановленому для надання справи.

У разі видавання зі справи копії документа, виконаного на бланку, на копії повністю відображаються реквізити бланка.

У правому верхньому куті копії документа вміщується слово "Копія".

Для засвідчення вірності копії документа оригіналу робиться напис "Згідно з оригіналом" та вказуються повністю посада, ініціали та прізвище уповноваженої на це особи, яка ставить свій підпис та дату. Поруч з підписом посадової особи на вільному від тексту місці проставляється печатка суду (не гербова).

На звороті залишеного у справі документа зазначається, коли і кому видано його копію.

35. Порядок передавання справ на державне зберігання до архівних установ

35.1. Передавання документів Національного архівного фонду на державне зберігання здійснюється щорічно після закінчення граничних строків їх зберігання в суді.

35.2. Справи (крім судових справ) постійного зберігання передаються місцевими та апеляційними господарськими судами України на державне зберігання до відповідної державного архівної установи через 10 років, судові справи постійного зберігання та справи з оригіналами судових рішень – через 75 років. Вищим господарським судом України справи постійного зберігання передаються на державне зберігання до відповідної державної архівної установи через 15 років.

35.3. Справи передаються на постійне зберігання в упорядкованому стані за рахунок суду за описами, затвердженими в установленому порядку.

Перед передаванням справ суду на постійне зберігання архівом суду спільно з представником державної архівної установи проводиться перевіряння фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуваються архівом суду.

35.4. Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ на постійне зберігання. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається в архіві суду.

35.5. Якщо при прийманні-передаванні виявлені розбіжності між підсумковим записом в описі та фактичною наявністю справ, у кожному примірнику опису складається новий підсумковий напис, у якому наводиться фактична кількість справ, що є у наявності, та номери відсутніх справ.

35.6. Надходження документів на постійне зберігання оформлюється актом приймання – передавання, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до відповідної державної архівної установи, а другий залишається в окремій справі архіву суду.

35.7. Суд зобов'язаний вжити заходів щодо розшуку відсутніх справ та притягнення посадових осіб, винних у цьому, до відповідальності.

35.8. Номери відсутніх справ зазначаються в акті приймання-передавання справ на постійне зберігання, а причини відсутності справ – у довідці, що додається до акта.

35.9. Разом зі справами на постійне зберігання передається історична довідка про суд та його документи або доповнення до історичної довідки.

35.10. Документи до державної архівної установи доставляються транспортом за рахунок суду.

36. Передавання документів і справ до електронного архіву. Надання документів і справ з електронного архіву

36.1. В автоматизованій системі документообігу суду створюється електронний архів суду як відокремлена частина бази даних, що містить резервну копію усіх документів (справ) суду, які створені в електронній формі, яка не підлягає редагуванню, але доступна для зчитування інформації.

36.2. Інформація направляється до електронного архіву суду підрозділом апарату суду, який відповідає за інформаційно-технічне забезпечення роботи суду, один раз на квартал.

36.3. Інформація з електронного архіву суду надається підрозділом апарату суду, який відповідає за інформаційно-технічне забезпечення роботи суду, іншим підрозділам за їхнім запитом у разі втрати необхідної їм інформації.

36.4. Передавання електронних документів до Центрального державного електронного архіву України здійснюється в порядку, передбаченому чинним законодавством.

Проект Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах...